Hogyan írjunk levelet a Microsoft Word programban

A Microsoft Word az egyik legelterjedtebb szövegszerkesztési lehetőség. A .doc vagy .docx formátumú dokumentumok általánosak az iskolákban és az üzleti életben. Emiatt a Word a levélírás preferált módszere, mivel a levél elektronikus változata jól fogadható és könnyen megnyitható a Word segítségével. A levelek írása Wordben kézzel vagy sablon segítségével történik. A választás végső soron a kívánt kialakítástól és a formátum összetettségétől függ. Írhat egyszerű levelet formázás nélkül, vagy választhat céges fejléces, kapcsolattartási vagy szakmai adatok hozzáadásával.

Mielőtt belevágna a levélírási folyamatba, fontolja meg a levél céljait. A professzionális levélnek jól megtervezettnek kell lennie, fejléces papírral és személyes elérhetőségével. A személyes levél kevesebb figyelmet igényel a tervezési részletekre, és inkább a tartalomra összpontosít. A formatervezés nem kötelező a személyes levélben, de jól használható azoknál a leveleknél, amelyek meghívók egy partira vagy más eseményre. A design kiválasztása után dolgozza át a levél tartalmát, hogy üzenete egyértelmű legyen. Mutassa be magát, és fejtse ki álláspontját, véleményét vagy céljait a levélben. Adjon hozzá egy rövid, de hatásos záróérvet. Írja be a betűt a Wordbe, és legalább egyszer módosítsa, hogy hatékonyan kifejezze álláspontját. A levelek általában egy vagy két oldalasak, de hosszabbak is lehetnek, ha a hosszú formátum mögött cél van. Egyébként az egyoldalas levél a legjobb választás.

Egy meglévő sablon használata kiváló lehetőség levelek írásához a Microsoft Word programban. A Word ingyenes levélsablonokat biztosít a programban. A kísérőlevelek és a fejléces sablonok széles körben elérhetők az interneten is. Az ingyenes sablonok egyszerű internetes keresése rengeteg eredményt hoz. Fizetett opciók állnak rendelkezésre, és a tervező támogatásával érkezhetnek. Elmenti a sablon másolatát, és beilleszti szövegét, logóját és minden egyéb releváns információt a meglévő tervbe. A kísérőlevél fejlécében szerepelhet Önről logó vagy kis fénykép, valamint elérhetőségei.

Miután megtervezte és megírta a levelet a Wordben, mentse a fájlt a számítógép merevlemezére. Az egyik jó dolog a Microsoft Word-ben, hogy a levelet csatolmányként elküldheti e-mailben. A címzettnek valószínűleg a Word programja van a számítógépén, és gond nélkül meg tudja nyitni a dokumentumot. Még más szövegszerkesztő program használata esetén is egyszerű a Word docs konvertálása vagy a csak megtekinthető dokumentumok olvasása. Ha meg szeretné védeni a levelet a szerkesztéstől, válassza a "Mentés másként" lehetőséget, és válassza ki "PDF" a formátumbeállításokban. A PDF könnyen megnyitható és olvasható, és az olvasó nem tudja szerkeszteni a dokumentumot. A levelet közvetlenül a Wordből is kinyomtathatja fizikai formátumban való megosztáshoz.