20 nindzsa-tipp, hogy a legtöbbet hozza ki a Gmailből

A Gmail 2015-ben meghaladta a 900 millió felhasználót. Nem rossz egy olyan projekttől, amelynek kódneve egy Dilbert rajzfilmből származik. Amikor megjelent, senki sem hitte el – április 1-jén debütált.

Részben a Gmail egyszerű kezelőfelülete miatt az emberek ritkán veszik a fáradságot, hogy megtanulják számos funkcióját. Hiszen ez már olyan könnyű. De azok számára, akik időt szánnak arra, hogy megtanulják a csínját-bínját, a Gmail sokkal hatékonyabb eszközzé válik. Íme 20 tipp, amelyek segítenek abban, hogy Gmail-nindzsává váljon.

Ez a Gmail navigálásának egyetlen legfontosabb eszköze. Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, valószínűleg soha nem használta. Kattints a Felszerelés -- a Gmail képernyőjének jobb felső sarkában található -- és belép egy bátor új világba.

Az első dolog, amit észrevesz, amikor rákattint a Felszerelés nevű címsor alatt számos választási lehetőség található

Azt is kiválaszthatja, hogy hány e-mail jelenjen meg egy oldalon. Kattints a Felszerelés és akkor Beállítások > Általános. Alatt Maximális oldalméret oldalanként kiválaszthatja a beszélgetések (azaz e-mailek) számát 10 és 100 között.

Ne feledje, hogy amikor módosítja a Beállításokat, le kell mennie az oldal aljára, és ki kell választania Változtatás mentése vagy a módosítások nem maradnak meg.

A téma kiválasztása az egyik legdrámaibb vizuális változás, amelyet a Gmailben végrehajthat. Menj a Felszerelés és válassza ki Témák. Különféle hátterek fogadják majd. A színes háttér azt az érzést kelti, mintha közvetlenül az asztalról dolgozna, nem pedig a böngészőben. És választhat egyet saját képei közül is háttérnek.

Ha vissza szeretne térni a Gmail alapértelmezett hátteréhez, válassza ki a megjelöltet Fény.

Kiválaszthatja a szövegstílust is. Menj a Felszerelés és válassz Beállítások > Általános és meglátod Alapértelmezett szövegstílus. Itt választhatja ki a szöveg betűtípusát, stílusát és színét.

Hogyan fizetsz a szálaidért? Nem ruhákra gondolunk. Szálak számos levelezőprogram olyan funkciója, amely csoportosítja az üzeneteket a válaszukkal együtt. Lehet, hogy ez tetszik, vagy nem; esetleg szeretné látni az egyes e-maileket külön-külön. Ha nem szeretné, hogy az e-mail beszélgetések egymásba legyenek ágyazva, kikapcsolhatja ezt a funkciót. Irány a Felszerelés és válassza ki Beállítások > Általános és akkor Beszélgetés nézet. Válassza a mellette lévő rádiógombot Beszélgetés nézet kikapcsolva hogy véget vessünk a szálaknak.

A beérkező levelek stílusát is módosíthatja. Menj a Felszerelés és válassz Beállítások > Beérkezett üzenetek. Válassza ki a mellette lévő legördülő menüt Beérkezett üzenetek típusa. Ez az alapértelmezett érték, amely az e-maileket a beérkezésük sorrendjében jeleníti meg. De talán más utat választana. Talán először az olvasatlan e-maileket szeretné látni, vagy a csillaggal jelölt e-maileket, vagy akár a fontos e-maileket a tetején.

De Ön azt kérdezi: Honnan tudja a Gmail, hogy mi a fontos? Kiváló kérdés! És ezzel el is érkeztünk a következő tippünkhöz.

Megtaníthatja a Gmailnek, hogy mely üzenetek fontosak az Ön számára. Minden egyes e-mail mellett van egy kis zászlószerű ikon, amelyre kattintva sárgára vált (a részletekért lásd a képernyőképet). Ha rákattint, elmondja a Gmailnek, hogy ez fontos. Egy idő után a Gmail rákap, és elkezdi automatikusan fontosként azonosítani ezeket az e-maileket. Például minden e-mail, amely a főnökétől érkezik, fontosként lesz megjelölve. Ezzel szemben törölheti a nem fontos e-mailek kijelölését, de amelyeket a Gmail tévedésből így azonosít. Hamarosan a Gmail fogja elvégezni az e-mailek rendezését.

Az e-mailek vizuális rendszerezése segíthet a fontos e-mailek azonosításában, miközben gyorsan átadja a beérkező leveleket. A Gmail két fő eszköze erre címkéket és csillagok. Kezdjük a címkékkel, amelyek a Gmailben mappaként is funkcionálnak. Címke létrehozásához lépjen az ablak tetejére, és válassza ki a Költözik mappa alakú ikon.

Ha rákattint, megjelenik egy legördülő menü. Válassza ki Újat készíteni. Adjon nevet az új címkének, és kattintson Teremt.

Ahogy már említettük, a címkék valójában csak a Gmail által a mappákhoz használt nevek. A beérkező levelek bal oldalán jelennek meg a Összeállít gomb. A címkézett e-maileket színesebbé teheti, ha színt rendel hozzájuk. Ha az egérmutatót a címke neve fölé viszi, egy kis nyíl jelenik meg jobbra. Kattintson rá, és megjelenik egy doboz. A doboz tetején látni fogja Címke színe. Kattintson az ettől jobbra lévő nyílra, és megjelenik egy címkeszín kiválasztási mező. Egyszerűen kattintson a kívánt színre, és ez lesz a címke színe.

A csillagok egy másik nagyszerű módja annak, hogy e-mailjeit vizuálisan kiemelje. Nézze meg a beérkező levelek e-mail lista jobb szélét, és üreges csillagokat kell látnia. Ha rákattint egy csillagra, az sárgára vált. Boom, most megjelölte az üzenetet. Azt jelentheti, amit csak akar; A csillagozott e-mailek fontosként, nyomon követést igénylőként vagy másként címkézhetik meg az e-mailt. Tőled függ.

A sárga nagyszerű, de sokkal több szín közül is választhatsz, nagyban bővítve ezeknek a kis ikonoknak a szervezeti értékét. Minden alkalommal, amikor rákattint egy csillagra, az átvált az elérhető színek egyikén.

De itt van egy trükk: Ön szabályozhatja, hogy mely színek (sőt formák) állnak rendelkezésre. Kattints a Felszerelés és válassza ki Beállítások > Általános. Görgessen le a lehetőséghez Csillagok. Csillagokat (és alakzatokat) húzhat a Nem használatban és a Használatban szakaszok között, így minden lehetőséget megad arra, hogy meghatározza, mi történik, ha a beérkező levelek között visszakattint a csillagokra.

Miután kiválasztotta, hogy mit szeretne, ne felejtsen el kattintani Változtatások mentése.

Miután visszatért a postaládájába, kiválaszthatja a kívánt csillag (vagy más ikon) színét, ha többször kattint az e-mailje melletti csillag ikonra. Egymás után végigfut a színlehetőségeken.

A szűrők létrehozása nagyszerű módja a Gmail termelékenységének javításának. Lényegében olyan szabályokat hoz létre, amelyek automatizálják a Gmail válaszát a bejövő e-mailekre. Ezzel időt takaríthat meg, mivel többé nem kell minden egyes e-mailt külön-külön kezelnie. A szabályok bármiek lehetnek, az e-mailek áthelyezésétől a továbbításon át, egészen az előre megírt válasz elküldéséig.

Először válassza ki azt az e-mailt, amelyhez szűrőt szeretne létrehozni. Ezután válassza ki Több a felső menüsorból, és menjen le a Szűrje ki az ehhez hasonló üzeneteket.

Az alábbi példában egy marketing e-mailt választottunk a Phoenix szimfóniából. Az első felbukkanó dobozban a Tól től: sor kitöltve. Kattints oda, ahol az áll Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel.

Ha végzett, egy másik mezőbe kerül, ahol létrehozhatja a kívánt szabályt vagy szűrőt. Ebben az esetben két szabályt fogunk létrehozni: hagyja ki a beérkező leveleket, és sorolja be az ilyen típusú e-maileket promócióként. Miután kiválasztotta a szabályokat, kattintson a gombra Szűrő létrehozása. Ez megtörtént, a Phoenix Symphony marketing részlegétől érkező összes e-mail átkerül a postafiókba, és közvetlenül a Promóciók.

Ebben a mezőben látni fogja, hogy számos lehetőség közül választhat szűrő létrehozásához. A feladótól érkező összes e-mailt (ebben az esetben a phoenixsympony.org) csillaggal megjelölheti, olvasottként jelölheti meg, vagy törölheti, többek között.

A szűrők létrehozásával olyan folyamatot vezet be a beérkező levelek mappájába, amely az e-maileket a kívánt irányba mozgatja, és jelentősen növeli az e-mailek hatékonyságát.

Ha létrehoz egy szűrőt, annak nincs hatása a már kapott e-mailekre – hacsak nem választja ki Szűrő alkalmazása a megfelelő beszélgetésekre is amely egy jelölőnégyzet közvetlenül a jobb oldalán található Szűrő létrehozása gomb.

Valószínűleg küldött legalább egy e-mailt, amelyet szeretné, ha visszakapna.

Szeretnéd, ha a Küldés gombra kattintás után a visszavonásra kattintana? Szerencsére a Gmailben ezt megteheti. Kattints a Felszerelés azután Beállítások > Általános. Kattintson a jelölőnégyzetre az engedélyezéshez Küldés visszavonása és válassza ki, mennyi időt szeretne adni magának. Ne feledje, hogy minél hosszabb ideig állítja be a visszavonási türelmi időt, annál tovább tart, amíg minden egyes e-mail ténylegesen elküldésre kerül a kimenő postafiókból, így 10 vagy 20 másodperc valószínűleg elegendő.

A billentyűparancsok nagyszerű eszközt jelentenek a Gmailben való gyorsabb mozgáshoz. Segítségükkel navigálhat a Gmailben, és segíthet az üzenetek rendezésében. Az első dolog, amit tennie kell, az, hogy bekapcsolja a billentyűparancsokat, mivel azok alapértelmezett pozíciója le van tiltva. Ezt a fogaskerékre kattintva teheti meg Beállítások > Általános. Menj Gyorsbillentyűket és válassza ki a mellette lévő rádiógombot Billentyűparancsok bekapcsolva.

A Gmail billentyűparancsainak teljes listájához, látogasson el ide. Ezenkívül találhat egy Gmail csalólapot is itt.

A legtöbbünknek több e-mail fiókja van. És lehetőség van arra, hogy ezeket a fiókokat hozzáadja a Gmailhez, így nem kell több fiókba bejelentkeznie az e-mailek megtekintéséhez, amennyiben ezek hagyományos POP3-fiókok.

Ismernie kell a hozzáadni kívánt e-mail fiókok beállításait. Ha ezekkel az információkkal rendelkezik, lépjen a Gearbe Beállítások > Fiókok és importálás. Ezután válassza ki Adjon hozzá egy saját POP3-mail fiókot.

Innen csak adja meg a Gmail által kért információkat. A Gmail megpróbálja automatikusan feltölteni ennek egy részét, de előfordulhat, hogy rosszul csinálja. Jobb, ha előre tudja ezeket az információkat, és manuálisan adja meg. Észrevesz egy gombot is mellette A letöltött üzenetek másolatát hagyja a szerveren. Válassza ezt, ha gyakran ellenőrzi az adott fiókhoz tartozó leveleket más helyekről. Az adatok kitöltése után kattintson a gombra Fiók hozzáadása. Beállította a Gmailt, hogy fogadja az e-maileket a másik fiókjából.

Azt is megkérdezik tőled, hogy te is szeretnéd-e ezt Küld e-maileket ebből a fiókból. Ha az igen lehetőséget választja, akkor a következő mezőben megjelenik a kérdés, hogy kívánja-e Kezelje álnévként. Ez egy személyes döntés, amely mindennél jobban befolyásolja a keresési beállításokat. További részleteket megtudhat itt. Lényegében, ha kiválasztja Kezelje álnévként, amikor a „Feladó: Én” kifejezésre keres, a Gmail ezt az új címet „énként” is kezeli – vagyis Önt –, és lekéri az összes e-mailt a hozzáadott új fiókból.

Ezenkívül meg kell adnia a kimenő szerver adatait és jelszavát. Amikor a Tovább gombra kattint, előfordulhat, hogy egy megerősítő kódot kell megadnia, amely igazolja, hogy valóban Ön a fiók tulajdonosa. Ezt e-mailben vagy SMS-ben küldjük el a telefonjára. Ha ezt a lépést befejezte, készen áll az indulásra. Az új e-mail címet itt láthatja Levél küldése mint: ban ben Fiókok és importálás beállítások alatt.

Amikor legközelebb e-mailt küld, egy legördülő mező jelenik meg a Tól től: az e-mail sorát. Választhat, hogy az eredeti Gmail-fiókjából vagy a hozzáadott új fiókjából küldjön e-mailt. Ügyeljen arra, hogy arról a címről küldjön üzenetet, amelyről küldeni szeretne. Van egy beállítás Fiókok és import ez lehetővé teszi Válaszoljon ugyanarról a címről, amelyre az üzenetet küldték. Ezzel a kiválasztással elkerülheti a hibákat, ha az a cél, hogy mindig ugyanaz legyen.

Más e-mail fiókok hozzáadása kissé bonyolult lehet. Követjük tehát egy egyszerű tanáccsal, amely sok súlyosbodástól kímélheti meg. Talán észrevette, hogy istentelenül sok promóciós e-mailt halmozott fel. Itt az ideje, hogy búcsút csókoljunk nekik, és használjuk fel az értékes 15 GB-os tárhelyet, amelyet a Gmail sokkal fontosabb dolgokra biztosít.

Ezt talán már tudod, ha rákattintasz a Mindet kiválaszt ikonra a felső menüsor bal szélső sarkában, csak 100 e-mail van kiválasztva (vagy akárhány e-mailt is beállított egy oldalra). Ha sok e-mailje van, hosszú ideig tart, amíg egyszerre 100-at töröl.

Kiderült, hogy a megoldás a szem előtt rejtőzik – és valószínűleg soha nem vetted észre. Ha az összeset kiválasztja, és több e-mail van ebben a mappában vagy címkében, mint amennyi elfér az aktuális oldalon, mindig lehetősége van az összes e-mail kiválasztására. Kattintson a sárga üzenetben található hivatkozásra az összes kijelöléséhez.

Miután kiválasztotta az e-maileket, kattintson a gombra Töröl. Kész és kész!

A keresési operátorok a keresési világ billentyűparancsai. Ha most megtanulja őket, sok későbbi rostálástól kímél meg. Segítenek finomítani a keresést, amikor az e-mailt a szénakazalban keresi.

A Gmail keresési operátorai közé tartozik Tól től: amely egy név után automatikusan megkeresi az adott személy összes e-mailjét. Hasonlóképpen van Nak nek: amely címzettet határoz meg. Például, ha gyorsan meg szeretné találni a képregénylegenda, Stan Lee rajongói leveleit, akkor gépeljen Címzett: Stan Lee és a lista megjelenik a postaládájában. Tárgy szerint is kereshet a segítségével Tárgy: Képregények. (Ne feledje, hogy a kettőspont és a keresett kifejezés között nem lehet szóköz.) Kereshet címkék alapján is (Címke:) és az e-maileket mellékletek szerint rendezi (Van: melléklet).

Számos más módja is van a keresésnek, és a Gmail egy listát kínál a keresési operátorokról itt.

A Google mérnökei gyakran adnak hozzá "kísérleti" dolgokat a Gmail jobbá tétele érdekében. A Google Labs az a hely, ahol először kipróbálhat néhány új funkciót.

Merüljön el közvetlenül a gombra kattintva Felszerelés és kiválasztva Beállítások > Labs. Most lépett be a tesztelési területre. Itt találhat olyan dolgokat, mint például az ellenőrzött feladók hitelesítési ikonja (olyan eszköz, amely megakadályozza, hogy a spamküldők utánozzák az üzeneteket, és úgy tűnjenek, mintha egy megbízható webhelyről érkeznének). A kipróbáláshoz kattintson Engedélyezze.

Próbálja ki, melyiket szereti; mindig letilthatja azokat, amelyekről úgy dönt, hogy nincs igazán szüksége.