Töltse le az elérhető Excel főkönyvi sablont az ingyenes webhelyek egyikéről. A sablonnak minden Excel-verzióban működnie kell. A főkönyv a számviteli rendszeren belüli egyes számlák tranzakcióinak nyilvántartása. Mivel a főkönyv és a megfelelő számviteli technikák használatához kettős könyvvitel szükséges, minden egyes bevitt tranzakció két számlát érint.
Kattintson az „1” feletti és az „A”-tól balra lévő cellába. Ez a teljes oldalt kiemeli a főkönyvi lapon. Tartsa lenyomva a "CTRL" és a "C" billentyűket a lap másolásához. Kattintson a "Beszúrás" gombra a felső menüsorban, görgessen le a "Munkalap" gombra, majd kattintson. Kattintson a bal felső sarok cellájába az „1” felett és az „A” betűtől balra az új munkalapon, és tartsa lenyomva a „CTRL” és „V” billentyűket a főkönyvi sablon másik lapra történő beillesztéséhez. Ebben a sablonban kilenc különböző számla főkönyvi tranzakcióinak megadására van hely.
Hozzon létre legalább öt egyforma lapot, így összesen 45 különböző fiókot kaphat, amelyeket nyomon követhet. Az első lap a csekk-, takarék- vagy bérszámfejtésre szolgál; „Bankszámlák” címmel. A cím létrehozásához kattintson a jobb gombbal a bal alsó sarokban lévő „1. lap” fülre, és válassza az „Átnevezés” gombot. A második lap a „Jövedelem” számlákra vonatkozik. Ide tartoznak az értékesítésből származó bevételek, a szolgáltatási bevételek és a kifizetett díjak visszatérítései.
A harmadik lap a „Költség” számlákra vonatkozik. Ezek magukban foglalják a fizetett bérleti díjakat, a rezsit, a munkaerőt és az engedélyeket vagy az adókat. A negyedik lapnak a „részvény” számlákra kell vonatkoznia, beleértve a cégalapítás kezdeti befektetését, a tulajdonos számára lehívott lehívásokat és a társaságba történő újrabefektetéseket. Végül az ötödik lapnak a „kötelezettségek”-nek kell lennie, beleértve az épületekre, járművekre, berendezésekre és hitelkártyákra adott kölcsönöket.
Hozzon létre további munkalapokat azokhoz a területekhez, amelyekben kilencnél több fiók található. Ha véletlenül valamelyik kategóriának kilencnél több fiókja van, például „Kiadások”, hozzon létre még egyet vagy még két lapot, és nevezze át őket „Költségek 2”-re és „Kiadások 3-ra”. Minden létrehozott fiókhoz hozzá kell rendelni a szám. Általában minden bankszámlán 10-, a bevételi számlákon 20-val, a kiadási számlákon 30-val, a tőkeszámlákon 40-tel, a forrásszámlákon pedig 50-nel kezdődik.
Jegyezze fel minden főkönyvi bejegyzés oszlopait. A dátum és leírás oszlopok önmagukban értendők. A "Post Ref." oszlop a tranzakció által érintett másik számla számának a sorba való beírására szolgál. A fennmaradó oszlopok a „Tartalom”, „Jóváírás” és „Egyenleg”.
A számlák terhelése legtöbbször pénzt ad hozzá a számlához, a jóváírás pedig pénzt távolít el a számláról. Minden terheléshez tartoznia kell egy jóváírásnak. Egy másik módja ennek: a terhelés azt jelenti, hogy "amit kaptál", a jóváírás pedig azt, hogy "honnan van".
Például 400 dollárt fizet a villanyszámláért. Fizetni az üzleti csekkből származó csekkel. Kérdezd meg magadtól, mit kaptál? 400 dollár értékű áramot kapott, ezért terhelje meg a közüzemi számlát (#3010) 400 dollárral. Most kérdezd meg magadtól, honnan jött? A folyószámlájáról érkezett, ezért írjon jóvá 400 dollárt a bankszámlán (#1010).
A közüzemi számlán a 1010-es számot írja be a Post Ref-nek, a bankszámlán pedig a 3010-et a számlaszámnak.
