Skeniranje i slanje osobnog ili poslovnog dokumenta kao privitka e-pošte može uštedjeti vrijeme i novac jer ne morate brinuti o troškovima ispisa ili poštarine. Iako je odabir pravog formata datoteke važan, proces nije težak, a postupci skeniranja općenito su isti bez obzira koristite li samostalni skener ili višenamjenski pisač. Isto vrijedi i za prilaganje skeniranog dokumenta u e-poštu, budući da su postupci privitka općenito isti u većini programa za e-poštu.
Odaberite vrstu datoteke
Većina skenera omogućuje vam odabir između PDF i JPEG datoteke. PDF datoteka je najbolji izbor za skeniranje dokumenata koji uključuju tekst ili vektorsku grafiku koja uključuje točke, crte, oblike i krivulje. Korištenje ovog formata također vam omogućuje kombiniranje dokumenata s više stranica u jednu datoteku. Format JPEG datoteke dobar je izbor za fotografije jer vam omogućuje komprimiranje slikovnih podataka i smanjenje veličine velike datoteke.
Video dana
Skenirajte dokument
Očistite staklo skenera čistom mekom krpom. Stavite dokument licem prema dolje na staklo skenera. Poravnajte ga pomoću oznaka smjernica duž perimetra stakla, a zatim spustite poklopac. Odaberite "scan" na izborniku pisača, odaberite računalo na koje želite skenirati dokument, odaberite vrstu datoteke i pokrenite skeniranje. Kao alternativni način, otvorite softver koji ste instalirali tijekom postavljanja i skenirajte dokument sa svog računala.
Spremite i preimenujte skeniranu datoteku
Kada se skeniranje završi, automatski će se otvoriti Windows Explorer ili Moji dokumenti. Skeniranje koje ste upravo završili bit će posljednje na popisu. Otvorite i pregledajte dokument kako biste bili sigurni da je skeniran ispravno, a zatim kliknite gumb "Spremi". Preimenujte datoteku iz njenog trenutnog naziva, kao što je Scan0001.jpg, u nešto više opisa, kao što je "Popis telefona tvrtke", i spremite datoteku na prikladno mjesto.
Priložite dokument e-poruci
Postoje dva načina za prilaganje dokumenta e-poruci. U prvoj metodi, desnom tipkom miša kliknite naziv datoteke s njezine trenutne lokacije. Na skočnom izborniku koji se pojavi odaberite "pošalji na", a zatim "primatelj pošte". Otvorit će se novi prozor poruke s već priloženim dokumentom. Druga metoda je otvaranje programa za e-poštu i sastavljanje nove poruke. Kada završite, odaberite gumb "priloži datoteku" na vrhu prozora poruke. Dođite do mjesta na koje spremate datoteku dokumenta, odaberite je i kliknite "umetni". Datoteka će se priložiti bez ikakvih daljnjih radnji s vaše strane, a zatim možete poslati e-poštu.
