Outlookovi zadaci pomažu vam u upravljanju važnim stavkama na popisu obveza.
Zasluga slike: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Metodologiju Getting Things Done Davida Allena možete integrirati s Microsoft Outlook 2013 pomoću kategorija, pratećih oznaka i prioriteta. Iako možete ručno konfigurirati Outlook na svom računalu za implementaciju GTD metodologije, nekoliko Outlookovih dodataka nudi napredne alate za GTD integraciju. Zadatke možete kreirati izravno iz drugih stavki programa Outlook, kao što su e-pošta i obveze, a zatim ih dodijeliti projektima i popisima radnji kako biste učinkovitije obrađivali pristiglu poštu.
Ručno konfiguriranje Outlooka za GTD
Korak 1
Unesite svaki od svojih projekata u Outlook kao kategorije tako da možete povezati stavke s određenim projektima. Desnom tipkom miša kliknite e-poštu, sastanak ili zadatak, kliknite "Kategoriziraj", a zatim "Sve kategorije". Kliknite gumb "Novo...". Dodajte naziv svakog projekta i dodijelite boju.
Video dana
Korak 2
Pretvorite ostale Outlook stavke u zadatke kako vam padnu na pamet. Na primjer, možete pretvoriti poruku e-pošte u zadatak. Povucite i ispustite sastanak, e-poruku, kontakt ili bilješku iznad "Zadaci" u navigacijskom oknu kako biste automatski stvorili novi zadatak iz sadržaja stavke.
Korak 3
Dodijelite zastavice i prioritete svojim zadacima. Otvorite zadatak, a zatim kliknite naredbe u grupi Praćenje na vrpci Početna u Zadacima da biste dodali oznaku. Kliknite gumb "Prioritet" u grupi Oznake da biste označili stavku kao "visoku važnost". Ovaj indikator možete koristiti za označavanje svojih radnji prema GTD metodologiji.
4. korak
Pregledajte svoj popis zadataka prema projektu, datumu ili važnosti. Kliknite "Zadaci" u navigacijskom oknu. Kliknite karticu "Prikaz". Odaberite neku od opcija prikaza dostupnih u padajućem okviru u grupi Aranžman. Na primjer, odaberite "Kategorije" da rasporedite svoje zadatke po projektima, "Datum početka" ili "Datum dospijeća" da rasporedite zadatke po datumu ili "Prioritet" da rasporedite zadatke po prioritetu.
Korištenje NetCentrics GTD Outlook dodatka
Korak 1
Preuzmite i instalirajte besplatnu probnu verziju dodatka za Outlook Getting Things Done od NetCentricsa. Ovaj je dodatak osmišljen da pojednostavi vašu sposobnost obrade Outlookovih stavki prema metodologiji Davida Allena.
Korak 2
Odaberite neku od ključnih radnji na NetCentrics alatnoj traci da biste svoje Outlook stavke obrađivali u zadatke. Na primjer, odaberite jednu od ovih radnji iz grupe Getting Things Done na vrpci Početna: "Radnja", "Sljedeća radnja", "Delegiraj", "Odgodi" ili "Jednog dana." Kada odaberete jednu od ovih naredbi iz stavke pošte, zadatak se pohranjuje u odgovarajuću mapu i radnja se dodjeljuje zadatak.
Korak 3
Upravljajte svim svojim tekućim projektima koristeći Project Central. Kliknite gumb "Project Central" u grupi Getting Things Done na vrpci Home. Ovaj prozor možete koristiti da vam pomogne organizirati zadatke u određene projekte.
4. korak
Generirajte izvješće o projektu. Kliknite gumb izbornika "Projekt" u Project Centralu, a zatim kliknite "Kreiraj izvješće...". Odaberite opcije koje želite uključiti u svoje izvješće. Na primjer, odaberite "Rok dospijeća" s padajućeg izbornika Sortiraj zadatke po. Kliknite "U redu" za generiranje izvješća. Kliknite gumb Ispis za ispis izvješća - označeno je ikonom koja nalikuje pisaču.
Korištenje dodatka TaskCracker za Outlook
Korak 1
Preuzmite i instalirajte besplatnu 30-dnevnu probnu verziju programa TaskCracker za Outlook. TaskCracker vam pomaže organizirati svoje Outlook stavke koristeći vizualni prikaz vaših zadataka i projekata sa sučeljem povuci i ispusti.
Korak 2
Kliknite na naredbu "Otvori TaskCracker" u grupi Otvori na vrpci TaskCracker. Alternativno, možete kliknuti "TaskCracker" na dnu okna mapa slijeva.
Korak 3
Organizirajte svoje zadatke na temelju prioriteta. Kliknite na zadatak, povucite ga u drugi kvadrant unutar zaslona TaskCracker, a zatim ga otpustite kako biste zadatku dodijelili taj prioritet. Ovu metodu možete koristiti za brzo dodjeljivanje radnji svom popisu zadataka bez otvaranja svakog pojedinačnog zadatka.
