Az elektronikus táblázatok jelentősége

Az elektronikus táblázatok előtt a vállalkozások nagyszámítógépeket használtak nagy mennyiségű adat feldolgozására; szervezetek nem tudták indokolni a kis asztali alkalmazások programozásának magas költségeit. A könyvelők naplófüzeteket és hozzáadógépeket használtak a nagyszámítógépes nyomtatott adatok kiegészítésére. Az első személyi számítógépes elektronikus táblázatok, köztük a Visicalc és a Lotus 1-2-3, forradalmasították az üzletet, mivel gyorsak, rugalmasak és alacsonyak voltak. A mai szoftverek, mint például a Microsoft Excel, folytatják a korábbi programokban úttörő termelékenységi előnyöket.

Az elektronikus táblázatkezelő szoftver növeli a termelékenységet a mindennapi számviteli feladatok csökkentésével. Ahogy beírja az adatokat a táblázatba, a képletek egyszerre több összeget is kiszámítanak. Például többé nem kell manuálisan összeadnia az összegeket értékesítőnként, illetve hét, hónap és év szerint külön lépésként; a táblázat ezt automatikusan megteszi. Átlagokat, minimum/maximum függvényeket és fejlettebb képleteket és statisztikákat is készít. További bónuszként a táblázatkezelő szoftverek, például a Microsoft Excel, néhány egérkattintással grafikonokat és diagramokat készítenek.

A táblázatkezelő szoftverek mindenütt elterjedtsége azt jelenti, hogy megoszthatja táblázatkezelő fájljait irodai kollégáival, üzleti partnereivel, könyvvizsgálóival és másokkal. Néhány másodperc alatt elküldheti a táblázatokat a helyi hálózatokon vagy e-mailben. A mobil szakemberek notebook számítógépeken, táblagépeken és mobiltelefonokon is magukkal viszik táblázatukat, frissítve ezzel a terepen az információkat.

Új táblázat beállítása viszonylag egyszerű, csakúgy, mint új sorok, oszlopok és képletek hozzáadása egy meglévőhöz. A táblázat egy egyszerű rácsrendszert követ, amelyben minden cella tartalmazhat egy szövegrészt, numerikus adatelemet vagy képletet. A program a sor-oszlop rácson kívül más struktúrát nem ír elő a táblázatban; bárhol és bármilyen kombinációban beállíthatja a fejléc szövegét, az adatsorokat és -oszlopokat, valamint a képleteket.

A táblázatok költsége az ingyenestől a néhány száz dollárig terjed. Az Apache OpenOffice Calc és Google táblázatai ingyenesen elérhetők; szabványos Microsoft Excel-táblázatokat importálhat beléjük, vagy dolgozhat a natív formátumukkal. A kiadvány megjelenésekor a Microsoft Office 2010 Excel, Word, PowerPoint és más programokat tartalmaz, amelyek ára az otthoni kiadások 120 dollártól a professzionális verziók 500 dolláros verziójáig terjed. Az alacsony költségek lehetővé teszik a kezdő vállalkozások, nonprofit szervezetek és kirakattulajdonosok számára, hogy ugyanazokat a táblázatkezelési előnyöket élvezhessék, mint a globális vállalatok.