Ha kisvállalkozást vezet, a bérszámfejtés költséges és időigényes része a műveleteknek.
Kép jóváírása: ijeab/iStock/GettyImages
Ha kisvállalkozást vezet, a bérszámfejtés költséges és időigényes része a műveleteknek. A technológiának köszönhetően azonban nem kell harmadik féltől származó szolgáltatást fizetnie, és nem kell drága szoftverekbe fektetnie papíralapú csekk készítéséhez. Könnyedén kinyomtathatja a bérszámfejtési csekkeket az Excelből, de elengedhetetlen, hogy megfelelő papírral és tintával rendelkezzen a nyomtatáshoz, hogy az alkalmazottak befizethetik a fizetésüket.
Jelölje be az Excel nyomtatási sablont
Az első lépés, ha bérszámfejtési csekket szeretne nyomtatni az Excelből, keressen egy sablont. Ezeket könnyen megtalálhatja a webes kereséssel. Az Excelhez biztosított alapsablonok nem tartalmaznak csekket, de hasznos sablonokat találhat a dokumentációhoz, például a munkaidő-nyilvántartáshoz.
A nap videója
Miután megtalálta és letöltötte az Excelhez használható csekknyomtatási sablont, meg kell adnia a címzettre és a folyósított pénzre vonatkozó információkat. A csekket PDF formátumban menti, majd kinyomtathatja és kioszthatja az alkalmazottnak.
Nem elég egy csekknyomtatási sablon PDF. A pénzintézetek szorgalmasan védik a csalásokat, ezért nem lehet sima papírra nyomtatni és hivatalosként kiadni egy csekket. Ha lehetséges, megszerezni a követelményeket azoktól a pénzintézetektől, amelyeket alkalmazottai használnak annak biztosítására, hogy a csekkjeit ne tagadják meg. Ezek közé tartozhatnak a papír, a méret és a betűtípus specifikációi.
A megfelelő papír megtalálása
Miután használta a csekknyomtatási sablont az Excelben, és létrehozta a csekkeket PDF formátumban, a következő lépés annak megerősítése, hogy a csekkekhez használandó papír és tinta már működik az Ön nyomtatójával van. Ha nem, akkor új nyomtatót kell vásárolnia.
Amikor a csekket nyomtatóra nyomtatja, a mindennapi nyomtatáshoz használtnál nehezebb papírra kell lennie. Például, amerikai bank megköveteli, hogy a csekkeket papíron kell elkészíteni, és az alábbi specifikációkkal kell rendelkeznie:
- 7,75 x 2,75 hüvelyk és 8,75 x 3,667 hüvelyk közötti méret
- 24 lb között. és 44 lb. súly
- A papírszemcsék vízszintesen futnak.
A jó hír az, hogy megteheti megveszcsekknyomtató papír amely kielégíti a legtöbb banki követelményt. Látogasson el egy helyi irodaszer boltba, vagy vásároljon online, és ellenőrizze, hogy a papír kompatibilis-e az Ön által használt nyomtatótípussal.
A megfelelő tinta megtalálása
Az ellenőrzéseket nem csak szabványos tintapatronokat használó nyomtatón keresztül futtathatja. A bankok megkövetelik Mágneses tinta Karakterfelismerés tinta vagy toner az ellenőrzésekhez. Ha tintasugaras nyomtatón nyomtat, MICR tintára van szüksége, míg a csekkek lézernyomtatóval történő nyomtatásához MICR tonerre van szükség.
Ha Excelből szeretne bérszámfejtési csekket nyomtatni, ügyeljen a banki követelményekre a tintára is. A Bank of America esetében nem használhatja a kétoldalas módot a csekkek kinyomtatására. Ha a bérszámfejtési csekkjei kétoldalasak, a hátoldalát nem MICR tintával kell nyomtatni. Ha kihasználja a biztonsági funkciókat, hogy megakadályozza a manipulációt, például vízjeleket vagy vegyi üregeket, ellenőrizze, hogy a nyomtatási folyamat megfelel-e a célbankok előírásainak.
