Az Avery 5160 címkék használata Excelben

Az ember levágott kezei címkéket ragasztanak kartondobozokra a műhelyben

Az Avery 5160 címkék használata Excelben

Kép jóváírása: Sitthiphong Thadakun / EyeEm/EyeEm/GettyImages

Az Avery címkék jól ismert szabványos irodai termék, és az 5160-as címkék (többek között) kompatibilisek a Microsoft termékekkel. Az Avery-címkéket kinyomtathatja az Excelből, de a folyamathoz végül körlevélre van szükség a címkemezők kategorizálásához és címkeformátumba történő importálásához.

A körlevél-egyesítési folyamat során be kell állítania az adatoszlopokat az Excelben, majd össze kell hangolnia azokat a Microsoft Word formázási mezőivel. A folyamat nem bonyolult, de időbe telik a formázás megfelelő beállításához. A nagy névjegylisták vagy egyéb adatok Excelben való kitöltése is több időt igényel.

A nap videója

Az Excel és a Word használatának alternatívája az egyes címkék manuális beírása, vagy a körlevél futtatása egy másik kompatibilis programon, például a Microsoft Outlookon keresztül. A Microsoft Outlook opció csak akkor vonzó, ha már használja a szolgáltatást levélkezelőként.

Az Avery címkék a Microsoft Word címkeformázásában szabványosak, és a méretezés már előre beállított formában van tárolva, így kiváló választás a címkézési folyamathoz. Más általános címkemárkák és -elrendezések is tárolódnak a Microsoft címkeformázásában.

Az Excel címkék használatának módjai

Mielőtt belevágna az Excelbe, és a programot az adatok tárolására használná, gondolja át, hogy az Excel a legjobb felhasználási mód az adott helyzetben. Ha kevés számú címkét készít – például 100 alatt, minimális információval –, az információ közvetlenül egy címkeformátumú Word dokumentumba történő beírása jobb megoldás. Ez különösen igaz az egyszer használatos listákra.

Az Excel ideális nagy mennyiségű információ tárolására, például név, cím és egyéb adatok tárolására több száz vagy akár több ezer ember számára. A folyamatosan bővülő és fejlődő listák könnyen kezelhetők az Excelben.

Az Excel-munkafüzet nem jó választás a kezelt lista címkéinek nyomtatásához, de a formázás megkönnyíti az adatok más programokba és formátumokba való áthelyezését. Például egyszerűen feltölthet névjegyzéket egy e-mail kezelőhöz az Excelből.

Használja az Excelt, ha az információ fontos, és folyamatosan használható lesz. Ellenkező esetben fontolja meg az információk manuális beírását közvetlenül egy Word dokumentumba.

Formázás az Avery címkék nyomtatásához

Az Excelben formázza a címkemezőket oszlopfejlécekkel. Például minden oszlop fejlécét egy adott mezővel, például keresztnév, vezetéknév, cím, város, állapot, irányítószám, email cím és minden egyéb információ, amelyet a névjegyeken tárol. A címkék formázásakor fontos minden egyes adathalmazhoz egy oszlopot beállítani.

Minden sor egyetlen névjegynek vagy adatkészletnek felel meg. Ha minden egyes információhoz oszlopfejlécet használ, akkor maximalizálja annak lehetőségét, hogy később, a körlevél-feldolgozás során a címkéken elhelyezze az információt. Ekkor mentse el az Excel munkalapot, és lépjen ki a programból. Ezután nyissa meg a Microsoft Word programot a körlevél futtatásához, és végül nyomtassa ki a címkéket.

Formázza a címkéket Wordben

Irány a Levelezések fület az új Word dokumentumban, és válassza ki a Indítsa el a Körlevél funkciót választási lehetőség. Válassza ki Címkék és kattintson Címke opciók. Itt formázza a Word-dokumentumot az Aver 5160 címkékhez.

Válasszon folyamatos adagolású nyomtatót vagy lapnyomtatót a használt modell alapján. A nyomtatóbeállítások alatt találhatók a címkebeállítások. Válassza ki a legördülő menüt a szállítók megtekintéséhez, és válassza ki Avery ebből a listából.

Egy másik lista jön létre az összes Avery címkestílussal. Kattints a 5160 modellcímkéket és válassza ki rendben. A Word dokumentum úgy méretezi a címkéket, hogy azok pontosan illeszkedjenek a szükséges térközhöz és kialakításhoz.

Most kattintson Fájl és válassza ki a Fejlett lehetőség az Excel és a Word összekapcsolására. Jelölje meg a Erősítse meg a fájlformátum konvertálását jelölje be a négyzetet, és válassza ki rendben. Visszatér Levelezések és kattintson Válassza a Címzettek lehetőséget az Excel-fájl megkereséséhez. Válassza ki a fájlt, hogy egyesítse az információkat a Word programmal.

A Levelezés beállításaiban is formázza úgy, ahogyan az adatainak ki kell nézniük a címkéken. Használja a <> stílus az információ elrendezéséhez. Ez korrelál az Excelben korábban létrehozott oszlopokkal. Ezeket az információkat tetszőleges módon konfigurálhatja.

A címcímkén általában a név, utcanév, város, állam és irányítószám szerepel. Hozzáadhat cégnevet vagy bármilyen egyéni mezőt, amennyiben az egy Excel oszlopban létezik. Formázza az egyes oszlopok fejléceit pontosan úgy, ahogyan szeretné, hogy megjelenjenek. Ez magában foglalja a szavak közötti térközt és azt a sort, amelyen létezik.

Módosítsa a betűtípus beállításait ezen a területen is. Az Excelből leképezett alapértelmezett betűtípus használata jól működik, de az egyéni stílus egyszerű lehetőség a címkék számára. Egyesítés után csak futtasson egy nyomtatási előnézetet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a betűtípus és a szöveg mérete elfér a címkén.

Körlevél címkék és nyomtatás

Most az Avery címkék formázva vannak, és az információk összekapcsolva. Kattintson Match Fields alatt Levelezések és győződjön meg arról, hogy az Excel oszlopfejlécei megegyeznek a <> a korábban használt formázást. Ha minden stimmel, lépj előre. Ha nem, használja a legördülő menüket a módosításhoz, amíg az összes mező megegyezik. Ez leképezi az Excel oszlopait a címkékre.

Kattintson Befejezés és összevonás a Levelezések lapon a folyamat befejezéséhez. Kattintson Nyomtatás hogy elküldje a munkát a nyomtatójára. A nyomtatási funkció végrehajtása előtt helyezze az Avery címkéket a nyomtatótálcába.

Ezenkívül végezzen nyomtatási előnézetet az igazítás és a térköz kétszeri ellenőrzéséhez, valamint az esetleges hibák megtalálásához. A címkék és a nyomtatótinta költséges, és a fájl kétszeri ellenőrzése biztosítja, hogy ne kelljen többször nyomtatnia.

Microsoft Outlook parancsikon

Létezik egy alternatíva az Excel és a Word közötti levelező egyesítés futtatására. Az Outlook opció kifejezetten a névjegylistákra vonatkozik, de egyszerű módszert kínál a névjegyek betöltésére az Excelből az Outlook névjegykezelőjébe.

Ha e-mailben tart kapcsolatot bárkivel a listán, ez a funkció különösen hasznos. Lépjen be az Outlookba, és válassza ki Személyek hozzáadása és válassza ki Fájlból. Ugyanezen eredmény eléréséhez használhatja az Excelt vagy egy szabványos CSV-fájlt. Válassza ki a fájlt, és importáljon mindent az Outlook-kezelőbe.

Most a körlevél futtatása a Wordben sokkal rövidebb folyamat. Válassza ki az összes kívánt névjegyet a gombbal Váltás+Ellenőrzés billentyűzetparancs több névjegy kiemeléséhez.

Menj a itthon fület az Outlookban, és válassza ki Körlevél követi Csak a kiválasztott névjegyek. Válassza ki a kívánt névjegymezőket a címkéken, vagy kattintson a gombra Minden kapcsolati mező mindent átadni. Választ Új dokumentum és válassza ki a dokumentum típusát. Levelezési címkék a legkézenfekvőbb választás a listán.

Ez a művelet elindítja a Word-dokumentum megnyitását, és az összes kapcsolati információ leképeződik és készen áll. Továbbra is a Word használatával kell kiválasztania az Avery címkestílust, de a folyamat ugyanaz, mint a fent felsorolt.

Ha körültekintő vagy, írd be a Ír és BeszúrásMezők szakaszt a Wordben a leképezés kétszeri ellenőrzéséhez. Futtathat egy nyomtatási előnézetet is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden helyesen van elhelyezve és készen áll a nyomtatásra. Ellenkező esetben minden készen áll, és gyorsan kinyomtathatja a címkéket az Outlook körlevél-egyesítési eljárásával.