Zasluga slike: Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images
Iako većina ljudi upoznatih s Microsoft Outlookom može ga koristiti prvenstveno za slanje i primanje e-pošte, Outlook je moćna aplikacija s mnogim praktičnim alatima, uključujući kalendar, upravljanje zadacima i bilježenje značajka. Drugi ključni element Outlooka je njegova sposobnost da vam pomogne organizirati osobne podatke vaših kontakata, bilo da se radi o kolegama ili osobama izvan vaše tvrtke. To možete učiniti pomoću alata Kontakti i Adresar.
Definicija
I značajka Kontakti u Outlooku i Globalni adresar uvelike su poput elektroničkog Rolodexa, gdje možete pristupiti podacima o kontaktima za osobe s kojima vjerojatno imate redovite kontakte. Međutim, značajka Kontakti obično je popis vanjskih kontakata, dok adresar sadrži informacije za ljude koji rade u vašoj tvrtki. Ovo je uobičajena postavka u poslovnom svijetu jer se adresari pohranjuju na Exchange Server i mogu se dijeliti sa svima u tvrtki.
Video dana
Funkcija
Značajka Kontakti osmišljena je kako bi vam pomogla u brzom pristupu informacijama za osobe s kojima ste već bili u kontaktu, ali ne moraju nužno raditi za vašu tvrtku. Globalni popis adresa dizajniran je da vas brzo poveže s kolegama ili popise adresa koje definira tvrtka.
Sposobnost uređivanja
Iako alati za kontakte i adresar sadrže podatke o kontaktu, korisnici mogu uređivati samo kontakte jer su pohranjeni na vašem računalu. Možete dodavati nove kontakte, uređivati podatke o postojećem kontaktu i brisati kontakte. Adresar, s druge strane, obično može uređivati samo administrator sustava. Za kućne korisnike, popisi se mogu uređivati.
Informacija
Adresar obično sadrži popis svakog zaposlenika i odjela unutar tvrtke, uključujući adresu e-pošte, telefonski nastavak ili telefonski broj, naslov i lokaciju. Klikom na pojedinačni unos dobit ćete dodatne podatke za kontakt, kao što su drugi poslovni broj i poštanska adresa. Popis kontakata uključuje ime, prikazano ime i adresu e-pošte. Klikom na pojedinačni kontakt otvorit će se obrazac s poljima za unos više informacija, uključujući tvrtku, poštansku adresu, naziv radnog mjesta, telefonske brojeve i fotografiju.
Sposobnost pretraživanja
I Kontakti i Adresar pomoći će vam da brzo locirate kontakt podatke o ljudima tako da ne morate gubiti vrijeme na kopanje po posjetnicama ili listanje imenika poduzeća. Na vrhu sučelja programa vjerojatno imate malu ikonu koja izgleda kao otvorena knjiga. Kada kliknete na njega, pojavljuje se okvir za pretraživanje. Možete unijeti ime u taj okvir za pretraživanje i odabrati želite li tražiti u adresaru ili popisu kontakata.
