Outlook átirányítás vs. Előre

Bizonyos körülmények között – például amikor távol van az irodától, de meg kell néznie az e-mailjeit, vagy amikor zsonglőrködik több e-mail fiók – A Microsoft Outlook szabályoknak nevezett parancskészletet használ a bejövő üzenetek továbbítására vagy átirányítására automatikusan. A levelek továbbítása és átirányítása egyetlen üzenetre is alkalmazható szabály létrehozása nélkül.

Az Outlook programparancsokat, úgynevezett szabályokat vagy szűrőket használ az e-mailek kezeléséhez, az üzenetek rendszerezéséhez és a feladatok elvégzéséhez. A beépített Szabályok és figyelmeztetések varázsló lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy meghatározzák azokat a feltételeket, amelyek esetén az Outlook automatikusan végrehajt egy vagy több műveletet vagy feladatot. A népszerű szabályok közé tartozik az üzenetek áthelyezése egy adott személytől egy kijelölt mappába, az üzenetek megjelölése egy bizonyos feladótól a nyomon követés és a mobil riasztás küldése bizonyos tartalmazó e-mail kézhezvételekor szavak. A felhasználó által létrehozott szabályok közé tartoznak a bejövő üzenetek automatikus továbbítására és átirányítására vonatkozó parancsok.

Az e-mail továbbításakor a tárgysor elején egy "FW:" jelenik meg, és alapértelmezés szerint az e-mail törzse tartalmazza az eredeti üzenetet és az üzenet előzményeit. Az eredeti üzenet a beérkező levelek mappájában vagy a kijelölt mappában marad. Hozzon létre egy szabályt az üzenetek automatikus továbbításához egy adott fiókból vagy egy adott fiókba, ha bizonyos információk vannak rendszeresen megosztja munkatársaival vagy más felekkel, és tudatni szeretné, hogy részese vagy az üzenetnek történelem. Például egy asszisztens, aki a heti ebédértekezletek koordinálásáért felelős, szabályt állíthat fel automatikusan továbbítja a könyvelésbe a céges vendéglátótól a „számla” szót tartalmazó e-maileket osztály.

Egy üzenetet gyakran átirányítanak, ha hibásan érkezik. A fő különbség a továbbítás és az átirányítás között az, hogy míg a továbbítás automatikusan módosítja az e-mailt, és tartalmazza az üzenet részleteit előzmények, az átirányítás diszkréten elküldi az e-mailt a kívánt félnek az eredetileg írt állapotában, így úgy tűnik, mintha közvetlenül az eredetitől kapta volna feladó. Ez egy hasznos funkció, ha a kívánt félnek nem kell tudnia, hogy megkapta az e-mailt. Az átirányítás a beérkező levelek mappájában vagy a kijelölt mappában is hagyja az üzenet másolatát. Állítson be egy szabályt a levelek automatikus átirányítására, ha rendszeresen át kell irányítania az üzeneteket más feleknek. Például egy főiskolát végzett, aki továbbra is megkapja az iskolája e-mail fiókjába küldött üzeneteket, beállíthat egy szabályt, amely automatikusan átirányítja a leveleket egy új e-mail címre.

Néha a feladók az Information Rights Management-et használják, amely a Microsoft olyan opciója, amely engedélyeket ad az e-mail üzenetekre, meggátolva a címzetteket az üzenet továbbításától, átirányításától vagy más módon történő megosztásától. A legjobb gyakorlat ezekben az esetekben, ha értesíti a feladót, hogy nem Ön a címzett, ha tévedésből kapta az e-mailt. A feladó eltávolíthatja vagy megváltoztathatja az engedélyeket, vagy saját maga is elküldheti újra az üzenetet. Szintén az üzenet továbbítására, különösen, ha az e-mail érzékeny adatokat tartalmaz, az átirányítást a cége hálózatán kívüli címre küldött levél sértheti a belső szabályzatokat és az adatvédelmet törvényeket.