Állítson be összetett szabályokat több feltétellel vagy kivétellel az e-mailek kezeléséhez.
Egy elfoglalt e-mail postafiók hamarosan megtelik sürgős és fontos vagy teljesen lényegtelen és triviális üzenetekkel. Az egyik módja annak, hogy szétválogatja az e-maileket a pelyva között, ha olyan szabályokat állít fel, amelyek automatikusan különböző mappákba szűrik az üzeneteket, amint megérkeznek a beérkező levelek mappájába. Az Outlook számos szabálybeállítást kínál az üzenetek kulcsszavak, feladó, tárgy, fiók vagy címmező szerinti szűrésére. Az egyik leggyakrabban használt szűrőszabály egy adott személytől vagy embercsoporttól – mondjuk a főnökétől, egy ügyféltől vagy egy projektcsapat tagjaitól – érkező e-maileket a beérkező levelek közül egy dedikált mappába irányítja át. Az Outlook 2013 Szabályok és figyelmeztetések funkciójával automatikusan szűrheti és rendszerezheti e-mailjeit.
1. lépés
Kattintson a "Fájl" fülre.
Kattintson a "Fájl" fülre a főmenü szalagján az Outlook bármelyik képernyőjén.
A nap videója
2. lépés
Válassza a "Szabályok és figyelmeztetések kezelése" lehetőséget.
Válassza a "Szabályok és figyelmeztetések kezelése" gombot az információs képernyőn.
3. lépés
Kattintson az "Új szabály" gombra.
Kattintson az "Új szabály" gombra a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédablakban. Ebben a párbeszédablakban módosíthatja a meglévő szabályok beállításait is.
4. lépés
Válasszon egy szabálysablont.
Válassza ki az előnyben részesített szabálysablont a Szabályvarázsló párbeszédablak „Válasszon sablont” részében található listából. Az Outlook számos e-mail-szűrési feladatot lefedő szabálysablonokat kínál. Az egyik legszélesebb körben használt szabály egy személy vagy embercsoport üzeneteit egy adott mappába szűri. Válassza az "Üzenetek áthelyezése valakiről egy mappába" lehetőséget, majd kattintson az aláhúzott "személyek vagy nyilvános csoport" hivatkozásra a szabály leírása ablaktáblában.
5. lépés
Válasszon ki egy névjegyet.
Kattintson duplán minden névjegyre az Outlook címjegyzékében, hogy hozzáadja őket a „Feladó” mezőhöz. Kattintson az "OK" gombra.
6. lépés
Adjon meg egy mappát.
Kattintson a „meghatározott” mappa hivatkozására a szabályleíró ablaktáblában a Szabályvarázsló párbeszédpanelében.
7. lépés
Válassza ki a mappát.
Kattintson ide annak az Outlook mappának a kiválasztásához, amelyet a szabály által szűrt üzenetek tárolására kíván használni. A „Válasszon mappát:” ablaktábla megjeleníti az összes elérhető Outlook mappát. Kattintson az "OK" gombra.
8. lépés
Kattintson a "Tovább" gombra.
Tekintse át a szabály beállításait. Hozzáadhat vagy eltávolíthat személyeket, illetve módosíthatja a mappa célhelyét, ha ezekre a hivatkozásokra kattint a szabály leírása panelen. Kattintson a „Tovább” gombra, ha készen áll a továbblépésre.
9. lépés
Válassza ki a szabály feltételeit.
Kattintson ide a szabályba felvenni kívánt egyéb feltételek kiválasztásához; Például a "csak nekem küldve" jelölőnégyzet engedélyezése azt jelenti, hogy az Outlook csak az Ön számára küldött e-mailekre alkalmazza a szabályt.
10. lépés
Válassza ki a szabály kivételeit.
Válassza ki a szabály alóli kivételeket; Például, ha a „kivéve, ha csak nekem küldik” lehetőséget választja, az azt jelenti, hogy az Outlook nem követi a kizárólag Önnek küldött e-mailekre vonatkozó szabályt. Sok kivétel és feltétel konfigurálható műveleteket tartalmaz. Például, ha kiválasztja a "kivéve, ha a tárgy meghatározott szavakat tartalmaz" kivételt, kattintson az aláhúzott "meghatározott szavak" hivatkozásra, és válassza ki a szabályhoz hozzáadni kívánt szavakat. Kattintson a "Tovább" gombra.
11. lépés
Adjon hozzá egy szabálynevet.
Adja meg a szabály nevét a megfelelő mezőben. Kattintson a "Szabály futtatása a már beérkezett üzeneteken" lehetőség kiválasztásához, ha alkalmazni szeretné a szabályt az összes meglévő beérkező levelekre. Kattintson a "Befejezés" gombra a beállítás befejezéséhez és a Szabályvarázslóból való kilépéshez.
12. lépés
Alkalmazza a változtatásokat.
Válassza az "Alkalmaz", majd az "OK" lehetőséget a szabály végrehajtásához, és kilép a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédablakból.
Tipp
Az Outlook emellett egy szűrőbeállítást is kínál, amely segít az e-mailekben keresni az üzeneteket meghatározott feltételek alapján, például a beérkezés dátuma, a fontosság állapota vagy az, hogy volt-e melléklet. Kattintson a "Főoldal" fülre, kattintson az "E-mailek szűrése" elemre a Keresőeszközök csoportban, majd válassza ki a kívánt e-mail-keresési szűrőt a legördülő listából.
Az Outlook kéretlen e-mail szűrője automatikusan áthelyezi a kéretlen leveleket a Levélszemét mappába. Ezeket a beállításokat módosíthatja a feladók letiltásához vagy a feladók biztonságos listához való hozzáadásához. Az Outlook levélszemét-beállításainak ellenőrzéséhez és módosításához lépjen a „Kezdőlap”, a „Levélszemét”, majd a „Levélszemét-beállítások” elemre.
