Hogyan készíts biztonsági másolatot az e-mailekről, névjegyekről és egyebekről az Outlookban

Sok szakember számára a Microsoft Outlook jelenti a munkafolyamat középpontját. Ebben az esetben fontos gondoskodni arról, hogy az alkalmazás fájljairól – az e-mail-rekordokról, névjegyekről és naptárakról – rendszeresen biztonsági másolatot készítsenek egy biztonságos helyre. Hasonlóképpen, ha új számítógépre költözik, sokkal könnyebb egyetlen fájlt újra betölteni, mint újra végigvinni az e-mail fiókok beállításának unalmas folyamatát. Szerencsére az Outlook egyszerűvé teszi a fiók és a beállítások kézi biztonsági mentését, valamint azok újraimportálását az egyszerű beállítás érdekében. Az alábbi útmutató az Office 2010-re, az Office 2013-ra és az Office 2016-ra vonatkozik.

A fájlok biztonsági mentése

1. lépés: A fájlok biztonsági mentésének megkezdéséhez az Outlook 2013-ban és 2016-ban kattintson a Fájl menüt, és válassza ki Megnyitás és exportálás a bal oldali menüből.

2. lépés: Kattints a Import Export gombot az Importálás és exportálás varázsló megnyitásához, amely egyben ki is rúg az érintésbarát menürendszerből – a legjobb, ha hagyományos billentyűzettel és egérrel vagy érintőpaddal rendelkezik a következő lépésekhez. Az Outlook 2010 programban kattintson a gombra fájl, válassza ki Lehetőségek, és kattintson Fejlett.

3. lépés: Kattintson Export a varázsló megnyitásához. A következő lépések megegyeznek az Outlook mindhárom verziójában.

4. lépés: Válassza ki Exportálás fájlba a műveletlistából, és kattintson a gombra Következő, ami két lehetőséget fog eredményezni. Válassza ki Outlook adatfájl (.pst), és kattintson Következő újra. A következő képernyőn válassza ki, mely fájlokról és mappákról szeretne biztonsági másolatot készíteni. Legtöbbször egy fiókhoz szeretne teljes biztonsági másolatot készíteni a fájlokról. Ehhez egyszerűen kattintson a fiókhoz társított e-mail címre, a lista első elemére, majd kattintson a gombra Következő. Győződjön meg arról, hogy Tartalmazzon almappákat be van jelölve, hogy az összes információt rögzítse.

5. lépés: Ha jobban szeretné szabályozni, hogy miről készül biztonsági másolat, kattintson egy adott levélmappára, a Névjegyek vagy Naptárak szakaszra, vagy a lista bármely más lehetőségére. Alapértelmezés szerint a kiválasztott mappán belüli összes mappáról is biztonsági másolat készül. A viselkedés letiltásához törölje a jelet a bejelölt négyzetből tartalmaz almappákat. Ha konkrét e-mail üzeneteket szeretne eltávolítani a biztonsági másolatból, például a személyes címére vagy onnan küldött leveleket, kattintson a gombra szűrők. Ezen a képernyőn keresést hozhat létre szó, tárgy vagy törzsmező alapján, címre vagy címre, illetve időre. Fejlettebb szűrők, beleértve a méretet, a zászlókat és a fontossági besorolásokat, a következőn keresztül érhetők el Mérc választások és Fejlett lapokat. Ha végzett a szűrők beállításával, kattintson a gombra rendben az export menühöz való visszatéréshez.

6. lépés: A következő képernyőn kiválaszthatja a biztonsági mentési fájl helyét és nevét. Kattintson Tallózás, majd navigáljon a kívánt mappához, nevezze el a fájlt, és kattintson a gombra rendben. Ekkor a böngésző ablak bezárul.

7. lépés: Kattintson Befejez. A nagyobb biztonság érdekében jelszót adhat ehhez a fájlhoz, vagy hagyja üresen mindkét mezőt, ha nem szeretne jelszót rendelni. Ezután kattintson rendben biztonsági másolat létrehozásához. Ne feledje, hogy eltarthat néhány másodpercig, ha rengeteg e-mailt tárol az Outlookban.

Biztonsági mentések kezelése

Az imént létrehozott PST-fájl áthelyezhető vagy másolható, mint bármely más fájl. Ez megkönnyíti a biztonság megőrzését; Csak dobja egy USB-meghajtóra, húzza át egy külső merevlemezre, vagy töltse fel a felhőbe, hogy rögzítse e-mailjeit a számítógéptől fizikailag elkülönítve. Ügyeljen arra, hogy a fájl meglehetősen nagy – tesztelésünk során 1000 e-mail körülbelül 100 MB-ot jelent –, ezért előfordulhat, hogy nem tudja elküldeni a szokásos csatornákon.

Ne feledje, hogy ez nem egy élő fájl, ami azt jelenti, hogy nem rögzíti és nem készít biztonsági másolatot az Ön által kapott vagy elküldött e-mailekről után te hozod létre. A naprakészebb fájlok érdekében az Outlook automatikusan PST-fájlban tárolja az Ön e-mailjeit és egyéb beállításait a Dokumentumok > Outlook-fájlok mappát a felhasználóneve alatt. Ez a fájl mindig naprakész, de mivel helyben tárolják, meghibásodásnak van kitéve. Csökkentheti a legutóbbi e-mailek, naptárelemek és névjegyek elvesztésének kockázatát, ha biztonsági mentési vagy felhőtároló programot állít be az Outlook Files mappájának figyelésére.

Biztonsági másolatok importálása

1. lépés: A PST biztonsági mentési fájlok importálása hasonló a létrehozásukhoz. Az Outlook 2013-ban és 2016-ban kattintson a gombra Fájl az Outlook főablakában, és válassza ki Megnyitás és exportálás a lehetőségek sorából. Ezután válassza ki Import Export az Importálás és exportálás varázsló megnyitásához. Az Outlook 2010 programban kattintson a gombra Fájl, válassza ki Nyisd ki”, és kattintson Importálás. Az alábbi lépések az Outlook mindhárom verziójára vonatkoznak.

2. lépés: Kattintson Importálás másik programból vagy fájlból, utána Következő. Ezt követően válassza ki Outlook adatfájl és kattintson Következő újra. Kattintson Tallózás, és keresse meg az importálni kívánt fájlt a helyi gépen, külső eszközön vagy valahol a csatlakoztatott hálózaton. Ban,-ben Lehetőségek területen dönthet úgy, hogy az ismétlődő e-maileket és névjegyeket importált elemekkel cseréli le, engedélyezi a másolatok létrehozását, vagy egyszerűen nem importál másolatokat.

3. lépés: Ha az importált biztonsági másolat újabb, mint az Outlookban jelenleg található e-mailek, jelölje be Cserélje ki a másolatokat. Ha a biztonsági másolat régebbi, mint az Outlook jelenlegi e-mailjei, válassza a lehetőséget Ne importáljon másodpéldányokat. Általában nem kell kiválasztani Ismétlődések létrehozásának engedélyezése hacsak nem tudja, hogy konkrét információra van szüksége mind a régi, mind az új fájlokból. Kattintson Következő ha készen áll a folytatásra.

4. lépés: Ezen a képernyőn válassza ki, mely mappákat szeretné importálni, és hova szeretné importálni. Ha egyetlen fiókból importálja az információkat, kattintson a gombra Outlook adatfájl. Kiválaszthat külön mappákat, vagy szűrheti a fájlt, akárcsak a fenti szakaszban. Kattintson Befejez ha készen áll, és ha a rendszer kéri, írja be a fájlhoz tartozó jelszót. Ez az! Az importálási folyamat befejeztével e-mailjei és egyéb beállításai megjelennek az Outlookban.

Szerkesztői ajánlások

• Ne pazarolja a pénzét MacBook Airre. Vegyél inkább egy Chromebookot
• Furcsán viselkedik a Maced? Így állíthatja vissza a PRAM-ot és az SMC-t
• Hamarosan hangulatjelek segítségével „reagálhat” az e-mailekre az Outlook alkalmazásban
• Zoom hozzáadása Outlook-fiókjához
• Otthonról dolgozni? Ne hagyja ki ezt a kiemelkedő Microsoft Office 365 ajánlatot