Az e-mail használata az üzleti életben

Az e-mail az elmúlt évek egyik legelterjedtebb üzleti kommunikációs eszköze. Az e-mail üzleti életben való felhasználása magában foglalja a munkatársakkal és ügyfelekkel való kommunikációt, a találkozók ütemezését, az automatikus értesítések küldését és a hírlevelek megosztását a régi és új ügyfelekkel. Az e-mail egyik előnye az üzleti kommunikációban, hogy olyannyira elterjedt, hogy mindenki azt feltételezi, hogy bárki, aki rendelkezik internet-hozzáféréssel, tud e-mailt küldeni és fogadni. Az elmúlt években néhány csaló és hacker is használta az e-mailt, ezért fontos, hogy vigyázzunk a csaló üzenetekre.

Az e-mail egyik fő szerepe az üzleti kommunikációban, hogy összekapcsolja az embereket ugyanazon a vállalaton vagy szervezeten belül. Az e-maileket nagyon gyakran használják arra, hogy kérdéseket tegyenek fel a munkatársaknak anélkül, hogy telefonhívással vagy vállkoppintással kellene megzavarni őket. Az értekezletekről szóló közlemények és jegyzőkönyvek kiküldésére, fontos űrlapok terjesztésére és munkahelyi felmérések készítésére szolgálnak.

Sok iroda különféle belső levelezőlisták amelyeknek az emberek üzeneteket küldhetnek annak érdekében, hogy eljussanak a vállalat egy adott egységéhez, függetlenül attól, hogy mindenki az emberben dolgozik. erőforrások, akiknek szükségük lehet a nyaralási szabályzat frissítésére, vagy mindenki, aki egy adott emeleten dolgozik, akinek tudnia kell, hogy ez egy munkatárs születésnap. Az e-mailt is gyakran használják az integrált naptáreszközökkel olyan szolgáltatóktól, mint a Microsoft és a Google, megbeszélések és egyéb események ütemezéséhez.

Email mellékleteket gyakran használják fájlok megosztására, a Microsoft Word dokumentumoktól kezdve a reklámanyagok mintáiig, például logók vagy csengőhangok.

Az emberek egyre gyakrabban ellenőriznek vállalati e-mail üzenetek személyes eszközökön, például okostelefonokon, amely lehetővé teszi számukra, hogy az irodán kívül is kapcsolatban maradjanak munkatársaikkal. Ez lehet pozitív és negatív is: az emberek könnyebben dolgozhatnak otthonról, vagy gyorsabban bejelentkezhetnek a reggeli ingázás során, de az is előfordulhat, hogy kevesebb valódi szabadidőjük van, amikor nincsenek az irodában.

Az e-mailnek az üzleti kommunikációban betöltött létfontosságú szerepe miatt nem meglepő, hogy az e-mailek körül kialakultak formális és informális etikett szabályai.

Az emberek általában megpróbálják az e-maileket a bizonyos fokú szakmaiság, ügyelve arra, hogy világos és tömör tárgysor ami megkönnyíti az e-mailek észlelését a beérkező levelek között, és legalább egy kis figyelmet fordítanak rájuk nyelvtan, helyesírás és nagybetűk. A legtöbb ember megpróbálja ne tegyen bármilyen színtelen megjegyzést céges e-mailekben, beleértve a megkérdőjelezhető ízlésű vicceket, a politikára és a vallásra való utalásokat, vagy a munkáltatójukat ért bármilyen szúrást.

Vannak, akik a céges e-mailekben is igyekeznek vidámnak tűnni, mivel nehéz meghatározni a hangot, ha csak egy írott üzenetet nézünk. Ez megtehető felkiáltójelek vagy emoji használatával, bár a túlzásba ejtés szakszerűtlennek tűnhet. Általában azt szeretnéd kövesse mások példáját a szervezetében amikor arról van szó, hogyan készítsünk e-maileket a munkatársaknak vagy az ügyfeleknek.

Sok szervezet saját szabályzattal rendelkezik az e-mailekkel kapcsolatban, például megköveteli, hogy minden kimenő e-mailhez egy adott aláírási formátumot csatoljanak. Egyes munkahelyeken szabályzatok vonatkoznak arra vonatkozóan, hogy a vállalati e-mail-címek mikor használhatók személyes okokra. Sokan rendelkeznek szabályzattal arra vonatkozóan is, hogy az e-maileket a biztonság kedvéért mikor kell megtartani vagy törölni.

Az automatizált e-mail üzenetek fogadása olyan szervezetektől, amelyekkel üzleti kapcsolatban áll, mindennapossá vált. Az online vásárlási üzletek értesítéseket küldenek az eladásokról, vásárlási visszaigazolásokat és frissítéseket a szállítási menetrendekről. Újságok és más médiaszervezetek küldik ki automatikus e-mailek címsorokkal és történetfrissítésekkel.

Számos vállalat képes automatizált e-maileket küldeni a vállalkozások számára, beleértve a marketinges e-maileket és a vásárlás által kiváltott e-maileket, amelyeket néha ún. tranzakciós e-mailek. Bizonyos törvények szabályozzák, hogy a vállalatok mikor tárolhatják az emberek e-mail-címét, mikor kötelesek engedélyezni az embereknek az e-mailek leiratkozását, és mikor küldhetnek marketingüzeneteket. Győződjön meg arról, hogy betartja a joghatósága szerinti szabályokat és potenciálisan olyan helyeken, ahol az emberek, akiknek e-mailt küld, dolgoznak vagy laknak.

Egyes kereskedelmi e-mail-szolgáltatók segíthetnek a leiratkozások, előfizetési listák és egyéb információk kezelésében. Vásároljon, és találjon olyat, amelyik megfelel az Ön igényeinek, olyan áron, amely Önnek tetszik.

Email hírlevelek az elmúlt években egyre népszerűbbek lettek. Egyes vállalkozások arra használják őket, hogy elérjék az ügyfeleket, és tájékoztassák őket értékesítésről, új termékekről vagy meglévő szolgáltatásokról. Például egy medencetisztító vállalkozás hírlevelet küldhet, amelyben emlékezteti az embereket szolgáltatásaira, mint a nyár megközelítéseket, vagy egy podcast stúdió e-mailes hírleveleket küldhet egy meglévő sorozat új sorozatáról vagy új évadáról előadás.

Más esetekben maga a hírlevél a termék. Egyes médiaszervezetek és más csoportok sikereket értek el fizetős hírlevelekkel, amelyek máshol nem elérhető információkat tartalmaznak. Ezek egy része speciális platformokon vagy közösségi finanszírozási eszközökön, például a Patreonon keresztül jön létre.

Más kereskedelmi e-mailekhez hasonlóan, ha e-mailes hírlevelet küld, meg kell győződnie arról, hogy kifejezett beleegyezése van azoktól, akiknek üzenetet küld, és hogy egyszerű módja a leiratkozásnak. Meghívhatja az embereket, hogy iratkozzanak fel hírlevélre, amikor felkeresik webhelyét, vagy amikor például tranzakciót hajtanak végre. Természetesen, ha fizetős hírlevelet kínál, gondoskodnia kell arról, hogy az emberek könnyen lemondhassák előfizetéseiket, és ne kapjanak számlát.

E-mail csalás, gyakran ismert ún adathalászat, az elmúlt években elterjedtté vált. A csalók megbízható intézményeknek kiadó személyeknek küldenek e-maileket vagy akár egyéni munkatársak, akik arra törekszenek, hogy a címzetteket pénz küldésére vagy értékes információk, például felhasználónevek és jelszavak közlésére kényszerítsék. Egyes esetekben ezeket az e-maileket tömegesen küldik el hatalmas számú címzettnek, más esetekben azonban kifejezetten meghatározott címzetteket céloznak meg.

A rosszindulatú programokat időnként e-mailben is terjesztik, általában az e-mail üzenetekben szereplő mellékleteken vagy árnyékos webhelyekre mutató hivatkozásokon keresztül. Egyes esetekben, ha a gyanús fájlt megnyitják, az megfertőzi a címzett számítógépét, és az e-mail szoftvere segítségével további másolatokat küld magáról az eredeti címzett kapcsolattartóinak.

Annak elkerülése érdekében, hogy e-mailes csalások áldozatává váljon, alaposan nézze meg azokat a címeket, amelyekről az üzenetek érkeznek és győződjön meg arról, hogy valóban megegyeznek azokkal az emberekkel vagy intézményekkel, akikről azt állítják, hogy származnak. Ellenőrizze, hogy az e-mailben található hivatkozások olyan webhelyekre mutatnak-e, amelyekre hivatkoznak. Ha váratlan mellékletet tartalmazó e-mailt kap, ellenőrizze, hogy valóban attól a személytől származik-e, akitől azt állítja, még akkor is, ha fel kell hívnia vagy más módon üzenetet kell küldenie neki a személyazonosság megerősítése érdekében.

Sok cégnek van víruskereső szoftver a bejövő és kimenő e-mailek rosszindulatú programjainak ellenőrzésére, de még mindig jó ébernek lenni a csalások elkerülése érdekében.

Egyes irodákban egyre gyakrabban használnak e-mailt azonnali üzenetküldő szoftver váltotta fel, mint például a Microsoft Teams vagy a Slack. A vállalatok üzenetküldő eszközöket és közösségi hálózati szoftvereket is használnak az ügyfelekkel való beszélgetéshez, gyakran automatizált csevegődobozokon vagy a vállalati webhelyeken elhelyezett linkeken keresztül.

Ezek a valós idejű platformok gyakran gyorsabbak és kényelmesebbek, mint az e-mailek használata. Sokan megkönnyítik a fájlok megosztását, vagy akár hang- és videokonferencia-ülések beállítását is, amit nem lehet közvetlenül e-mailben megtenni.

Ennek ellenére nem valószínű, hogy ezek a platformok egyhamar teljesen felváltják az e-mailt.