Mik a Google Dokumentumok előnyei és hátrányai?

A Google a Google Dokumentumokat kínálja a Microsoft Word ingyenes alternatívájaként. A Docs nulla dolláros árcédulája felfelé íveli a Word-t, a Docs pedig kompatibilis a Word-dokumentumokkal, de az ingyenes szövegszerkesztőből hiányzik néhány funkció, például a több oszlop támogatása. A Dokumentumok teljes egészében az internetről futnak, ami bizonyos korlátozásokat okoz a fájlok elérhetőségében, de egyúttal módot ad a változatok folyamatos folyamának mentésére, hogy soha ne veszítse el munkáját.

A Microsoft Word-től és a legtöbb más szövegszerkesztőtől eltérően a Google Dokumentumok webböngészőben fut – nem kell telepítenie a Dokumentumokat a számítógépére. A Dokumentumok interneten keresztüli futtatása lehetővé teszi, hogy bármilyen internetkapcsolattal rendelkező számítógépen dolgozzon, de ez egy korlátozást jelent: Ha megszakad az internetkapcsolat, elveszíti hozzáférését a programhoz. Megkerülő megoldásként a Google egy Drive alkalmazást kínál a Chrome-hoz és egy Drive asztali programot, amelyek offline hozzáférést biztosítanak az összes Drive-fájlhoz, beleértve a Dokumentumok fájljait is. Az offline munkavégzéshez azonban előre kell terveznie. Ha nem állítja be előre a Drive-ot offline módra, akkor nem érheti el egy csípéssel offline a Dokumentumokat.

A Dokumentumokban szerkesztett összes fájlt minden változtatáskor automatikusan menti a Google Drive-ra, így ha a számítógép összeomlása esetén pontosan onnan folytathatja, ahol abbahagyta -- a Dokumentumok menüben még a „Mentés” opció sincs. Fájl menü. A Drive minden mentést külön verzióként tárol, lehetővé téve a változtatások visszaállítását. A Google nem számítja bele a Dokumentumok-fájlokat a Drive-on kijelölt tárterületbe, így korlátlan számú dokumentumot és változatot őrizhet meg. Bár hasznosak, ezek a funkciók kizárólag a Google Drive-on keresztül működnek: Nem kapcsolhatja össze a Dokumentumokat a Dropbox, Box, SugarSync vagy bármely más felhőalapú tárolási szolgáltatással. Ha már használ egy másik szolgáltatást, és meg szeretne osztani egy Dokumentumok-fájlt ezen a szolgáltatáson keresztül, le kell töltenie a fájlt, majd fel kell töltenie a kívánt felhőszolgáltatásba.

A Google Dokumentumok legtöbbje ugyanazokat a funkciókat tartalmazza, mint a Microsoft Word, de nem minden működik ugyanúgy a két program között. 2013-ban a Microsoft olyan hirdetéseket adott ki, amelyek felhívták a figyelmet a Dokumentumok bizonyos funkcióira, köztük az oszlopokra és a képszerkesztési támogatásra. A Google azonban időnként új funkciókkal egészíti ki a Dokumentumokat, például a 2014 közepén megjelenő „Javasolt szerkesztések” funkcióval, amely egyenértékű a Word Változások követése funkciójával. Néhány esetben a Dokumentumok a Wordön túlmutató funkciókat is kínálnak, különösen az együttműködést illetően: A Dokumentumokban több felhasználó dolgozhat egyidejűleg egy dokumentumon, és valós időben láthatja a változásokat.

A Microsoft Word jelentős előnyt kínál a Microsoft Office programcsomag többi részével való integrációja révén, például táblázatcellák beillesztése Excelből a Wordbe, vagy PowerPoint-dia beágyazása dokumentum. A Dokumentumok hasonló kapcsolatokat támogat a Google más irodai programjaival, a Táblázatokkal és a Diákkal, de a fejlettebb Office-programokhoz, például a Publisherhez, az Accesshez vagy a Visiohoz, nincs Google megfelelője. A Dokumentumok nem tud közvetlenül hivatkozni az Outlook-adataira, hogy körlevelet hajtson végre, vagy információkat olvasson el a naptárában.