Az e-maileknek udvariasaknak kell lenniük, de nem mereveknek és rosszkedvűeknek.
Kép jóváírása: Devonyu/iStock/Getty Images
Bár az e-mail nem olyan formális, mint egy nyomtatott üzleti levél, nem is olyan hétköznapi, mint a barátokkal való csevegés. Annak ellenére, hogy az e-mail évek óta létezik, a megfelelő használat etikettje nem mindig egyértelmű. Az elküldött e-mail megfelelő hangjának beállításához megfelelő üdvözlésre van szüksége.
Szakmai levelek
Az üzleti e-maileknél jobb, ha a formalitást téved. Ha valakivel korábban nem küldött e-mailt, használja a hivatalos címét – például „Kedves Dr. Smith” vagy „Kedves Ms. Jones”. A „Kedves” szót sokkal kevésbé használják e-mailes üdvözletekben, mint korábban, de az etikett szakértői továbbra is ezt ajánlják egy kezdeti üzleti kapcsolatfelvételhez. Ha a címzett egyáltalán nem ismer téged, kövesd az üdvözlést egy bemutatkozással – ki vagy és miért lépsz vele kapcsolatba.
A nap videója
Üzleti alkalmi
Ha a másik fél e-mailben az Ön keresztnevén köszönti Önt, vagy megkéri, hogy használja a keresztnevét, akkor biztonságban van a keresztnév alapja. Foglaljon le egy alkalmi nyitást, például a „szia”-t azoknak a kollégáknak, akiket igazán jól ismer, és akikkel jól érzi magát. Még egy hétköznapi e-mailben is győződjön meg arról, hogy a másik fél nevét helyesen írta-e be. Ha több e-mailt küld egyetlen szálon belül, csak az első vagy kettőt kell köszönteni.
Tömeges levelezés
Ha több embernek küldi el az üzenetet, az első e-mailt továbbra is köszönteni kell – például: „Kedves Tom, Dick és Mary”. Ha túl sok címzettje van ahhoz, hogy felsorolja az összes nevét, a „Kedves csapat” egy praktikus alternatíva. Az egyéni címzettekhez hasonlóan, ha oda-vissza e-mailt küld, az első betű után leállíthatja a köszöntések használatát.
Személyes levél
Sokkal rugalmasabb, amikor személyes e-mailt ír. Az utónév vagy az egyszerű „szia” vagy „helló” megfelelő, hacsak nem tudja, hogy a címzett határozottan preferálja. Egy hétköznapi e-mail nyugodtan eldobhatja a „kedves” kifejezést, mivel gyakran akadozva hangzik. Még egy meghitt e-mailben is a „kedves” szó inkább formalitásnak, mint őszinte kifejezésnek tűnhet. A személy nevének vagy valami extravagánsabb dolognak a használata, mint például a „legkedvesebb”, jobban működhet.
Tárgysorok
Az üdvözlet mellett ügyeljen a tárgysorra is. Ez az első dolog, amit a címzett látni fog, ezért szeretné tudni, hogy miről írsz neki. Soha ne hagyja üresen, és ne használjon félrevezető tárgysort a figyelem felkeltésére. Határozottan soha ne tegye bele a "sürgős" szót, ha a probléma nem igazán sürgős.
