Kako izraditi zaokretnu tablicu u Excelu da biste izrezali svoje podatke

Microsoft Excel 2016, koja se nalazi u paketu Office, najnovija je i najbolja aplikacija za proračunske tablice iz Redmonda i postoji dobar razlog zašto je toliko ljudi koji se bave obradom brojeva koriste za sve svoje potrebe za obradom brojeva. Iako je Excel dobar za jednostavne proračunske tablice za praćenje troškova ili izradu kalendara, on dolazi na svoje mjesto kada trebate rezati i rezati, a zatim predstaviti složene podatke. Ovdje vam pokazujemo kako izraditi zaokretnu tablicu u Excelu kako biste iskoristili prednosti jednog od najmoćnijih alata aplikacije.

Prije nego što počnemo, za što su točno zaokretne tablice dobre? Jednostavno rečeno, zaokretne tablice omogućuju vam da iste podatke gledate na različite načine i iz različitih kutova, kako biste lakše izvršili dubinsku analizu i uočili važne trendove. Kada, na primjer, procjenjujete rezultate prodaje, možda biste trebali pogledati pojedinačnu osobu, određeni proizvod ili određeni vremenski okvir. Pomoću zaokretne tablice možete stvoriti skup informacija, a zatim jednostavno promijeniti fokus s jedne stvari na drugu — analiza koju bi bilo zamorno izvoditi ručno.

Imajte na umu da će vam trebati puna verzija programa Excel 2016 koristiti pivot tablice. Univerzalna Windows platforma (UWP) Windows 10 verzija programa Excel ne uključuje to i mnoge druge napredne Excel značajke. Konačno, ako želite isprobati nove značajke programa Excel, pridružite se Office Insider program i možda biti prvi koji će iskusiti novu funkciju zaokretne tablice.

Korak 1: Pripremite svoje podatke

Možda je najvažniji korak u korištenju zaokretnih tablica programa Excel pažljivo organiziranje podataka. Najlakši način da to učinite je korištenje Excel tablice, što vam omogućuje dodavanje redaka koji će biti uključeni u vašu zaokretnu tablicu kad god pritisnete Osvježi. Ali u najmanju ruku, želite da vaši podaci budu u obliku tablice s informativnim zaglavljima stupaca i s dosljednim podacima unutar stupaca.

Na primjer, recimo da želite analizirati podatke o prodaji svoje tvrtke. Imate šest prodavača koji prodaju tri proizvoda u više regija. Vaši su proizvodi prilagođeni svakom kupcu pa se cijene razlikuju. Evo primjera tablice s izmišljenim informacijama kako biste dobili ideju o tome kako se podaci mogu organizirati imajući na umu zaokretnu tablicu.

Tablica je stvorena jednostavnim unosom podataka, zatim odabirom cijelog raspona, a zatim odlaskom na Umetni > Tablica. Opet, ne morate poduzeti ovaj korak, ali se preporučuje ako kasnije želite dodati više redaka podataka i olakšati ažuriranje zaokretne tablice.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

2. korak: isprobajte preporuku

Excel je pun zgodnih trikova za lakši rad s podacima, a kad god je to moguće, pokušat će pogoditi što želite postići i zatim automatski izvršiti nekoliko koraka. Tu korisnu prirodu ovdje demonstrira alat Preporučene zaokretne tablice, koji pregledava vaše podatke i nudi neke logične opcije kako analizirati i prezentirati stvari.

Za korištenje preporučene zaokretne tablice jednostavno idite na Umetni > Preporučene zaokretne tablice. Excel će vam predstaviti nekoliko opcija koje možete razmotriti. U našem primjeru, Excel nudi stvaranje 10 različitih zaokretnih tablica koje gledaju naše podatke o prodaji iz više kutova. Imajte na umu da je važno kako označavate svoje stupce; Excel čita ta zaglavlja i nudi preporuke koje imaju najviše smisla. Ako, na primjer, želite pogledati prodajne cijene, nemojte koristiti izraz "trošak", jer će Excel svoju preporuku temeljiti na tome.

Jedna preporuka je "Zbroj ukupne prodaje po kupcu". Ako odaberemo tu opciju, tada će Excel nastaviti s izradom zaokretne tablice.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Primijetite da zaokretna tablica prikazuje samo podatke koji su relevantni za našu trenutnu analizu. Na desnoj strani pronaći ćete kriterije koje je Excel upotrijebio za stvaranje u dijaloškom okviru Polja zaokretne tablice. Objasnit ćemo što svako od ovih polja znači u sljedećem odjeljku o prilagodbi.

Korak 3: Prilagodite svoju zaokretnu tablicu

Svaka stavka u ovom dijaloškom okviru važna je za određivanje načina rada vaše zaokretne tablice. Kliknite zupčanik za konfiguraciju kako biste promijenili izgled ovog dijaloškog okvira na onaj koji vam najviše odgovara.

Izbor polja

Ovdje birate koje ćete stupce uključiti u zaokretnu tablicu. Kako će se ti podaci popuniti u zaokretnoj tablici određeno je vrstom podataka koje predstavljaju — Excel odlučit će umjesto vas želite li dodati stupac u svoju zaokretnu tablicu ili dodati podatke polja unutar stol. Na primjer, ako odaberete "Stavke", Excel pretpostavlja da želite dodati broj stavki za svakog kupca.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

S druge strane, ako odaberete "Datum", Excel smješta podatke u tablicu i organizira prodaju po vremenu kada se dogodila.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Dok radite na vlastitim zaokretnim tablicama, možete eksperimentirati kako biste vidjeli kako dodana i uklonjena polja utječu na podatke koji se prikazuju. Uvidjet ćete da Excel odlično radi odabire koji imaju smisla, ali također možete promijeniti stvari ako Excelovi izbori nemaju smisla.

Filteri

Povucite stavke s popisa za odabir polja u odjeljak "Filtri" ako želite ograničiti koji se podaci prikazuju. Na primjer, ako povučete "Kupac" u odjeljak "Filtri", lako možete prikazati samo podatke jednog ili odabranih kupaca.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Stupci

Povlačenjem polja u odjeljak "Stupci" možete proširiti način na koji se vaši podaci prikazuju. Opet, kada povučete polje u ovaj odjeljak, Excel će pokušati otkriti kako želite da se podaci prikazuju. Na primjer, ako povučete "Datum" u odjeljak "Stupci", tada će Excel prikazati prodaju kao sažetak za najlogičniji vremenski okvir, koji je u ovom slučaju mjesečno. To bi bilo od pomoći ako je vaša primarna briga koliko je prodano na mjesečnoj bazi s pogledom na obrasce kupnje kupaca.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Redovi

Slično tome, možete povući polja u odjeljak "Reci" da biste ugradili različite podatke u retke zaokretne tablice. Opet, ako povučemo "Datum" u odjeljak "Redovi", Excel će razdvojiti prodaju po kupcima po mjesecu, ali će podaci biti sažeti po kupcima, a ne po mjesecima kao u prethodnom primjeru. U ovom slučaju, najviše vas brine koliko ste prodali svakom kupcu, ali također želite uočiti sve trendove koji se temelje na vremenu.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Vrijednosti

Konačno, odjeljak "Vrijednosti" određuje kako analizirate svoje podatke. U svim našim dosadašnjim primjerima gledali smo ukupnu prodaju. Ako kliknete na tipku sa strelicom prema dolje u ovom odjeljku, možete konfigurirati postavke polja vrijednosti da biste vidjeli drugačiji numerički izračun.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Na primjer, recimo da želite pogledati prosječnu prodaju umjesto ukupne prodaje. Jednostavno biste odabrali "Prosjek" u dijaloškom okviru postavki polja vrijednosti. Također možete postaviti format broja tako da rezultati imaju najviše smisla.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Sada, umjesto da uzmemo u obzir ukupnu prodaju po kupcu, a zatim izračunamo ukupni iznos, gledamo prosječnu prodaju po tvrtki, a zatim prosječnu prodaju u cijeloj tvrtki. To bi bilo od pomoći u procjeni koji kupci su, na primjer, iznad ili ispod prosjeka u prodaji, i stoga koji zaslužuju najviše (ili najmanje) pažnje. U našem primjeru, možda Acme Engineering i Jones Roofing ne zaslužuju toliko prodajne pažnje kao ostali.

Jasno je da zaokretne tablice nude mnoštvo opcija za jednostavno rezanje i rezanje podataka. Trik za učinkovito korištenje zaokretnih tablica je da odlučite što točno želite vidjeti prije nego počnete primjenjivati ​​opcije. Također želite biti sigurni da vaši podaci odgovaraju načinu na koji ste rasporedili tablicu i kako ste imenovali zaglavlja. Što ste pažljiviji u postavljanju stvari, to će vaše pivot tablice biti učinkovitije.

Korak 4: Izradite vlastite zaokretne tablice od nule

Nakon što ste se poigrali sa značajkom zaokretne tablice i stekli malo razumijevanja o tome kako različite opcije utječu na vaše podatke, možete početi stvarati zaokretnu tablicu od nule. Proces je sličan korištenju preporuke, samo što idete na Umetni > Zaokretna tablica i zatim ručno odaberete svoje podatke kao svoj prvi korak.

U našem slučaju to znači odabir Tablice 1, ali također možemo odabrati niz podataka ili povući iz vanjskog izvora podataka. Također možemo odlučiti želimo li stvoriti novi radni list ili postaviti zaokretnu tablicu pored naših podataka na određeno mjesto na postojećem radnom listu.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Nakon što smo odabrali, prikazuje nam se prazna zaokretna tablica i dijaloški okvir Polja zaokretne tablice.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Stvaranje vlastite zaokretne tablice tada je samo jednostavno odabiranje polja i određivanje načina na koji želimo da se podaci izračunavaju i prikazuju. Recimo da želimo vidjeti kakav je učinak prodavača mjesečno, s ukupnom ukupnom prodajom za godinu. Odabrali bismo polja "Prodavač", "Datum" i "Ukupna prodaja", povukli polje "Prodavač" u odjeljak "Filtri" i konfigurirali vrijednosti za prikaz kao valutu. Excel automatski dodaje relevantne stavke datuma u odjeljak "Redovi" i pretpostavlja da želimo vidjeti zbrojeve.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Prema zadanim postavkama, Excel će prikazati sve podatke za sve prodavače. Također možemo odabrati jednog prodavača da vidimo samo njegove ili njezine podatke. U ovom slučaju vidimo da je Judy French ostvarila prodaju u samo tri mjeseca, iako je njezina ukupna prodaja bila značajna. To bi moglo značiti da je njezin proces prodaje bio dulji jer je išla za kitovima umjesto za ribama - vrijedan zaključak, ako je točan. Možda bi ulaganje u pomoćnika koji bi pomogao Judy brže zaključiti prodaju bila dobra ideja.

Mark Coppock/Digitalni trendovi

Korak 5: Uložite u nešto učenja

Ako želite dobiti stvarno dobar u korištenju zaokretnih tablica programa Excel, uložite malo vremena u učenje nešto više o tome kako koristi različite vrste podataka. Microsoft nudi vlastite resurse za obuku a ima ih mnoštvo trenažeri trećih strana uzeti u obzir.

Općenito, međutim, to znači kopanje po Excelu na način koji je izvan dosega ovog vodiča. Unatoč tome, nadamo se da sada vidite kako zaokretne tablice mogu biti moćan alat u analizi vaših podataka i relativno je lako započeti sve dok su vaši podaci konfigurirani u pravu vrstu stol. I ne možemo dovoljno naglasiti koliko je važno znati što želite postići svojom zaokretnom tablicom prije nego što počnete.

Preporuke urednika

• Koristiti Office? Vaše bi računalo moglo biti u opasnosti zbog ove Microsoftove promjene
• Kako zaštititi Excel datoteku lozinkom