A Microsoft Word nagyon régóta tartalmaz sablonokat a nyomtatható címkelapokhoz, valamint az általános dokumentumokhoz, például levelekhez. A különféle szállítók címkeelrendezésével a Word vagy egyetlen bejegyzést nyomtathat egy adott címkére, vagy egy teljes címkelapot készíthet egyszerre.
Ha az Outlook címjegyzékében vagy egy Excel-táblázatban vagy Access-adatbázisban névjegyek listája található, a Körlevél képes importálni az információkat, és automatikusan létrehozhat egy címkesorozatot. Alternatív megoldásként létrehozhat saját levelezőlistát közvetlenül a Wordben a Körlevél-összevonás során. A Microsoft levelezőprogramja nem varázslat, de majdnem olyan gyorsan tud működni.
A nap videója
Nyilvánvaló, hogy a Körlevél rengeteg előnnyel jár a levelezőházak és a tömeges küldeményeket végző nagyvállalatok számára. De még a hétköznapi emberek számára is nagyon hasznos. Ha már nem kell minden egyes borítékot átadnia, családja újra kedvet kaphat ahhoz, hogy minden decemberben gyönyörű (papír alapú) ünnepi képeslapokat küldjön. Ha segít a helyi PTA vagy egy cserkészcsapat vezetésében, a körlevél nagyon hasznos lehet szórólapok küldéséhez.
Hogyan működik a körlevél?
Három dokumentum van egy körlevélben. Ami a címkéket illeti, a fő dokumentum az, amelyet az elrendezés beállításához használ, beleértve a vállalati logót vagy a szállítási címkéken a visszaküldési címet, ha szeretné ezeket feltüntetni. Az Ön levelezőlistája, amely a címkékre nyomtatandó címeket tartalmazza, az adatforrás. Ez a két dokumentum együttesen hozza létre a címcímkéket. Itt van egy diagram:
Van néhány váratlan "botlás".
Ha például Excelt, Outlookot vagy Accesst használ adatforrásként, bizonyos szabályokat figyelembe kell vennie, amelyek nem biztos, hogy azonnal nyilvánvalóak. Például, ha Excel-táblázatot használ, meg kell győződnie arról, hogy az irányítószámok vagy irányítószámok oszlopa szövegként van formázva, hogy ne veszítsen el nullákat.
Ezenkívül csak akkor használhatja Outlook névjegyeit adatforrásként, ha az Outlookot állította be alapértelmezett levelezőprogramként.
Egyszerűbb lehet csupán a Word használata adatforrásként, különösen akkor, ha jártas a Word használatában, de nem ismeri alaposan a Microsoft egyéb irodai hatékonyságnövelő eszközeit.
Így készíthet és nyomtathat gyorsan alapvető levelezési címkéket a Word legtöbb kiadásában, mindezt a Word-en belül, anélkül, hogy végig kellene mennie az időigényesebb, teljes lépésről lépésre egyesítő varázsló rutinján.
1. lépés. Készítse elő a címkék fő dokumentumát
A Wordben lépjen a Fájl menübe. Válassza az Új dokumentum, majd az Üres dokumentum lehetőséget.
a Levelezések lapon lépjen a Körlevél indítása csoportba, és válassza a Körlevél indítása, Címkék lehetőséget. A Címkebeállítások párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy folyamatos adagolású vagy ívadagoló nyomtatót kíván-e használni.
Kép jóváírása: Jacqueline Emigh/Techwalla
Ezután a Címkeinformáció alatt válassza ki a címke szállítóját és a termékszámot, amely megfelel a használni kívánt címkecsomagnak. Nyomja meg az OK gombot.
2. lépés. Állítsa be a levelezőlistát a Wordben
Nyissa meg a Címzettek kiválasztása lehetőséget, és válassza az Új lista beírása lehetőséget.
A megjelenő Új címlista párbeszédpanelen a megfelelő oszlopokba írja be a levelezőlista minden egyes tagjára vonatkozó információkat. (Ezt alább megtettük a kitalált karakterek rövid listájával.)
Kép jóváírása: Jacqueline Emigh, Techwalla
Használja a Tab billentyűt, ha az egyik oszlopból a következőbe szeretne lépni, vagy a táblázat következő sorába szeretne lépni. Ha új sort szeretne létrehozni a táblázatban, válassza az Új bejegyzés lehetőséget, vagy nyomja meg az ALT+N billentyűkombinációt.
Az Oszlopok testreszabása nevű, könnyen használható funkció nagy rugalmasságot biztosít a levelezési címkékbe helyezendő információk tekintetében. Az alábbiak szerint eltávolíthatja az olyan oszlopokat, mint a Cím vagy a Cím 2. sora. Eltávolíthatja a telefonszámokat és az e-mail címeket is, mivel ezekre általában nincs szükség a címcímkéken.
Kép jóváírása: Jacqueline Emigh, Techwalla
Az Oszlopok testreszabása részben is hozzáadhat új oszlopokat, átnevezheti a meglévő oszlopokat, vagy módosíthatja az oszlopok sorrendjét a listán. Miután elvégezte az összes kívánt módosítást az oszlopokon, kattintson az OK gombra.
Ha végzett az összes kívánt személy hozzáadásával a listához, kattintson az OK gombra.
A Címlista mentése párbeszédpanelen adjon nevet az új fájlnak, majd kattintson a Mentés gombra.
Miután az összes címet hozzáadta a levelezőlistához, végül a körlevél címzettjeinek listája jelenik meg, amely valahogy így néz ki:
Kép jóváírása: Jacqueline Emigh, Techwalla
4. lépés. Adja hozzá a címeket a címkéihez
A Word nem feltétlenül tudja, hogy Ön hogyan kívánja a címkék kialakítását. A következő lépésben lépjen a Címblokkba, hogy meghatározza, hol jelenjenek meg a címek a címkéken.
A Címblokk kiválasztása után kattintson az OK gombra. A Word beszúrja a címblokkot az oldal első címcímkéjébe. Ezután válassza az Összes címke frissítése lehetőséget a címjegyzék replikálásához az összes címkén az egész oldalon.
5. lépés. Tekintse meg és nyomtassa ki címkéit
Az Eredmények előnézete oldalon látnia kell az oldalon lévő összes cím előnézetét.
Ha minden tubáknak tűnik, nyissa meg a Befejezés és egyesítés oldalt a címkék kinyomtatásához. Ha bármilyen tévhitbe ütközött, vagy úgy döntött, hogy tetszetősebb címkéket szeretne, lépjen vissza a Fájl menübe, és indítson el egy új Üres dokumentumot.
Térjen vissza a Körlevél indítása csoporthoz, ezúttal válassza ki a varázslót – természetesen azt a varázslót, amelyik a Körlevélben található, nem pedig a Dorothy's Land of Oz-ban.
