Modern üzleti iroda.
Kép jóváírása: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Az irodai automatizálás ma sokkal többet jelent, mint egy írógépet és egy másológépet. Az elektronikus és digitális információ a modern irodaautomatizálás kulcsa. Ez állhat szigorúan belső számítógépekből, vagy nagyobb valószínűséggel tartalmazhat egy világméretű digitális hálózatot az interneten keresztül és a külső felhőtárolókat. Ahogy halad a 21. századon, az irodai automatizálás minden változatában rejlő előnyökkel és hátrányokkal is szembesül.
Takarítson meg időt és vállalati erőforrásokat
Az irodai automatizálás bevezetése óta a berendezések lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy időt és pénzt takarítsanak meg. Ahelyett, hogy megvárná, hogy egy dokumentum levélben megérkezzen a klienshez, néhány percen belül faxon leforgathatja. A számítógépes fejlesztések és az internet azonnali kommunikációt eredményezett. Amikor időt takarít meg, pénzt takarít meg. Önt nem korlátozzák a földrajzi korlátok, így megtakaríthatja az utazásra fordított erőforrásokat. Ezen túlmenően, bár még mindig sok dokumentumról készíthet nyomtatott másolatot, a digitális tárolás lehetővé teszi, hogy időt és pénzt takarítson meg a papíron és a tárhelyen.
A nap videója
Bízzon az automatizálásban a pontosság érdekében
Bár igaz, hogy egy gép csak annyira hatékony, mint az emberek, akik megalkották, és a digitálisan gyűjtött információk csak Pontosak, mint az, aki beküldte, ha a hibákat kidolgozták a programokból, azok végtelenül megbízhatóbbak, mint emberek. Létezik olyan szoftver, amely például számokat ad össze a táblázatokban és a költségvetésekben, amelyek mindig a megfelelő egyenleget állítják elő, és nem hagyatkoznak a könyvelő ujjaira az összeadó gépen. A sablonok újra és újra létrehozhatók és felhasználhatók a szabványos dokumentáció hibáinak elkerülése érdekében.
Amikor az automatizálás balul sül el, Ön bajban van
Azok a vállalatok, amelyek információs rendszereik működtetésében és működtetésében kizárólag az automatizálásra támaszkodnak, pánikba eshetnek, amikor éppen ezek a rendszerek meghibásodnak. A meghibásodott rendszerek javításának vagy cseréjének költségei rendkívül magasak lehetnek. Nem vehetsz csak fel egy radírt és javíthatsz rajta. Vagy technikusokat kell alkalmaznia, hogy lépést tarthassanak a frissítésekkel, valamint a szoftver- és hardverösszeomlással, vagy egy megbízható szervizre van szüksége, hogy azonnal hívjon. Akkor az egész titoktartás és biztonság kérdése. Megőrizheti az üzleti titkokat, és csak néhány megbízható személynek mondhatja el, de ha az adatok felkerülnek az internetre, akkor nincs visszavétel.
A felhasználókat nem mindig könnyű megváltoztatni
Ahogy az irodai automatizálás folyamatosan fejlődik, és Ön új technológiákat épít be rendszereibe versenyképes és nyereséges marad, a hátránya az, hogy át kell képeznie a teljes létszámát felhasználókat. A titkárnőtől a megrendelőig és az ügyfelektől az értékesítőkig mindenkinek meg kell tanulnia az új rendszereket. Sokan nem tanulják meg könnyen az új rendszereket, mások pedig makacsul csinálják úgy a dolgokat, ahogy mindig is tették. Tehát miközben megvannak az átképzéssel kapcsolatos kiadásai, a végfelhasználók hozzáállása is meg kell küzdenie.
