Mi az a táblázatos formátum?

A "táblázatos formátum" egyszerűen egy táblázat formájában megjelenített információ, sorokkal és oszlopokkal. A legtöbb irodai hatékonyságnövelő szoftver, például a szövegszerkesztők és a táblázatkezelők tartalmaznak eszközöket a szöveg és az adatok táblázatos formátumú bevitelére. Ezután javíthatja a táblázat megjelenését a betűtípusok, szegélyek, hátterek és egyéb vizuális jellemzők beállításával.

Az adattábla egy ügyes és kényelmes módja az ismétlődő adatelemeket tartalmazó nagy mennyiségű információ bemutatásának. Például a vállalati ügyfelek listájának minden bejegyzése tartalmazza az ügyfél nevét, beosztását, címét, telefonszámát és egyéb azonosító információkat. Ezeket az információkat táblázatos formában – azaz sorokban és oszlopokban – lehet felsorolni úgy, hogy minden adatelemhez külön oszlopot használunk. Az oszlopok általában olyan fejlécekkel vannak azonosítva, mint az „Ügyfél neve”, „Utca címe” és „E-mail cím”, és minden sor egyetlen ügyfélre vonatkozó összes információt tartalmazza.

Az általános szövegszerkesztő programok, például a Microsoft Word és a Google Docs parancskészletet tartalmaznak a számára üres táblázatok létrehozása, adatok táblázatos formátumban történő bevitele és az általános megjelenés módosítása asztal. A táblázat teljes méretét, a sorok és oszlopok számát tekintve, általában annak a nyomtatott oldalnak a mérete határozza meg, amelyen a táblázat megjelenik. A szövegszerkesztők egyszerű parancsokat is végrehajthatnak, például megtalálhatják az egyes oszlopokban lévő összes szám összegét.

Az olyan táblázatkezelő programokat, mint a Microsoft Excel, kifejezetten az információk táblázatos formátumú létrehozására, kezelésére és bemutatására tervezték. Az új táblázat egyszerűen egy nagy táblázat üres cellákkal, amelybe a felhasználó információkat írhat be. A táblázatok sokoldalúbbak, mint a szövegszerkesztők, mivel képesek nagyszámú információsort és -oszlopot kezelni. Például a táblázatok táblázatos formátumú adatokat konvertálhatnak részletes kördiagramokká, vonaldiagramokká vagy más típusú grafikonokká.

Az olyan adatbázis-szoftverek, mint a SAS, másképpen működnek, mint a táblázatok, mivel az adatok egyedi rekordokba kerülnek, és a rekordok táblázatos formában jeleníthetők meg, ha a felhasználó úgy dönt. Például egy ügyféladatokat tartalmazó adatbázisban minden ügyfélhez külön rekord jön létre névvel, címmel és egyéb vonatkozó információkkal. Az adatbázis segítségével minden ügyfél számára kinyomtatható postacímke, egyedi jellemzők alapján azonosíthatók az ügyfelek -- mint például a Mississippitől keletre lévő összes ügyfél -- vagy táblázatos formában mutassa be az ügyfelek adatait formátum.