E-pošta je postala bitan oblik poslovne komunikacije. Iako je osobna e-pošta neformalna, slanje e-pošte za posao zahtijeva profesionalnost i ljubaznost. Osnovni dijelovi papirnatog poslovnog pisma odnose se i na internet korespondenciju.
Predmet
Neka tema bude kratka i točna. Izbjegavajte korištenje oznaka koje bi mogle pokrenuti primateljev filter neželjene pošte, kao što je "Re", tradicionalna skraćenica uredskog bilješka za "U vezi" ili "Fwd", što znači proslijeđenu poruku e-pošte. Uvijek ispunite predmet; ako ga ostavite praznim, također biste mogli izbaciti vašu poruku u mapu neželjene pošte.
Video dana
Pozdrav
Koristite profesionalni pozdrav za poslovne poruke e-pošte. "Dear Mr. Foster" ostavlja puno bolji dojam od "Hey, Bob" i odražava vaš imidž poslovne osobe. Ostavite prazan redak nakon pozdrava, a zatim započnite tijelo e-pošte. Ovaj obrazac primatelju olakšava čitanje cijele poruke.
Tijelo
Slijedite standardne smjernice poslovnog pisma za tijelo vaše e-pošte. Upotrijebite pristojan jezik kako biste uputili zahtjev ili objasnili nešto. Ako niste sigurni da će vas primatelj zapamtiti ili ako prvi put uspostavljate kontakt, predstavite se u prvom retku. "Hvala što ste razgovarali sa mnom prošlog četvrtka u vezi s Johnsonovim ugovorom" pokrenut će sjećanje primatelja prije nego što uđete u detalje o poslu koji je pri ruci.
Potpis
Dodajte prazan redak iza tijela e-pošte, opet kako biste poruku olakšali očima, a zatim završite poruku s uljudan potpis, kao što je "S poštovanjem", "S poštovanjem" ili čak "Hvala". Nakon svog imena dodajte svoju email adresu, telefon broj. svoju titulu s tvrtkom, pa čak i adresu ureda ako želite. Ovo primatelju nudi sve vaše kontakt podatke na jednom mjestu.
Pročitajte dvaput, pošaljite jednom
Prije nego pritisnete "Pošalji", ponovno pročitajte e-poruku kako biste potražili probleme: je li primateva adresa e-pošte točna u "Prima" polje, postoji li odgovarajući redak u polju "Subject" i je li poruka bez pravopisa, konteksta ili gramatike pogreške. Još jednom provjerite svoj potpis i kontakt podatke.
Ostanite profesionalni
Koristite samo crni tekst na bijeloj pozadini. Odaberite poslovni font, kao što je Times New Roman ili Courier. Nemojte koristiti obojene, zakrivljene fontove, pozadine s teškim grafikama, emotikone ili internetski sleng, kao što je "LOL" (Laughing Out Loud). Izbjegavajte upisivanje poruke velikim slovima, što se smatra vikanjem u tekstualnom obliku. Ako šaljete poslovnu e-poštu velikom broju primatelja, upotrijebite opciju Blind Carbon Copy (BCC). Na taj je način e-mail adresa svakog čitatelja zaštićena i manja je vjerojatnost da će završiti na nečijem popisu neželjene pošte.
