Címcímkék nyomtatása Excelben

A Microsoft Excel kiváló program az e-mail listák kezelésére. A nagy levelezőlisták különösen egyszerűen kezelhetők Excelben, miközben a névjegyeket egyéni formátumban kategorizálják és rendezik.

Az Excel és a CSV formátumok listák importálására és exportálására szolgálnak a levélkezelőkből, és a cellafelosztások azt jelentik, hogy a nevet, címet és minden egyéb releváns információt külön oszlopokba oszthatja. Azt is megadhatja, hogy a teljes névjegyet egyetlen cellába helyezze.

A képzett Excel-felhasználók rugalmassága kényelmes, de a címkék közvetlenül az Excelből történő nyomtatása nem egyszerű. Bár a folyamat nem túl bonyolult, de nem is nyilvánvaló, és technikai katasztrófát okozhat. A körlevélkészítési eljárás a leghatékonyabb módja a címkék nyomtatóhoz történő beállításának.

A leggyorsabb és leghatékonyabb módja a címkék kinyomtatásának az Excel levelezőlistájáról a körlevél-egyesítési eljárás. Ez a folyamat átveszi a rendszerezett Excel-információkat, és minden címet egy egyedi címkévé állít össze a nyomtató számára.

Bár ez egyszerűen hangzik, van egy fogás. Az Excel-lapot egy adott elrendezésre kell formázni, amely minden kategóriához oszlopokat használ. Ha más módszert használt a címek megadásakor, az újraformázás időigényes.

Ideális esetben frissen kezdi, és minden névjegyet a megfelelő formátumban írhat be. Ha már mindent kategóriákra osztott, előfordulhat, hogy csak egyszerű címkemódosításokat és módosításokat igényelnek a formázási követelmények teljesítéséhez.

Állítsa be az Excel-táblázatot oszlopfejlécekkel. Minden oszlop egy adott kategóriát képvisel. Hozzon létre egy külön oszlopot az utónév, vezetéknév, cím, város, állam és irányítószám számára.

Az egyes személyekre vonatkozó információk vízszintes sorban találhatók. Minden mezőben használja a kívánt helyesírást, rövidítéseket és nagybetűket. Például használja az NV szót a Nevada helyett, hacsak nem szeretné kiírni az állam teljes nevét.

Fontolja meg azt is, hogyan szeretné, hogy a nevek megjelenjenek a címkéken. A betűk stílusának módja személyes preferencia kérdése. Vannak, akik szeretik az összes betűt nagybetűvel írni, míg mások csak az első betűt írják nagybetűvel minden szóban.

Lehetősége van szükség szerint oszlopok hozzáadására is. Ha például azt szeretné, hogy a címke első sora a cég nevét olvassa, módosítsa az első oszlopot úgy, hogy ez tükrözze ezt az információt.

Miután az oszlopok mindegyike be van állítva, a következő lépés az unalmas feladat az egyes érintkezők bevitele. Adja hozzá az összes adatot, és végezzen egy-két szerkesztést, hogy minden jól nézzen ki.

Miután a névjegyek és az összes kapcsolódó információ megtalálható a táblázatban, jelöljön ki mindent, beleértve az oszlopfejléceket is. A kurzort az összes mezőn keresztül húzhatja, miközben lenyomva tartja az egérgombot, hogy mindent kijelöljön, vagy használja az összes kijelölése billentyűparancsot, Ctrl+A.

Az információ kiemelése után válassza ki a feliratú lapot Képletek és kattintson Név definiálása. Írja be a lista nevét a felugró mezőbe. Például használja Esküvői meghívók vagy Karacsonyi üdvözlőlap.

Ha bármilyen rendszerességgel nyomtat címkéket, akkor az is hasznos, ha minden listához hozzáad egy dátumot. A névjegyzékek gyakran frissülnek, és a dátum képet ad arról, hogy mikor frissítették utoljára a listát. Azt is biztosítja, hogy a megfelelő és legfrissebb verziót nyomtatja ki.

Mentse el az újonnan elnevezett Excel kapcsolattartó munkalapot, és lépjen ki a dokumentumból a körlevélkészítés folytatásához.

A Microsoft Word segítségével nyomtathatja ki a címkéket. Az Excel ideális az adatok rendszerezésére és tárolására, és jól használható a lista gyors betöltésére más programokba. A Microsoft Word azonban rendelkezik egy beépített címkenyomtatási sablonnal, amely a nyomtató által igényelt formátumban határozza meg a címeket.

A körlevél-egyesítési folyamat egyesíti az Excel-t a mezők rendszerezésére és a Word-t a nyomtató címkéinek formázására.

Nyisson meg egy új Word-dokumentumot, és kattintson a gombra Levelezések fület a lehetőségek listájának megnyitásához. Kattintson a legördülő lehetőségre Indítsa el a Körlevél funkciót hogy felfedjen egy másodlagos menüt, ahol esetleg kattintania kell Indítsa el a Körlevél funkciót ismét, mielőtt kiválaszthatná Címkék menü megnyitásához Címke opciók.

Ezen a ponton információra van szüksége a nyomtatóról és a címkékről a továbblépéshez. közül kell választani folyamatos adagolású nyomtatók és oldalnyomtatók. Olvassa el a nyomtató kézikönyvét a használt típus meghatározásához. Ha van oldalstílusú nyomtatója, egy másik legördülő menüben ki kell választania az oldalnyomtatóhoz használt tálca típusát. Az oldalsó tálca meglehetősen gyakori.

Ezután válassza ki a címke szállítóját. Minden beszállítónak megvan a maga sajátos elrendezése, és ez fontos a nyomtató számára. A Microsoft, Avery és sok más beszállítói lehetőség a legördülő listában található. Válassza ki azt, amelyik megfelel a munkához vásárolt címkéknek.

Végül válassza ki azt a termékszámot, amely megfelel a címkéken szereplő termékszámnak. Ez általában a csomagoláson található, és nem magukon a címkelapokon. A termékszám megadja a nyomtatónak a papír méreteit, így biztosítva, hogy a nyomtatás megfelelően illeszkedjen a címkékre.

Ritka esetekben előfordulhat, hogy a termékszám nem érhető el a címkéken. A nyomtatás továbbra is haladhat, de kézzel kell megmérnie az egyedi címkeméretet. Azt is tudnia kell, hogy hány címke van egy oldalon, és hány található az egyes oszlopokban és sorokban.

Egyéni címkedimenzió megadásához válassza ki a Részletek opció a Címke opciók ablak a címkelap elrendezésének oszlopok és sorok szerinti megjelenítéséhez. Írja be a margókat, oszlopokat és sorokat a megadott mezőbe. Kattintson rendben ha ez megfelel az Ön konfigurációjának. Ha nem, kattintson Megszünteti majd válassza ki Új Címke és próbáld újra.

Adjon meg egy nevet a címkéknek, hogy a méreteket megőrizhesse későbbi használatra. Bármilyen név elegendő. Ezután állítsa be a méreteket a mért magasságra és szélességre. Adja meg a sor- és oszlopelrendezést is. Menj előre és kattints rendben az új méretbeállítások mentéséhez, majd kattintson a gombra rendben ismételten az összes beállítás mentéséhez.

Ezen a ponton a címkéket előkészítette az Excelben, a Word-dokumentumot pedig megfelelően formázta a címkék nyomtatásához. Most importálnia kell a kapcsolattartási adatokat a címkék feltöltéséhez.

A Word dokumentumban kattintson a gombra Fájl és akkor Lehetőségek és Fejlett. Jelölje be a mellette lévő jelölőnégyzetet Megnyitáskor erősítse meg a fájlformátum konvertálását és válassz rendben. Vissza a Levelezések fület, és kattintson Válassza a Címzettek lehetőséget a lehetőségek legördülő menüjének megnyitásához. Választ Meglévő lista használata hogy megkeresse az Excel kapcsolatfelvételi adatait a számítógépén. Válassza ki a fájlt, és kattintson rendben. Ez a folyamat összekapcsolja az Excel lapot a Word dokumentummal. Bár a programok össze vannak kötve, a címkék még nincsenek tele információkkal.

A teljes lista importálásának legegyszerűbb módja a helyőrzők használatával. A helyőrző megjelölés megfelel az Excel-fájlban létrehozott oszlopoknak. Például beírja, hogy <> ahol szeretné, hogy a keresztnév megjelenjen a címkén. Ne feledje, hogy ez a sorozat az összes címkén megismétlődik.

Egy szabványos címsor így néz ki:

<> <>

<>

<> <> <>

Minden címke közvetlenül az Excel munkalap egy oszlopának felel meg. Ha egyéni információkat szeretne hozzáadni, akkor annak a lapon egy címkézett oszlopban kell lennie. Ezután adja meg a mezőt a címke kívánt elhelyezési sorrendjében.

Ha gyakran tölt be listákat körlevél-egyesítési eljárással, akkor létezik egy címblokk-parancsikon is, amely több adatmezőt egyetlen < alatt kombinálhat.

Most, hogy a címkék az egyes mezők sorrendjével vannak beállítva, hatékonyan betöltheti több száz vagy akár több ezer névjegyet, miközben egységes címkézési sorrendet hoz létre a nyomtató számára. A körlevél ideális tömeges névjegyzékekhez.

Le kell képeznie a körlevél-összevonást, hogy a Word beolvassa a megfelelő oszlopokat az Excelből. Vissza a Levelezések fül, kattintson Match Fields és válassz Mezők írása és beszúrása. Megjelenik egy mező, amelyen számos címke található a legördülő listák mellett.

A címkék a címcímkék gyakori elemei. Felsorol Cím, Keresztnév, Vezetéknév, Cím, stb. A megfelelő legördülő menükben láthatja az Excel-lap oszlopcímkéit. Ezek közül sok már illeszkedik, de győződjön meg arról, hogy minden elem igazodik és megfelelően illeszkedik. Ez azt jelenti, amikor írsz <>, csak a Keresztnév oszlopban az Excel munkalapon.

Most, hogy a mezők hozzá vannak rendelve és a címkék elkészültek, kattintson a gombra Előnézet ban,-ben Levelezések lapon. Mielőtt a nyomtatás mellett döntene, végezzen alapos előnézetet a címkék megtekintéséhez. Ebben a nézetben ellenőrizze még egyszer az igazítást és a formázást.

Ha készen áll a nyomtatásra, kattintson a gombra Befejezés és összevonás alatt Levelezések lapon. Kattintson Dokumentumok nyomtatása hogy elküldje a végső munkát a nyomtatóra. A feladat elküldése előtt győződjön meg arról, hogy a nyomtató rendelkezik a címkepapírral.

Noha az Excel nagyszerű eszköz a körlevél futtatására, a névjegyeket az Outlookból is importálhatja. Az Outlook lehetővé teszi a névjegyek exportálását egy Excel-munkalapra, ahol a fent leírt folyamatot használhatja.

Ha közvetlenül az Outlook levelezőprogramból szeretné lekérni a névjegyeket, húzza fel a névjegyzéket. Használat Váltás+Ellenőrzés több névjegy kiválasztásához és kiemeléséhez, amíg minden kívánt névjegy ki nem lesz jelölve.

Menj a itthon fület, és válassza ki Körlevél. Választ Csak a kiválasztott névjegyek követi Minden kapcsolati mező. Ezután válassza ki Új dokumentum és Levelezési címkék mint a dokumentum típusa.

Ez a művelet egy új Word-dokumentumot indít el körlevéllel. Válassza ki Mezők írása és beszúrása alatt Levelezések fület, és ellenőrizze, hogy minden megfelelően van-e igazítva. Kattintson Címkék frissítése a címkék generálásához.

Használja az előnézeti funkciót, hogy áttekintse és ellenőrizze, hogy minden megfelelően van-e igazítva. A szerkesztés és a végső módosítások elvégzése után tekintse meg újra az előnézetet, majd futtassa Körlevél befejezése és Nyomtatás hogy elküldje a munkát a nyomtatónak.

Az Outlook nagyszerűen kezeli a névjegyeket, és egyszerű a körlevél futtatása a programból. Nem mindenki használja az Outlookot e-mail-kezelőként, és a címkék nyomtatása az Excelből folyamat továbbra is a legjobb alternatíva a névjegyek kezelésére.