Hogyan szkennelhetünk be dokumentumokat Excelbe

Az Excel-táblázatok különös figyelmet fordítanak a mezőkre és az adatokkal való feltöltésre. Lehetőség van a dokumentumok Excelbe történő szkennelésére, sőt bizonyos esetekben PDF-et is Excelbe konvertálhat. Ennek ellenére nem minden dokumentumtípus konvertálható Excel-táblázattá. Nehéz lehet az adatok pontos beolvasása a dokumentumba. Egyes mezők megfelelő működéséhez manuális beállításokra lehet szükség. A szkennelés jelentős időt takarít meg, mivel az adatok nem igényelnek kézi bevitelt, de az információk beolvasása után be kell illesztenie a releváns képleteket.

Jó gyakorlat, ha beszkennel egy dokumentumot a Microsoft Wordbe, mielőtt átviszi az Excelbe. Használhatja a OneNote-ot is. Az adatok Word-dokumentumba helyezése lehetővé teszi bizonyos sorok és oszlopok másolását és beillesztését az Excelbe. A beviteli mód kissé tovább tart, mint az Excelbe való közvetlen importálás, de lehetővé teszi az adatokkal való munkát, és megbizonyosodhat arról, hogy az Excel a kívánt módon kerül be. Közvetlen Excelbe történő szkennelés esetén előfordulhat, hogy az adatok nem illeszkednek megfelelően a sorokban és oszlopokban. A szükséges módosítások utólag elvégzése nehezebb, mint egy új táblázattal kezdeni, és a tartalmat kihúzni a Wordből.

A dokumentumkonvertálók nem biztosak, de vannak online ingyenes verziók, és működhetnek. Szkennelje be a konvertálni kívánt dokumentumot, és mentse el PDF-ként. Ezután keressen egy ingyenes dokumentum-konvertálót. Számos lehetőség áll rendelkezésre. Töltse be a PDF-fájlt a konverterbe, és a szoftver elvégzi a konvertálást. A legtöbb ingyenes konverter webböngészőn belül működik, és letölthető táblázatot hoz létre. Mások a szoftver letöltését kérik. Bár ez a lehetőség nem feltétlenül rossz, a böngészőben végzett munka helyet takarít meg a meghajtón, és ez a jobb út.

A beolvasást Excelbe közvetlenül a Microsofton keresztül is elvégezheti. Nyissa meg a Microsoft Office eszközöket, és nyissa meg a Microsoft Office Document Imaging alkalmazást. Kattintson a "Fájl" és a "Megnyitás" gombra, majd válassza ki a dokumentumot. Nézze meg a képernyő jobb alsó sarkát, és keresse meg a szemgolyó ikont. Vigye az egeret erre az ikonra, és az „OCR” vagy az „Optikai karakterfelismerés” felirat jelenik meg. Kattintson az ikonra a beolvasás futtatásához a karakterfelismerési folyamaton. Ezután jelölje ki a teljes dokumentumot, másolja ki, majd illessze be az Excelbe. Továbbra is dönthet úgy, hogy az eredményeket beilleszti egy Word-dokumentumba, hogy az Excelbe történő bevitel előtt feldolgozza az adatokat.