A számok és a dátumok problémát okozhatnak a Microsoft Word Körlevélben, különösen akkor, ha az adatforrás egy Excel-munkafüzet. Egyes problémák könnyebben megoldhatók, mint mások. A decimális értékek nélküli számok, például ötjegyű irányítószám vagy egész szám, szöveges értékekké konvertálhatók az Excelben. A dátumokkal és tizedes számokkal kapcsolatos problémák elkerülése érdekében azonban formázási kódokat kell beillesztenie ezekbe az egyesítési mezőkbe, hogy megfelelően formázzák ezeket az értékeket a létrehozott dokumentumokban.
Tipp
A többi dokumentumtípus, amely adatforrásként használható a Word-összevonásokhoz:
- A egyszintű adatbázis fájlt
- Táblázat egy HTML fájlból
- Egy Microsoft Outlook címjegyzék
- Egy másik Microsoft Word dokumentum egyetlen. adattábla
- Szöveges fájl adatmezőkkel vesszővel elválasztva. vagy lapokat
Ezek a dokumentumtípusok értékeket exportálnak szövegként.
Egész számok összevonása
Az egész számok formázását a legjobb a forrásadatok Wordbe történő importálása előtt. Ez a rész az Excel használatát tárgyalja.
A nap videója
1. lépés: Nyissa meg az adatforrást
Kép jóváírása: Ron Price
Nyissa meg az Excel adatforrás-munkafüzetet, és ha több lap van, kattintson a körlevél forrásadatait tartalmazó munkalap fülére.
2. lépés: Formázza az egész számokat szövegként
Kép jóváírása: Ron Price
Válasszon ki egy egész értékeket tartalmazó oszlopot. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt cellákra, és válassza ki Cellák formázása a felugró menüből a megjelenítéséhez Cellák formázása párbeszédablak. Kattintson a Szöveg kiválasztása a Kategória lista. Kattintson rendben a formátummódosítás alkalmazásához. A kijelölt cellákban lévő adatok most szöveges formátumban vannak.
Számok összevonása tizedes értékekkel
Tizedesjegyek esetén egyszerűen formázhatja a számot közvetlenül a Wordben.
1. lépés: Jelenítse meg az összevonási mezőket
Kép jóváírása: Ron Price
Egy numerikus mezőben lévő tizedesjegyek számának formázásához (például pénznem, százalék vagy bármilyen tizedesjegyeket tartalmazó szám) adjon hozzá formázási kódokat az egyesítési mezőhöz. Nyissa meg a Körlevél dokumentumot (levél, e-mail stb.) az egyesítési mezők megjelenítéséhez, amelyek a következőképpen jelennek meg: <
Kép jóváírása: Ron Price
2. lépés: Mezőkódok váltása
Az egyesítési mező <
3. lépés: Helyezze be a formázási kódokat
Kép jóváírása: Ron Price
A <
-
# - Azt jelzi, hogy a formázás következik.
-
$ - Kijelöl egy karaktert, amelyet a mező elején kell megjeleníteni.
-
, (vessző) – Azt jelzi, hogy adott esetben vesszőket kell beszúrni egy számértékbe.
-
# (számjel) – A megjelenítendő fix számjegyek számát jelzi.
- .00 - Azt jelzi, hogy (ebben az esetben) két tizedesjegyet kell megjeleníteni. A tizedesjegy nélküli szám a tizedesjegy után nullákkal jelenik meg.
Százalékok összevonása
Mint minden Excelben képlettel kiszámított szám, a nyers értékek nem korlátozódhatnak csak két rögzített tizedesjegyre, függetlenül attól, hogy mi jelenik meg a cellában. Ahogy az előző lépésben is látható, egy szám hossza, különösen a tizedesjegyek, meghatározott számú pozícióra állítható be.
Műveletek a formázási kódokban
Kép jóváírása: Ron Price
Egyes esetekben össze kell vonni egy adatmezőt, mielőtt cselekedni lehetne. A példa „Pct” mezője jó példa erre. Ahhoz, hogy ezek az adatok az egyesített dokumentumban kéttizedes százalékban jelenjenek meg, legalább egy jelentős számjeggyel és egy százalékjellel, két művelet szükséges.
1. lépés: Az adatok lekérése
Cserélje le a meglévő MERGEFIELD utasítást az új utasítás legbelső műveletére MERGEFIELD "Pct". Ez az utasítási záradék lekéri az adatokat az adatforrásból, és elérhetővé teszi a formázási kód többi része számára. A legbelső záradék bevitele után használja a CTRL-F9 billentyűket az utasítás kapcsos zárójelek közé zárásához.
2. lépés: Formázza meg az adatokat
Írjon be egy egyenlőségjelet ("=") az 1. lépésben megadott nyilatkozat előtt. Ez jelzi a Merge függvénynek, hogy az utasítás tartalmaz egy operátort. Ezután írja be a formázási kód maradék részét, *100 # "#0.00%", közvetlenül a belső kijelentés jobb szélső kapcsos zárójele mögött. Ez a záradék megszorozza az összevonási értéket 100-zal (a tizedesjegy eltolásához), az értéket két tizedesjegy százalékban formázza, és megjeleníti a százalékjelet. Ezen a ponton az egyesítési mezőnek a következőnek kell lennie ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0,00%". Használat CTRL-F9 hogy a teljes állítást kapcsos zárójelek közé zárjuk és aktiváljuk.
Dátumok összevonása
Ha egy dátumot szeretne összevonni az Excelből H/d/y formátumban, például 2015.06.15., nincs szükség speciális formázásra. Ez a dátumformátum jól összeolvad. Ha azonban a dátumot bármilyen más formátumban szeretné megjeleníteni, például 2015. június 15-én, bizonyos formázási kódokra van szükség.
A dátummező egyesítéséhez és nap, hónap, év formátumban történő megjelenítéséhez a formázási kód "@ "MMMM d, yyyy", ahol a "@" egy a dátumformátum és a "MMMM d yyyy" szövegben a hónapot, a napot nulla nélkül, az évet pedig négyjegyű számban jelzi szám
Kép jóváírása: Ron Price
Tipp
A dátumok formázásakor a körlevélben a hónap helyőrzői és formátumkódjai nagy „M” betűt használnak. A kis "m" betűket a percek jelölésére használják.
