Adatok exportálása Excelből címkék készítéséhez

A Microsoft Office szoftvercsomag jelentős fejlődésen ment keresztül 1990-es bemutatása óta. Az olyan népszerű szoftvercsomagok, mint az Excel és a Word, zökkenőmentesen kölcsönhatásba lépnek egymással, és olyan feladatok és funkciók széles skáláját nyitják meg, amelyeket korábban nehéz volt végrehajtani.

Bár az Excel elsősorban adatbázis- és táblázatkezelő eszköznek számít, ez a szoftvercsomag további feladatokra is használható, beleértve a levelezési címkék készítését is. A Microsoft Word Körlevél funkciójával adatokat importálhat az Excelbe, amelyeket levelezési címkékké lehet konvertálni. Ennek a folyamatnak a végrehajtása néhány lépést igényel, de azokat minden jártassággal és technológiai képzettséggel rendelkező egyén elvégezheti.

Tipp

A Körlevél A Microsoft Wordben található funkció viszonylag egyszerűvé teszi a levelezési címkék készítéséhez szükséges adatok integrálását. Mielőtt azonban ezeket az adatokat beépítené az Excelbe, formázni kell a táblázatot és a cellákat az Excel környezetben, hogy megfeleljenek a Word Körlevél folyamatának sajátos keretének.

A kezdéshez hozzon létre és címkézze fel az oszlopfejléceket, hogy azok tükrözzék a Wordből importált adatokat. Ezek a következő (vagy hasonló) címkéket tartalmazzák:

• Keresztnév
• Vezetéknév
• Cím
• Város

Ne feledje, hogy ezek a címkék felváltják a már használatban lévő, 1–4 alapvető oszlopokat. Fontos megjegyezni azt is, hogy minden egyes adatponthoz külön oszlopot kell használni. Ennek elmulasztása szervezési problémákat okozhat a folyamat későbbi szakaszában.

Az előkészítés ezen szakaszában ügyeljen arra, hogy ne maradjanak üres sorok és oszlopok a munkaterületen. A címkelétrehozási folyamat során ezek az üres területek formázási hibákat okozhatnak, és leállíthatják az összes címke elkészítését.

A munkaterület megfelelő formázása után a folyamat következő lépéseként meg kell keresni a használni kívánt címlistát. Ezt úgy érheti el, hogy egyértelműen meghatározza a lista nevét. Ehhez válassza ki a teljes címlistát, amelyet használni fog, és ügyeljen arra, hogy az összes fejlécet tartalmazó cellát tartalmazza. Ezt követően nyissa meg a Képletek lapon keresse meg a Meghatározott nevek csoportot, és válassza ki a Név definiálása választási lehetőség.

Ha ez megtörtént, írjon be egy egyéni nevet a címlistához. Ez a név az Ön belátása szerint marad. Ha több címlistát kezel, válasszon valamit, ami kapcsolódik a listában szereplő konkrét nevekhez és annak tervezett funkciójához. Megnyomás után rendben, a lista új neve csatolva van hozzá.

Mielőtt címkéket nyomtathat az Excelből, győződjön meg arról, hogy az összes címinformáció sikeresen egyesül. Ehhez hajtsa végre a Microsoft Word következő lépéseit. Nyisson meg egy üres dokumentumot, és keresse meg a Levelezések lapon. Találd meg Indítsa el a Körlevél funkciót csoportot, és válassza ki a Indítsa el a Körlevél funkciót lapon.

A megjelenő legördülő menüben válassza ki a Címkék gombot, és konfigurálja a különböző címkelehetőségeket, hogy azok megfeleljenek saját beállításának. Például kiválaszthatja a használni kívánt nyomtatótípust, és azonosíthatja a címke szállítóját és a termék számát. Ez az információ különösen hasznosnak bizonyulhat abban az esetben, ha Ön együttműködik a harmadik fél, aki ezeket az adatokat felhasználva gyorsan létrehozhatja az Ön számára megfelelő nyomtatási keretrendszert dokumentumokat.

Ennek a lépésnek az egyik fontos eleme a megfelelő méretek kiválasztása a címkelapokhoz. Ban,-ben Termék szám mezőben válassza ki a Részletek opciót, és győződjön meg arról, hogy a felsorolt ​​méretek megfelelnek a címkéknek és a címkelapoknak. Ha nem, javítsa ki ezeket az információkat, mielőtt folytatná a folyamatot. Ennek elmulasztása a végső címkék hibás nyomtatását eredményezheti.

Ha megadja a saját méreteit és elmentette azokat, akkor az adott címkeparaméterek megjelennek a Egyéb/Egyedi kategória ebben az ablakban. Most, hogy kiválasztotta a megfelelő címkeparamétereket, nyomja meg a gombot rendben a választások megerősítéséhez. A Microsoft Word-nek automatikusan létre kell hoznia egy új táblázatot, amely létrehozza az Ön által leírt elrendezést.

Most, hogy a Wordben és az Excelben is létrejött a megfelelő keretrendszer, itt az ideje elkezdeni az összevonást. Ehhez először létre kell hoznia a kapcsolatot a címkék és az előző lépésekben létrehozott és elnevezett címlista között. A Wordben válassza ki a lehetőséget Opciók tól Fájl menüt, és válassza ki a Fejlett lapon. Keresse meg a nevű szakaszt Tábornok és válassza ki a Erősítse meg a fájlformátum konvertálásátnyisd ki és jelölje be az elérhető négyzetet. Ezután nyomja meg rendben folytatni.

Ezután válassza ki a Levelezések fület, nyissa meg a Indítsa el a Körlevél funkciót csoportba, és kattintson a gombra Válassza a Címzettek lehetőséget opciót a legördülő menüből. Végül kattintson Meglévő lista használata a folyamat folytatásához.

Megjelenik egy ablak, amelyben kiválasztja azt a listát, amelyet az egyesítés részeként használni szeretne. Ezen a ponton szánjon időt a korábban elnevezett lista megkeresésére, majd kattintson a gombra Válassza az Adatforrás lehetőséget doboz. Megjelenik egy ablak, amelyben megerősíti a használt adatforrást. Miután rákattintott a Mutasd az összeset mezőben válassza ki a MS Excel munkalapok DD-n keresztül opció a Nyílt adatforrás doboz megnyomása előtt rendben.

Utolsó lépésként a megjelenő párbeszédpanelen válassza ki a cellák és/vagy az összes összevonni kívánt adatot tartalmazó munkalapot. Ezután nyomja meg rendben.

Most, hogy a címadatokat tartalmazó munkalapot azonosította, és a címkékkel összekapcsolta, adjon hozzá speciális helyőrzőket, amelyek megszabják, hogy az egyes címek hogyan jelenjenek meg a címkén. Ezekre a speciális helyőrzőkre úgy is hivatkozunk, mint Körlevél mezők. Ha van olyan szöveg, amely minden címkén megismétlődik, ezt manuálisan is beírhatja.

A helyőrzők létrehozásának oka jelentős. Ez a konkrét információ koreografálja az adatok átvitelét a címlistából a táblázatba. A helyőrzők útmutatóként működnek, felosztják az információkat, és a címkék egészén belül minden elemet a helyükre helyeznek.

A helyőrzők létrehozása után ellenőrizze még egyszer, hogy a Word megfelelően leképezte-e a helyőrző minden elemét a listából a megfelelő adatokhoz. Ez a segítségével valósítható meg Match Fields párbeszédablak. Itt a felhasználók megadhatják, hogy az egyes helyőrzők hogyan legyenek társítva a címlistából származó adatokhoz. Például egyezhet a Keresztnév helyőrző a Keresztnév oszlopot a címlistán belül, biztosítva, hogy ezek az adatok a címkén a megfelelő helyre kerüljenek.

Ne feledje, hogy bizonyos tartalmakat, például üdvözletet vagy emblémát Önnek kell manuálisan hozzáadnia, mivel az eredetileg nem része a címlistának. Ez viszonylag könnyen megvalósítható. Egyszerűen írja be a használni kívánt szöveget a címkére, vagy adja hozzá a logóként vagy más médiaikonként beilleszteni kívánt képet.

Szánjon rá időt annak biztosítására, hogy a címke pontosan úgy legyen megtervezve, ahogy tetszik, mielőtt elkezdi a tényleges egyesítést. Ez biztosítja, hogy ne kelljen újra felülvizsgálnia a tartalmat, ha véletlenül elfelejtené megadni a kulcsfontosságú adatokat, vagy újra szeretné tervezni a címkét.

Miután megerősítette a címke megjelenését, és még egyszer ellenőrizte a helyőrzők pontosságát, valamint a címlistából származó adatokkal való kapcsolatukat, folytathatja.

Az egyesítés elindításához nyissa meg a itthon fület a Microsoft Word programban, és nyomja meg a gombot Körlevél gomb. Ha jelenleg csak bizonyos kapcsolatokat tervez integrálni a nagyobb címlistából, itt kiválaszthatja őket. Ha azonban a teljes listát integrálni szeretné, nyomja meg a gombot Minden névjegy az aktuális nézetben. Ha készen áll a címkéhez tervezett összes helyőrző és mező használatára, kattintson a gombra Minden kapcsolati mező gombot, amely a következő menüben jelenik meg.

Ha inkább egy teljesen új Word-dokumentumot szeretne létrehozni az egyesítéshez, akkor ezt a lehetőség kiválasztásával teheti meg Új dokumentum gomb. Ha azonban inkább a meglévő dokumentumot szeretné használni, nyomja meg a gombot Meglévő dokumentum gombot ezen a ponton.

Használja a Levelezési címkék fül található benne dokumentum típus menüből, hogy konkrétan eldöntse, mely egyesítési mezők érkezzenek a kész címkére. Miután meghatározta, hogyan fog kinézni a végső címke, nyomja meg a gombot Címkék frissítése gomb. Amikor az adatok végül megérkeznek az űrlapmezőkbe, látható zárójelek lehetnek körülöttük. Ha ez a helyzet, kattintson a jobb gombbal a zárójelekre, és nyomja meg a gombot Mezőkódok váltása gombbal kapcsolja ki őket.

Ha ez a folyamat befejeződött, készen áll a címkék végső előnézetének létrehozására és kinyomtatására. megnyomni a Eredmények előnézete fület, és görgessen végig a rekordokon a gombbal Következő rekord és Előző rekord nyilak. Ha elégedett a címkékkel, lépjen a Levelezések fül, kattintson Befejezés és összevonás ban,-ben Befejez csoportot, majd kattintson a gombra Dokumentumok nyomtatása gomb. Ha a nyomtatott dokumentumok nem tükrözik az Ön által előnyben részesített tartalmat vagy kialakítást, előfordulhat, hogy vissza kell térnie a következőhöz Levelezések fület, és győződjön meg arról, hogy minden méret és papírméret megfelel az aktuális konfigurációnak. Ha nem, akkor nagy valószínűséggel problémák lépnek fel.

Ezután elmentheti a dokumentumot, amelyben dolgozott, hogy biztosítsa, hogy ezek a címkék későbbi használatra rendelkezésre álljanak.