Korak po korak upute za izradu Excel proračunske tablice

Kada radite s podacima, proračunske tablice mogu biti zgodan način organiziranja svega u lako razumljivom formatu. Proračunske tablice idealne su za postavljanje proračuna, praćenje napretka na projektima i planiranje. U eri prije tehnologije, tvrtke su koristile papirnate knjige za praćenje tih stvari, ali sada je Microsoft Excel alat za izbor. Na sreću, stvaranje i ažuriranje Excel proračunskih tablica relativno je jednostavno.

Proračunska tablica ima iste postavke bilo da je na papiru ili na zaslonu računala. Imaš redovima koji počinju na vrhu i nastavljaju se za vrijeme trajanja podataka. Također postoje stupaca, koji počinju s lijeve strane proračunske tablice i nastavljaju se udesno koliko god vam je potrebno. Točka u kojoj se red susreće s odgovarajućim stupcem naziva se a stanica.

U Microsoft Excelu svaki red ima a broj, dok svaki stupac ima a

Ako imate Microsoft Office, Excel je uključen u paket. Idite na popis aplikacija i s popisa odaberite Microsoft Excel. Odaberi Datoteka i Novi za otvaranje nove proračunske tablice sa zadanim naslovom Knjiga 1. Na dnu ekrana nalazi se kartica koja čita List 1.

Kao i kod Microsoft Worda, na vrhu zaslona imate vrpcu koja vam omogućuje da prilagodite dokument i formatirate ćelije. Pod, ispod Dom, možete podebljati tekst ili promijeniti vrstu i veličinu fonta. Također možete promijeniti poravnanje teksta unutar svake ćelije u lijevo, desno ili centrirano.

Jedna stvar koja u početku može biti zbunjujuća je terminologija. Svaki novi dokument koji otvorite u Excelu naziva se radna knjiga. Unutar svake radne knjige stvarate radni list koji ćete vidjeti kao karticu pri dnu zaslona. Prema zadanim postavkama, novi radni list se zove Sheet1, ali možete ga kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Preimenovati da mu daš ime koje želiš.

Da biste stvorili novi radni list, kliknite na + simbol pored kartice radnog lista pri dnu zaslona. Možete umetnuti radni list između dva koja ste već kreirali tako da desnom tipkom miša kliknete karticu i odaberete Umetni list. Listove možete premještati tako da kliknete na željenu karticu i povučete je desno ili lijevo od mjesta na kojem se trenutno nalazi.

Jedna od najkorisnijih značajki Excel proračunske tablice je njezina AutoSum značajka. Da biste vidjeli kako ova formula funkcionira, upišite niz brojeva u stupac, a zatim kliknite na praznu ćeliju ispod posljednjeg broja. Na vrpci kliknite Formule i AutoSum. Vidjet ćete formulu za automatski zbroj koji se pojavljuje u posljednjem okviru – na primjer, =SUM(A1:A4). Kada kliknete Unesi, formula zbraja retke iznad nje i unosi zbroj u okvir koji sadrži formulu.

Također možete napisati vlastite formule. Kako se osjećate ugodnije s ovom značajkom, možete proširiti ono što možete učiniti unutar aplikacije. U formuli AutoSum =SUM(A1:A4), na primjer, formula usmjerava Excel da zbroji stavke u recima A1 do A4.

Kako počnete raditi s većim količinama podataka, osjećat ćete sve veću potrebu za učinkovitijim upravljanjem svime. A zaokretna tablica ugrađen je u Excel kao način za jednostavno organiziranje informacija. Umjesto ručnog razvrstavanja po recima i recima informacija, možete postaviti stvari tako da brzo dođete do podataka koji su vam potrebni.

Sa zaokretnom tablicom ne reorganizirate Excel list niti mijenjate podatke unutar njega. Umjesto toga, podatke okrećete na drugačiji način - otuda i naziv "pivot" - da biste ih pogledali iz drugog smjera. Podatke možete unijeti ručno ili prepustiti Excelu da radi umjesto vas.

Ako želite stvoriti zaokretnu tablicu za svoj Excel list, najlakši način je dopustiti Microsoftu da vam je preporuči. Pod, ispod Umetnuti, kliknite padajuću strelicu pored Tablice i biraj Preporučite zaokretne tablice. U tom trenutku, Microsoft vam predstavlja nekoliko opcija za organiziranje vaših podataka.

Ako se osjećate avanturistički, možete izraditi vlastitu zaokretnu tablicu na temelju podataka koje ste unijeli. Pod, ispod Umetnuti, idite na padajuću strelicu pored Tablice i odaberite Zaokretna tablica. Možete odabrati da umetnete svoju zaokretnu tablicu u postojeći radni list ili da pokrenete novi radni list s informacijama. Nakon što odaberete Unesi, moći ćete početi graditi svoje izvješće.

Još jedna korisna značajka Excela je kontrolna ploča, koji može pratiti vaše podatke na jednom mjestu. Kako tvrtke teže donošenju odluka na temelju podataka, ova vrsta lako dostupnih informacija postaje bitna. Najbolji način da osigurate uspjeh dok gradite nadzornu ploču je prvo planiranje onoga što se nadate da ćete time dobiti. Mjerni podaci koje trebate prikupiti trebali bi biti navedeni mnogo prije nego što počnete graditi.

Kada budete spremni za početak, uvezite svoje podatke u Excel ako već nisu tamo. Zatim otvorite novu radnu knjigu i postavite jedan ili dva dodatna radna lista dodavanjem kartica na dnu. Dodatni listovi su mjesto gdje skrivate svoje dodatne podatke. Zatim dodajte Ganttov grafikon odabirom Umetnuti, grafikoni i druga opcija. Da biste umetnuli svoje podatke, desnom tipkom miša kliknite grafikon i odaberite Odaberite Podaci.

Među brojnim poslovnim upotrebama Excela je izrada rasporeda. Ako vodite tvrtku s honorarnim zaposlenicima koji slijede tjedni raspored, Excel može biti koristan. Nakon kratkog vodiča za Excel, možete početi stvarati raspored za svoj tim.

Za izradu rasporeda otvorite Excel i unesite Rasporedi u Pretraži sve predloške okvir u gornjem desnom kutu. Odaberite predložak koji najbolje odgovara onome što pokušavate učiniti. U ovom slučaju, vjerojatno je i to Raspored smjena zaposlenika ili Tjedna smjena zaposlenika raspored. Kad ste tamo, možete upisivati ​​izmišljena imena s vlastitim imenima zaposlenika, dodavati retke i brisati zaglavlja tako da možete promijeniti navedena vremena.

Makronaredbe su zgodan Microsoftov alat koji vam omogućuje da uštedite korake koji oduzimaju vrijeme tako što odredite jednostavne naredbe za složenije zadatke koje izvršavate svaki dan. Stvaranje i korištenje makronaredbi iznenađujuće je jednostavno, pogotovo kada se naviknete na to. Prvo ćete morati dodati Programer karticu odabirom Excel > Preference > Vrpca i alatna traka. Provjeri Programer okvir na popisu s desne strane i spremite promjenu.

Da biste napravili makro, odaberite Snimi makro na Programer tab. Imenujte makronaredbu, unesite tipku prečaca na koju želite pokazati radnju i pritisnite u redu. Odmah izvršite radnju koju želite snimiti, a zatim pritisnite Zaustavi snimanje u Programer tab. Svaki put kada želite izvršiti tu radnju, jednostavno pritisnete slijed ključnih riječi koji ste naveli kada ste snimili makronaredbu.

Dugi popisi brojeva mogu biti dosadni. Možete začiniti bilo koju Excel proračunsku tablicu dodavanjem vizualnih elemenata. Tortni grafikon izvrstan je način za prikaz postotaka, pri čemu svaki dio kolača predstavlja segment informacija koje prenosite.

Da biste izradili tortni grafikon, najprije morate imati podatke u proračunskoj tablici. Ako ste anketirali 100 ljudi, napravite popis u jednom stupcu s odgovorima i brojem ljudi koji biraju svaki odgovor u stupcu neposredno uz njega. Odaberite informacije koje želite uključiti u tortni grafikon i odaberite Umetnuti na traci izbornika i Pita. Zatim odaberite stil koji želite.

Trakasti grafikon je bolji za pokazivanje kako se nešto promijenilo tijekom vremena ili za usporedbu različitih stavki jedna s drugom. Ako ste, na primjer, anketirali veliku skupinu ljudi o temama koje ih najviše zanimaju, možete koristiti trakasti grafikon da pokažete kako su muškarci i žene odgovorili za svako predmetno područje.

Nakon što unesete podatke u Excel list, odaberite podatke koje želite uključiti i odaberite Umetnuti > Grafikon > Bar iz trake izbornika. Informacije se automatski prikazuju kao trakasti grafikon. Možete promijeniti izgled novog trakastog grafikona na vrpci na vrhu zaslona, ​​uključujući dodavanje elemente grafikona, brzo prilagođavanje izgleda i mijenjanje boja koje se koriste za ilustraciju vašeg podaci.

Mnoge tvrtke smatraju da je Excel proračunska tablica zgodan alat za organiziranje i upravljanje velikim popisima e-pošte. Iako postoje složenije aplikacije za baze podataka za tvrtke koje imaju glomazne mailing liste, Excel može dobro funkcionirati za tvrtke koje još uvijek izgrađuju i rastu bazu podataka kupaca. To također može biti brz i bezbolan način za izradu naljepnica za slanje pošte od malog popisa imena koja ste zgrabili na mreži ili iz odgovora na promociju.

Prije nego što možete izraditi naljepnice za slanje pošte, prvo morate sastaviti popis za slanje e-pošte na način koji se lako može pretvoriti u adrese. Međutim, ako želite ispisivati ​​naljepnice, morat ćete otići u Microsoft Word i odabrati vrstu slanja pošte koju želite izvršiti iz Pokrenite spajanje pošte padajući izbornik ispod Poštanske pošiljke. Ako želite koristiti popis koji ste postavili u Excelu, kliknite na padajuću strelicu pored Odaberite Primatelji i biraj Koristite postojeći popis. Zatim povežite svoj Excel dokument.

Nijedan vodič za Excel ne bi bio potpun bez pregleda kako ispisati dokument koji ste stvorili. Ispis u Excelu može biti malo nezgodan, zahtijevajući nekoliko dodatnih koraka ako želite mrežne linije ili trebate kontrolirati područje dokumenta koje želite ispisati. Budući da jedna radna knjiga može sadržavati više radnih listova, također morate biti sigurni da ispisujete samo one listove koji su vam potrebni.

Prije ispisa odaberite radne listove koje želite ispisati. Ako želite ispisati više listova, držite pritisnutu tipku Shift tipku dok kliknete na kartice. Odaberite Datoteka > Ispis > Pokaži detalje. Ovdje možete odabrati hoćete li ispisati aktivne listove ili cijelu radnu knjigu, kao i odabrati orijentaciju. Međutim, ako želite ispisati mreže ili zaglavlja, to morate naznačiti prije nego što odaberete Datoteka > Ispis odabirom Opcije lista ispod Izgled stranica karticu i označite okvire za ispis tih stavki.