Az e-mail az üzleti kommunikáció elengedhetetlen formájává vált. Bár a személyes e-mail nem hivatalos, az üzleti célú e-mailezés professzionalizmust és udvariasságot igényel. A papíralapú üzleti levél alapvető részei az internetes levelezésre is érvényesek.
Tantárgy
Legyen rövid és pontos a tárgysor. Kerülje az olyan megjelölések használatát, amelyek kiválthatják a címzett spamszűrőjét, mint például a „Re”, a „Regarding” hagyományos irodai emlékeztető rövidítése vagy a „Fwd”, ami továbbított e-mail üzenetet jelent. Mindig töltse ki a tárgysort; Ha üresen hagyja, az üzenete a spam mappába kerülhet.
A nap videója
Üdvözlés
Használjon professzionális üdvözletet az üzleti e-mail üzenetekhez. A "Kedves Mr. Foster" sokkal jobb benyomást kelt, mint a "Hé, Bob", és tükrözi az Ön üzletemberként való képét. Hagyjon üres sort a köszöntés után, majd kezdje el az e-mail törzsét. Ez a minta megkönnyíti a teljes üzenet elolvasását a címzett számára.
Test
Kövesse az e-mail szövegére vonatkozó általános üzleti levelekre vonatkozó irányelveket. Használjon udvarias nyelvezetet kérés benyújtásához vagy egy szempont magyarázatához. Ha nem biztos benne, hogy a címzett emlékezni fog rád, vagy ha először veszed fel a kapcsolatot, mutatkozz be az első sorban. A „Köszönöm, hogy beszélt velem múlt csütörtökön a Johnson-szerződéssel kapcsolatban” – idézi fel a címzett emlékezetét, mielőtt belemenne a szóban forgó üzlet részleteibe.
Aláírás
Adjon hozzá egy üres sort az e-mail törzse után, hogy az üzenet könnyebb legyen a szem számára, majd fejezze be az üzenetet udvarias jelzés, például "Tisztelettel", "Tisztelettel" vagy akár "Köszönöm". A neved után add meg e-mail címed, telefonszámod szám. az Ön beosztása a céggel, sőt, ha kívánja, az iroda címe is. Ez egy helyen kínálja fel a címzettnek az összes elérhetőségét.
Olvasd el kétszer, küldd el egyszer
Mielőtt megnyomná a „Küldés” gombot, olvassa el újra az e-mailt a problémák kereséséhez: Helyes-e a címzett e-mail címe a „Címzett” mezőben. mezőben, van-e megfelelő sor a "Tárgy" mezőben, és az üzenet mentes-e a helyesírástól, kontextustól vagy nyelvtanitól hibákat. Ellenőrizze újra aláírását és elérhetőségét is.
Maradjon profi
Csak fekete szöveget használjon fehér alapon. Válasszon egy üzletszerű betűtípust, például Times New Roman vagy Courier. Ne használjon színes, kanyargós betűtípusokat, nehéz grafikákat tartalmazó háttereket, hangulatjeleket vagy internetes szlengeket, mint például a „LOL” (hangosan nevetni). Kerülje az üzenet csupa nagybetűvel való beírását, ami szöveges kiabálásnak minősül. Ha nagyszámú címzettnek küld üzleti e-mailt, használja a BCC (Blind Carbon Copy) opciót. Így minden olvasó e-mail címe védett, és kisebb valószínűséggel kerül valaki spamlistájára.
