Sok kisvállalkozás tulajdonosának nincs szüksége bonyolult nyilvántartási rendszerekre.
Kép jóváírása: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
A hagyományos fájlszervezés a számítógépes vagy elektronikus fájlok rendszerezésének megközelítésére utal. A számítógépes adatbázisok létrehozása előtt sok vállalkozás egyszerűen mappastruktúrák létrehozásával rendezte a fájlokat, és kategória vagy típus alapján mappákba helyezte a dokumentumokat és fájlokat. Ez a módszer sok esetben átadta helyét az adatbázis-rendszereknek. A hagyományos iktatás azonban néha előnyös, ha viszonylag kevés fájl van.
Egyszerűen használható
A hagyományos iktatórendszer beállítása és használata nagyon egyszerű, feltételezve, hogy a karbantartott fájlok száma kicsi. Ha például öt alapvető dokumentumkategóriája van, és mindegyikben korlátozott számú fájl van, akkor nincs szüksége adatbázis-rendszerre a fájlok egyszerű tárolásához, karbantartásához és visszakereséséhez. Nem kell aggódnia a szoftverrendszer megtanulása és az alkalmazottak használatára való betanítása miatt sem.
A nap videója
Minimális befektetés
Ha hagyományos nyilvántartási rendszert használ, akkor nem kell beruháznia egy szoftveradatbázisba, amely magában foglalhatja az előzetes vásárlást és a folyamatos licencdíjakat. Természetesen szüksége van egy számítógépre, ami meglehetősen általános az üzleti életben, függetlenül attól, hogy tárolja-e a fájlokat vagy sem. Az alapvető fájlszerkezet közvetlenül a számítógép merevlemezén van karbantartva. Alternatív megoldásként vásárolhat egy nagyon olcsó külső merevlemezt, amely lehetővé teszi a fájlok egyik számítógépről a másikra történő átvitelét.
Gyenge adatintegráció
A hagyományos iktatórendszer fő hiányossága, hogy nem teszi lehetővé a fájlok közötti adatintegrációt vagy adatmegosztást. A szoftver alapú iktatórendszerrel különféle mappákat karbantarthat, de a keresések keresztegyeztetésével több fájlban lévő dokumentumokat is lekérhet. Ezenkívül lehetővé teheti, hogy több alkalmazott is keressen a megosztott adatfájlok között. Ez az integráció csökkenti az egyes fájlokban való kereséshez szükséges időt, ami különösen fontos, ha nagy mennyiségű fájlt karbantart, vagy nagy ügyfélbázissal rendelkezik.
Megkettőzés és a biztonság hiánya
Az adatok megkettőzésének kockázata is fennáll, ha nem integrálja fájljait adatbázison keresztül. Hagyományos rendszerekben a számítógép nem ismeri fel, hogy Ön hasonló dokumentumokat hoz létre, és különböző fájlhelyeken tárolja azokat. Ezenkívül a hagyományos iktatórendszer közel sem nyújt olyan szintű biztonságot, mint egy gondosan kialakított adatbázis-nyilvántartó rendszer. A titkosított adatok és az aktuális biztonság kulcsfontosságú jellemzői, mivel a vállalat rendszeresen fejleszt továbbfejlesztett adatbázis-rendszereket.
