7 dolog, amiről nem tudta, hogy megteheti az Outlookban

Nagy valószínűséggel a Microsoft Outlookot használta így vagy úgy e-mail küldésére vagy találkozó ütemezésére. De bár ezek a leggyakoribb feladatok, amelyeket az Outlookban végezhet el, van néhány trükk, amelyek segítségével javíthatja az élményt.

Egy e-mail visszahívása Ez az, amivel korábban foglalkoztunk, de vannak színkódolású e-mailek vagy különböző időzónák beállítása is. Eltöltöttünk egy kis időt a menük böngészésével, és azért, hogy mindezt és még sok minden mást is megmutassunk.

Minden további nélkül íme hét olyan dolog, amelyről nem tudta, hogy megteheti az asztali Outlookban és a webes Outlookban.

Állítson be két időzónát

Először az időzónákkal kezdjük, mert az idő minden! Ez akkor hasznos, ha a munkahelyétől eltérő helyen tartózkodik – tegyük fel, hogy New Yorkban van, és a munkahelye Portlandben, Oregon államban van. Annak érdekében, hogy e-mailjei ugyanazon az oldalon maradjanak, és elkerülje a megbeszélésekről való késést, több időzónát is beállíthat az Outlook asztali alkalmazásban.

Ez az egyik legegyszerűbb dolog, amit az Outlookban konfigurálhat. Mindössze annyit kell tennie, hogy belép az Outlook asztali alkalmazás Naptári főzetébe, majd felkeresi a Fájl menü. Innen kattintson a gombra Lehetőségek majd kattintson rá Naptár. Ezután meg akarja keresni a Időzónák választási lehetőség. Látnia kell egy jelölőnégyzetet Második időzóna megjelenítése. Kattintson a jelölőnégyzetre, majd válassza ki a kívánt második vagy harmadik időzónát. Ezt most láthatja az Outlookban.

Színek beállítása bizonyos személyektől érkező e-mailekhez

Szeretné, ha e-mailjei egy kicsit másképp néznének ki, hogy a beérkező levelek szebb vagy könnyebben olvashatóak legyenek? Az Outlook támogatja az úgynevezett feltételes formázást. Ezzel a funkcióval színek, betűtípusok és stílusok segítségével kiemelheti az üzenetlistából az Ön által meghatározott feltételeknek megfelelő üzeneteket. A listánk 2. helyén landol.

Megadhatja az Outlooknak, hogy a feladó neve vagy e-mail címe alapján módosítsa bizonyos üzenetek színét; mondjuk, ha azt szeretné, hogy a főnökétől érkező összes e-mail pirossal jelenjen meg.

Feltételes formázási szabály beállításához váltson a beérkező levelek mappába az Outlook asztali alkalmazásban, és nyissa meg a Nézet lapot. Innen válassza ki a Aktuális nézet beállítás. Ezután válassza ki Beállítások megtekintése. Ezután be kell kattintania a Speciális nézetbeállítások párbeszédpanelen, és válassza ki Feltételes formázás. A Microsoftnak van egy listája azokról a lépésekről, amelyeket itt követhet, de mi arra összpontosítunk, hogyan teheti meg, hogy bizonyos emberek üzenetei bizonyos színnel jelenjenek meg.

Ennek végrehajtásához kattintson a gombra Hozzáadás majd adjon meg egy nevet a szabálynak. Válassza ki Betűtípus, majd alatta Szín válassza ki a kívánt színt, majd kattintson RENDBEN. Ezt követően válassza ki Feltétel és válasszon egy Feltételt. A Feladó mezőbe írja be annak a kapcsolattartónak vagy feladónak a nevét, amelyet más színnel szeretne látni a beérkező levelek között. Aztán be Szűrő, feltételes formázás és speciális nézetbeállítások párbeszédpanelek közül válassza ki rendben.

Használja az Outlook gyorsbillentyűit

Valószínűleg ismeri az olyan billentyűparancsokat, mint a CTRL+C és a CTRL+V, de tudta, hogy az Outlook asztali alkalmazásban is vannak használható gyorsbillentyűk? Ezekkel a billentyűkkel időt takaríthat meg a zsúfolt nap során, mivel nem kell az egeret az ikonok és menük fölé húznia az olyan gyakori feladatok elvégzéséhez, mint az üzenetek írása, megválaszolása vagy továbbítása. Összegyűjtöttük kedvenc Outlook gyorsbillentyűinket a listánk harmadik helyére. Ne feledje, hogy ezek a Windows 10 rendszerre vonatkoznak.

Ismét csak összegyűjtöttük a leggyakoribb gyorsbillentyűket. Microsoft teljes listája megtalálható a honlapján, amely a MacOS és az internet Outlook parancsikonjait tartalmazza. A listájuk egy kicsit átfogóbb, magában foglalja a diktálást, a mappákat, az olvasótáblákat, a nyomtatást és egyebeket.

Méretezze át a fájlokat, hogy nagyméretű képmellékleteket küldjön

A képeket tartalmazó e-mailek küldésekor gyakran szembesülhet az akadály, hogy a fájlok, amelyeket esetleg szeretne a címzettnek megkapni, túl nagyok az internet korlátaihoz képest. Ha ez megtörténik, megpróbálhatja átméretezni a képmellékleteket az Outlook asztali alkalmazáson keresztül, hogy ne legyenek túl nagyok.

A képmellékleteket néhány lépésben átméretezheti. Miután új üzenetet írt, először meg kell kísérelnie csatolni az összes elküldeni kívánt képet. Valószínűleg hibaüzenetet fog kapni, de ne aggódjon. Csak menj be a Fájl lapján, majd keresse meg a hibaüzenetet a tetején. Válassza ki azt a lehetőséget, amelyik azt mondja Nagy képek átméretezése, amikor elküldöm ezt az üzenetet.

Az Outlook megpróbálja elküldeni az üzenetet a képek kisebb méretre való tömörítésével. Abban az esetben, ha az üzenet továbbra sem megy át, akkor megpróbálhatja A fájlok tömörítése a Windows 10 rendszerben vagy Mac operációs rendszer hogy kisebb legyen, majd csatolja a ZIP-fájlt egy e-mailben.

Indítson el Teams-értekezleteket, nyissa meg a Sticky Notes és a OneNote alkalmazást közvetlenül a webes Outlookból

Bár az Outlook asztali alkalmazásra összpontosítottunk, a webes Outlooknak is van néhány titka. Miközben valószínűleg már azzal tölti az idejét, hogy válogatja a naptárát vagy az e-mailjeit az Outlookban a weben a Microsoft beépített néhány integrációt a Sticky Notes-szal, valamint ott a OneNote-tal, is.

Az integrációval, ha ugyanazzal a Microsoft 365-ös e-mail-címmel jelentkezik be, amelyet munkához használ (vagy akár személyes Microsoft-fiók e-mail-címével) a Sticky Notes alkalmazásban a Windows 10 rendszerben vagy a OneNote alkalmazásban gyorsan hozzáférhet ugyanazokhoz a dolgokhoz az adott Outlook-fiókkal web. Ez a OneNote hírcsatorna.

Erre bármikor átkapcsolhat, ha felfelé lép, és rákattint a OneNote ikonra a képernyő jobb oldalán. Ez mind a személyes Microsoft-fiókokkal, mind a működő Microsoft 365-fiókokkal működik. Tehát próbálja ki, és jegyzeteljen e-mailezés közben!

Szeretnénk megjegyezni a „Találkozz most” képességét is. Ez a lehetőség a webes Outlook beérkező leveleinek tetején jelenik meg. Ha erre kattint, azonnal indíthat Teams-megbeszélést (munkahelyi fiókokkal) vagy Skype-megbeszélést (személyes fiókok.) Ez egy gyors módja annak, hogy átugorjon néhány karikán, és ne kelljen sok menün keresztül mennie ahhoz, hogy megfelelően bejusson egy megbeszélésre el.

A beszélgetések törlésével elérheti a nulla postafiókot

Ha a beérkező levelek tele vannak üzenetekkel, akkor érdemes lehet kipróbálni az Outlook Beszélgetéskarbantartó funkcióját. Ez egy újabb funkció, amelynek létezéséről talán nem is tudtad.

Ahogy a Microsoft kifejti, a Beszélgetés tisztítás funkció az Outlookban célja, hogy segítsen csökkenteni a mappákban lévő üzenetek számát. A beszélgetés során megtisztított redundáns üzenetek a Törölt elemek mappába kerülnek. Ne feledje, hogy ez egy e-mail szálban vagy üzenetgyűjteményben folytatott beszélgetésekre vonatkozik.

A beszélgetések törlését úgy használhatja, hogy az asztalon az Outlook beérkező levelek mappájába lép, majd kattintson a gombra itthon lapon. Innen kiválaszthatja a Töröl csoportba, majd válasszon Takarítani.

Választhat Tisztítsa meg a beszélgetést hogy tisztázza az aktuális beszélgetést. Ezután válassza a lehetőséget Tisztítsa meg a mappát egy teljes mappa megtisztításához a redundáns üzenetek törlésével. Ön is választhat Mappa és almappák tisztítása. Ezzel az opcióval a kiválasztott mappában és a benne található összes beszélgetést áttekinti, és törli a felesleges üzeneteket.

Állítson be szabályokat az e-mail üzenetek automatikus áthelyezésére, megjelölésére és megválaszolására

Míg a beszélgetések törlése az egyik módja annak, hogy tiszta beérkező leveleket kapjunk, a szabályok beállítása egy másik módja. Ha szabályokat állít be az Outlook asztali alkalmazásban, automatikusan áthelyezheti, megjelölheti és megválaszolhatja az e-maileket. Ezek a szabályok akár meghatározott hangok lejátszására is használhatók, amikor üzeneteket kap.

Szabály beállításához nem kell mást tennie, mint jobb gombbal kattintani egy üzenetre a beérkező levelek között, és kiválasztani Szabályok Innen kiválaszthatja az egyik opciót. Az Outlook automatikusan javasolja egy szabály létrehozását a feladó és a címzett alapján. Ha további szabályokat szeretne létrehozni, kattintson rá jobb gombbal, és válassza ki Szabály létrehozása.

Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat, és a Szabály létrehozása párbeszédpanelen jelöljön be egyet vagy többet az első három jelölőnégyzet közül. A Microsoftnak teljes útmutatója van az Outlook szabályairól itt ha további segítségre van szüksége.

Szerkesztői ajánlások

• Használja az Office-t? A Microsoft e változása miatt veszélybe kerülhet számítógépe
• A Paper Laptop lehet az az e-papír eszköz, amelyre nem tudta, hogy szüksége van rá
• 5 hasznos Windows-parancsikon, amelyekről nem tudtál
• Hogyan teheti táblagépét jobb munkaeszközzé
• Hogyan lehet maximalizálni a termelékenységet a Windows 10 rendszerben