A digitális fájlkezelő rendszernek komoly üzleti előnyei vannak.
Ahogy vállalkozása a digitális terjesztés korszakába lép, el kell döntenie, hogy áttér-e a papíralapú iktatórendszerről a digitális fájlkezelő rendszerre. Bár a teljesen számítógépes irattári rendszerre való váltás ijesztőnek tűnhet, a digitális irattári rendszer használatának jelentős előnyei sokakat az átállásba késztetnek.
Csökkentett költség
A dokumentumok tárolására fordított ingatlanbérleti költségek miatt a digitális iktatás azonnal megtérül, amint bevezetésre kerül. Mivel nincs fizikai papírmunka, a dokumentumok kezelésének és oda-vissza továbbításának költségei jelentősen csökkennek. Ez azt is lehetővé teszi, hogy a papírként tárolandó dokumentumokat kisebb és olcsóbb helyekre iktassák.
A nap videója
Zöldé válni
Vállalkozása szénlábnyomának csökkentése fontos tényező lehet a mai zöld gondolkodású fogyasztói bázis elérésében. Nagymértékben javíthatja a vállalat imázsát, adókedvezményeket biztosíthat és csökkentheti az ellátás költségeit. A digitális irattári rendszer pozitívan megváltoztathatja a vállalkozás alapjait, a „zöldebb” rendszerre való átállás pedig bőséges hirdetési lehetőséget kínál.
Simább munkafolyamat
A fizikailag iktatott és tárolt dokumentumok nyomtatott példányainak lekérése hosszadalmas folyamat lehet, amely emberi hibára, biztonsági problémákra és fizikai veszteségre vezethet. Ez nem így van a digitális rendszereknél. Egy dokumentum pillanatokon belül elérhető a rászoruló személy asztalánál. Ez rövidebb munkaidőt eredményez, gyorsabb haladást és több időt biztosít a projektek fejlesztésére.
Magasabb biztonság
Míg a hagyományos papíralapú iratrendszert bárki megnyithatja és megnézheti, aki hozzáfér, a A digitális irattári rendszer különböző szintű védelmet nyújthat, amely képes dokumentumokat tárolni bizalmas. Jelszavak, különböző felhasználók számára meghatározott mappák, adattitkosítás és audit trail használata, amelyek lehetővé teszik a rögzíti, hogy ki milyen fájlokhoz férhetett hozzá és mikor, a fájlkezelő rendszer sokkal nagyobb biztonságban tudja megőrizni dokumentumait.
Megbízható archiválás
A papíralapú dokumentumok és akták túlzott kezelés, tűzkár, árvízkár és egyéb természeti katasztrófák következtében megsemmisülhetnek. Mivel az adatok a világ bármely pontján tárolhatók szervereken, biztonságosan archiválhatja üzleti dokumentumait anélkül, hogy stresszelnie kellene az esetleges anyagi károk miatt. Az archivált adatait hordozhatóvá is teheti, például levehető merevlemezek, USB-meghajtók és CD-k használatával.
