A táblázatok hátrányai

A táblázatkezelő alkalmazások kényelmes módot biztosítanak a számítógépes felhasználók számára az adatok gyűjtésére, nyomon követésére és jelentésére. Számos hatékony funkció használatával a felhasználók gyorsan és egyszerűen állíthatnak össze átfogó jelentéseket, és megalapozhatják a fejlett elemzéseket. Ezen előnyök ellenére azonban a táblázatok számos hátrányt tartalmaznak, amelyek kihívást jelentenek a tapasztalatlanok számára, és akadályozzák a felhasználókat a szoftver hatékony használatában.

A táblázatkezelő alkalmazások a beépített funkciók széles tárházát kínálják, és a további, fejlettebb funkciókat igénylő felhasználók akár saját funkcióikat is beprogramozhatják. A hatékony táblázatkezelő alkalmazások, például a Microsoft Excel számos funkciója azonban megköveteli a felhasználótól, hogy ismerje és manuálisan adja meg a bonyolult képleteket. A Microsoft hivatalos webhelye szerint az Excel-táblázat felhasználói a lap tetején található ikonok segítségével választhatják ki az alapvető funkciókat táblázatnézet, de a felhasználóknak speciálisabb funkciókat kell meghívniuk egy képlet vagy parancs kézi beírásával a táblázatba sejt. A magasabb szintű működést igénylő felhasználók a Microsoft saját programozási nyelvét, a Visual-t használhatják Basic for Applications (VBA), a funkcionalitás létrehozásához a Microsoft Excel hivatkozása szerint weboldal; ennek az igénynek a kielégítéséhez és a feladat elvégzéséhez azonban a felhasználóknak ismerniük kell a VBA nyelvet.

A táblázatkezelő alkalmazások némileg megfélemlítőnek tűnhetnek az avatatlan felhasználók számára, és ez a kezdetben elsöprő megjelenés arra készteti a felhasználókat, hogy nem szándékos célokra használják az alkalmazásokat. Az Oregon Department of Fish and Wildlife szerint a felhasználóknak csak a következőhöz kell táblázatkezelő alkalmazásokat használniuk rövid távú adatösszeállítás és -elemzés céljaira, nem pedig a sok felhasználó hosszú távú adattárolására kísérlet. Ezenkívül a táblázatok egyes felhasználási módjai, különösen az adatok rendezése és megosztása, jobban kezelhetők az adatbázisokban; az Oregon Department of Fish and Wildlife kifejezetten jelzi, hogy a táblázatok korlátozott válogatást, lekérdezést és megosztási képességeket, miközben a programozók adatbázis-alkalmazásokat terveznek, mint például a Microsoft Access és az Apple Filemaker ezek kiszolgálására célokra. Mivel sok felhasználó továbbra sem ismeri a táblázatkezelési funkciókat, előfordulhat, hogy továbbra is nem hatékonyan használják a táblázatokat ezekhez az adatbázis-funkciókhoz.

Bár a táblázatkezelő alkalmazások könnyedén végezhetnek nagyon fejlett és rendkívül összetett számításokat, a szoftvercsomagok gyakran korlátozzák vagy teljesen kihagyják az egyszerű funkciókat. A Murdoch Egyetem szerint a táblázatok nem képesek egyszerű algebrai egyenleteket és táblázatokat kiszámítani A felhasználók jelentős kihívásokkal szembesülhetnek, amikor számos algebrai függvényt próbálnak ábrázolni változók. Sok felhasználó is megpróbál rövid leírásokat beírni vagy szöveges adatokat bevinni a táblázat celláiba; Mivel a táblázatok szinte kizárólag számok, nem pedig betűk körül forognak, előfordulhat, hogy nem léteznek egyszerű szövegszerkesztő funkciók. A szövegszerkesztő funkciók, például a helyesírás-ellenőrzés és a bekezdésformázás hiánya kihívásokat jelenthet felhasználók, akik jelentős mennyiségű szöveget írnak be, dokumentumokat ágyaznak be, vagy kidolgozott táblázatot szeretnének létrehozni fejlécek.