Kép jóváírása: oatawa/iStock/GettyImages
Az alkalmankénti e-mailek hiányát nehéz elkerülni. A beérkező levelek tele vannak napi hírlevelekkel, üzleti e-mailekkel és személyes e-mailekkel, és az egyik elkerülhetetlenül kicsúszik a réseken. Bár nincs jelen rossz szándék, az e-mail kihagyásának okának magyarázata és a bocsánatkérés alapvető stratégiát igényel. A legtöbb címzett elnéző, ha „Elnézést a késői válaszért” e-mailt látja, mivel mindenki hajlamos arra, hogy időnként kihagyjon egy e-mailt.
Vegye figyelembe a kontextust
A kontextus és a tét kulcsfontosságú a válasz szempontjából, és végső soron meghatározza a választ. Ha lemarad egy hétköznapi e-mailről vagy egy rutin bejelentésről a munkahelyén, elegendő egy egyszerű bocsánatkérés. Ha azonban kihagy egy fontos e-mailt, annak következményei vannak. Válaszának bocsánatkérő és komoly hangvételűnek kell lennie. Ha elmulaszt egy e-mailt egy potenciális ügyféltől, az Ön és a munkáltatója bevételeibe kerülhet, a munkája szempontjából kritikus utasításokat vagy feladatokat tartalmazó e-mail hiánya pedig súlyos negatív következményekkel járhat. Ebben az esetben az Ön válasza „Elnézést a késői válaszért” helyett valami olyasmire változik, mint „Sürgős bocsánatkérés az e-mail hiányáért”.
A nap videója
Ne komplikáld túl
A hosszan tartó bocsánatkérések sárosak, és inkább kétségbeesést tükröznek, semmint egyszerű hibát. A nem kritikus jelentőségű e-mailek esetében ragaszkodjon az alapvető bocsánatkéréshez, és tájékoztassa az e-mail feladóját, hogy lemaradt az e-mailről a beérkező levelek között, és szeretné újra felkeresni a beszélgetést. A beszélgetés ilyen módon történő újraindítása okot ad a személynek, hogy válaszoljon, és visszatérjen a szokásos eszmecseréhez.
A rövid e-mailek olvashatóbbak, és a címzett nagyobb valószínűséggel olvassa el válaszát. Ha lehetséges, korlátozza egy bekezdésre, és fejezze be a bocsánatkérést kérdéssel vagy cselekvésre ösztönzéssel. Kérjen találkozót vagy telefonhívást, hogy személyesebbé tegye a beszélgetést. Ha lemarad egy fontos e-mailről, feltétlenül kérjen személyes találkozót vagy telefonhívást. A személyes kapcsolatteremtés lehetősége valódibbá teszi bocsánatkérését, és helyreállíthatja a kapcsolatot vagy orvosolhatja a problémát.
Használjon sablont
Ha nehezen tud hatékony bocsánatkérő e-mailt írni, használjon egy bizonyított és már megírt e-mailt. A sablonokat egyszerű internetes kereséssel megtalálni. Legyen óvatos a teljes másolás és beillesztés során. Ideális esetben testre kell szabnia és személyre szabnia a sablont, hogy a szöveg valódi legyen, és az Ön helyzetének megfelelően olvasható legyen. A sablonokat legjobb útmutatóként használni a bocsánatkérő e-mailekhez, nem helyettesíteni.
