Lekérdezés meghatározása az Accessben

Az Access egy adatbázisszoftver, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nagy mennyiségű információt tároljanak. Az adatbázis összetevői táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók. A táblázatok lehetővé teszik a felhasználó számára a nyers adatok tárolását. A lekérdezések manipulálják a táblákban lévő adatokat. Űrlapokon lehet adatokat bevinni a táblákba és navigálni az adatbázisban. A jelentések az adatok nyomtatóbarát formátumban történő megjelenítésére szolgálnak, a makrók pedig segítik az adatbázis-feladatok automatizálását. Az adatbázis legfontosabb összetevői a lekérdezések. Ahogy a név is sugallja, a lekérdezés lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy érdeklődjön a táblákban lévő adatokról.

Az Accessben többféle, gyakran használt lekérdezés létezik: kijelölés, hozzáfűzés, frissítés, törlés, táblázat létrehozása. A lekérdezés célja határozza meg a használandó lekérdezés típusát. A kiválasztási lekérdezés segítségével a felhasználó egyszerűen lekérheti az információkat a táblázatból a felhasználó által meghatározott igények alapján. Például egy kiválasztási lekérdezés elkülönítheti az „M” betűvel kezdődő vásárlóneveket. Egy hozzáfűzési lekérdezés jön létre az információk táblához való hozzáadásához. A frissítési lekérdezés módosíthatja a táblarekordokat a felhasználó igényei szerint. Lekérdezések törlése rekordok eltávolítása a táblából. A make table lekérdezés lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy új táblát készítsen a kiválasztott rekordokból.

A lekérdezések lehetővé teszik a felhasználó számára az egyes mezők kiszámítását. A felhasználó alapvető számításokat végezhet, például mezők összeadását vagy szorzását, vagy bonyolultabb számításokat mérnöki vagy statisztikai igényekhez. Az Access beépített számításai megegyeznek a Microsoft Excelben található számításokkal. Lekérdezéssel az elemek csoportosíthatók vagy rendezhetők a felhasználó által megadott kritériumok szerint.

A lekérdezésben szereplő adatok gyakran egy adatbázis tábláiból származnak. A tábla lehet a jelenlegi adatbázisban, egy másik adatbázisban vagy egy vállalati rendszerből, például az AS/400-ból. Egy lekérdezésben több tábla is elhelyezhető. A lekérdezések más lekérdezésekből is gyűjthetnek információkat. Más szavakkal, a lekérdezések beágyazhatók a lekérdezésekbe. A táblázatokhoz hasonlóan két vagy több lekérdezés is lehet egy lekérdezésben. Az Access-lekérdezéseken belül a táblákat és a lekérdezéseket közös mezők kapcsolják össze.

A lekérdezés létrehozható varázsló segítségével (lépésről lépésre) vagy a semmiből. Az Access-adatbázisokat újonnan ismerőknek ideális esetben a varázslót kell használniuk. Lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy megszokja a lekérdezéseket, valamint azt, hogy hogyan hozhat létre kapcsolatokat az adatbázis által használt táblák és lekérdezések között.

A többszörözés elkerülése érdekében válasszon ki egy táblamezőt, amely az elsődleges kulcs lesz. Ez az elsődleges kulcs egy olyan mező, amely minden rekordra vonatkozóan egyedi információkat tartalmaz. Például egy gyűjteményi adatbázis elsődleges kulcsa lehet számlaszám vagy ügyfélszámlaszám. Ha elsődleges kulcs van kiválasztva, akkor a lekérdezés futtatásakor kevesebb lehetőség nyílik rekordmásolódásra.