Kako ispisati adresne naljepnice u Excelu

Microsoft Excel služi kao izvrstan program za upravljanje listama e-pošte. Velikim popisima e-pošte posebno je lako upravljati u Excelu, dok se kontakti kategoriziraju i organiziraju u prilagođenom formatu.

Formati Excel i CSV koriste se za uvoz i izvoz popisa iz upravitelja pošte, a podjele ćelija znače da možete odvojiti ime, adresu i sve druge relevantne informacije u pojedinačne stupce. Također možete odlučiti smjestiti cijeli kontakt unutar jedne ćelije.

Fleksibilnost za vješte korisnike Excela je prikladna, ali ispis naljepnica izravno iz Excela nije jednostavan. Iako proces nije pretjerano složen, nije ni očit, a možete stvoriti tehničku katastrofu. Korištenje procesa spajanja pošte najučinkovitije je sredstvo za postavljanje naljepnica za pisač.

Najbrži i najučinkovitiji način za ispis naljepnica s vašeg Excel popisa e-pošte je proces spajanja pošte. Ovaj proces uzima vaše organizirane podatke u Excelu i sastavlja svaku adresu u pojedinačnu naljepnicu za pisač.

Iako ovo zvuči jednostavno, postoji kvaka. Excel list mora biti formatiran na određeni izgled koji koristi stupce za svaku kategoriju. Ako ste koristili drugu metodu kada ste unijeli adrese, preformatiranje je dugotrajno.

U idealnom slučaju, počinjete iznova i svaki kontakt možete upisati u ispravnom formatu. Ako ste već sve podijelili u kategorije, možda će zahtijevati samo jednostavne izmjene i prilagodbe oznaka kako bi se ispunili zahtjevi oblikovanja.

Postavite Excel proračunsku tablicu s naslovima stupaca. Svaki stupac predstavlja određenu kategoriju. Napravite zaseban stupac za ime, prezime, adresu, grad, državu i poštanski broj.

Podaci za svakog pojedinca nalaze se u vodoravnom redu. U svakom polju koristite točan pravopis, kratice i velika slova. Na primjer, upotrijebite NV umjesto Nevada osim ako ne želite spelovati puni naziv države.

Također razmislite kako želite da imena izgledaju na naljepnicama. Način na koji stilizirate slova stvar je osobnih preferencija. Neki pojedinci vole pisati veliko slovo, dok drugi samo veliko slovo u svakoj riječi.

Također imate mogućnost dodavanja stupaca prema potrebi. Na primjer, ako želite da prvi redak naljepnice čita naziv tvrtke, promijenite prvi stupac tako da odražava ove informacije.

Nakon što su svi stupci postavljeni, sljedeći korak je naporan zadatak unosa za svaki kontakt. Dodajte sve podatke i izvršite nekoliko uređivanja kako biste osigurali da sve izgleda dobro.

Nakon što se kontakti i sve povezane informacije nalaze u proračunskoj tablici, označite sve uključujući naslove stupaca. Možete povlačiti pokazivač preko svih polja dok držite tipku miša kako biste sve označili ili upotrijebiti tipkovnički prečac za odabir svih, Ctrl+A.

Nakon što su informacije označene, odaberite karticu s oznakom Formule i kliknite Definirajte naziv. Upišite naziv popisa u okvir koji se pojavi. Na primjer, koristite Vjenčanje_pozivnice ili Božićne čestitke.

Ako naljepnice ispisujete redovito, dodavanje datuma svakom popisu također je korisno. Popisi kontakata se često ažuriraju, a datum vam daje ideju o tome kada je popis zadnji put ažuriran. Također osigurava da ispisujete ispravnu i najnoviju verziju.

Spremite novoimenovani Excel radni list s kontaktima i izađite iz dokumenta da biste nastavili sa spajanjem pošte.

Microsoft Word je mjesto gdje ispisujete naljepnice. Excel je idealan za organiziranje i smještaj podataka, a dobro funkcionira i za brzo učitavanje popisa u druge programe. Microsoft Word, međutim, ima ugrađeni predložak za ispis naljepnica koji postavlja adrese u formatu koji zahtijeva pisač.

Proces spajanja pošte kombinira Excel za mogućnost organiziranja polja i Word za mogućnost oblikovanja naljepnica za pisač.

Otvorite novi Word dokument i kliknite na Poštanske pošiljke karticu za otvaranje popisa opcija. Kliknite opciju padajućeg izbornika za Pokrenite spajanje pošte da biste otkrili sekundarni izbornik na koji ćete možda morati kliknuti Pokrenite spajanje pošte ponovno prije nego što možete odabrati Oznake za otvaranje izbornika Mogućnosti oznaka.

U ovom trenutku trebate informacije o pisaču i naljepnicama da biste krenuli naprijed. Morate birati između pisači s kontinuiranim uvlačenjem i pisači stranica. Posavjetujte se s priručnikom pisača kako biste odredili koju vrstu koristite. Ako imate pisač u stilu stranice, drugi padajući izbornik zahtijeva da odaberete određenu vrstu ladice za svoj pisač stranica. Premosnica je prilično uobičajena.

Zatim odaberite dobavljača naljepnica. Svaki dobavljač ima svoj specifični izgled, a to je važno za pisač. Microsoft, Avery i mnoge druge opcije dobavljača navedene su u padajućem izborniku. Odaberite onu koja odgovara naljepnicama koje ste kupili za posao.

Na kraju, odaberite broj proizvoda koji odgovara broju proizvoda na vašim naljepnicama. To se obično nalazi na pakiranju, a ne na samim listovima naljepnica. Broj proizvoda govori vašem pisaču o dimenzijama papira kako bi se osiguralo da je ispis ispravno poravnat s naljepnicama.

U rijetkim slučajevima, broj proizvoda možda neće biti dostupan za vaše naljepnice. Ispis se i dalje može napredovati, ali morate ručno izmjeriti veličinu pojedinačne naljepnice. Također morate znati koliko oznaka ima na stranici i koliko se nalazi u svakom stupcu i retku.

Da biste unijeli prilagođenu dimenziju oznake, odaberite Pojedinosti opcija u Mogućnosti oznaka prozor za prikaz izgleda lista s naljepnicama po stupcima i redcima. Unesite margine, stupce i retke u predviđeno polje. Klik u redu ako ovo odgovara vašoj konfiguraciji. Ako ne, kliknite Otkazati a zatim odaberite Nova oznaka i pokušajte ponovno.

Unesite naziv za svoje naljepnice kako bi se dimenzije spremile za buduću upotrebu. Bilo koje ime će biti dovoljno. Zatim postavite dimenzije na izmjerenu visinu i širinu. Također, unesite izgled redaka i stupca. Samo naprijed i kliknite u redu da biste spremili nove postavke veličine, a zatim kliknite u redu ponovno za spremanje svih postavki.

U ovom trenutku imate pripremljene naljepnice u Excelu i Wordov dokument ispravno formatiran za ispis naljepnica. Sada morate uvesti podatke o kontaktu da biste popunili oznake.

U Word dokumentu kliknite Datoteka i onda Mogućnosti i Napredna. Odaberite potvrdni okvir pored Potvrdite konverziju formata datoteke na otvaranju i biraj u redu. Vratite se na Poštanske pošiljke karticu i kliknite Odaberite Primatelji za otvaranje padajućeg izbornika opcija. Odaberite Koristite postojeći popis da biste pronašli svoje Excel kontakt podatke na vašem računalu. Odaberite datoteku i kliknite u redu. Ovaj proces povezuje Excel list s Word dokumentom. Iako su programi povezani, oznake još nisu ispunjene informacijama.

Najlakši način za uvoz cijelog popisa je putem rezerviranih mjesta. Oznaka rezerviranog mjesta odgovara stupcima koje ste stvorili u datoteci Excel. Na primjer, upišete <> gdje želite da se prvo ime pojavi na naljepnici. Imajte na umu da se ovaj slijed ponavlja na svim oznakama.

Standardni redoslijed adresa izgleda ovako:

<> <>

<>

<> <> <>

Svaka oznaka izravno odgovara stupcu u vašem Excel listu. Ako želite dodati prilagođene informacije, one moraju stajati u označenom stupcu na listu. Zatim unesite polje u željenom redoslijedu položaja za oznaku.

Ako često učitavate popise pomoću procesa spajanja pošte, postoji i prečac adresnog bloka za kombiniranje više polja podataka pod jednim <

Sada kada su oznake postavljene s redoslijedom za svako polje, možete učinkovito učitati stotine ili čak tisuće kontakata dok stvarate dosljedan slijed označavanja za pisač. Spajanje pošte idealno je za skupne popise kontakata.

Morate mapirati spajanje pošte kako bi Word čitao ispravne stupce iz Excela. Vratite se na Poštanske pošiljke karticu, kliknite Podudarna polja i biraj Upišite i umetnite polja. Pojavljuje se okvir s brojnim oznakama navedenim uz padajuće okvire.

Oznake su uobičajeni elementi adresne oznake. Navodi Titula, Ime, Prezime, Adresa ulice, i tako dalje. U odgovarajućim padajućim izbornikima vidite oznake stupaca s vašeg Excel lista. Mnogi od njih će već biti upareni, ali provjerite je li svaki element poravnat i pravilno usklađen. To znači kada pišete <>, vuče samo iz Ime stupcu u Excel listu.

Sada kada su polja mapirana i oznake napravljene, kliknite Pregled u Poštanske pošiljke tab. Prije nego što se odlučite za ispis, izvršite temeljit pregled kako biste vidjeli naljepnice. Dvaput provjerite poravnanje i oblikovanje s ovim prikazom.

Kada ste spremni za ispis, kliknite Završi i spoji ispod Poštanske pošiljke tab. Klik Ispis dokumenata za slanje konačnog posla na pisač. Prije slanja posla provjerite je li pisač opskrbljen vašim papirom za naljepnice.

Iako je Excel izvrstan način pokretanja spajanja pošte, kontakte možete uvesti i iz Outlooka. Outlook vam omogućuje izvoz kontakata u radni list programa Excel, gdje možete koristiti proces kao što je gore navedeno.

Ako želite povući kontakte izravno iz programa za e-poštu Outlook, povucite popis kontakata. Koristiti Shift+Kontrolirati za odabir i označavanje više kontakata dok se ne označi svaki željeni kontakt.

Idite na Dom karticu i odaberite Spajanje mailova. Odaberite Samo odabrani kontakti slijedi Sva polja za kontakt. Zatim odaberite Novi dokument i Poštanske naljepnice kao vrsta dokumenta.

Ova radnja pokreće novi Word dokument sa spajanjem pošte. Odaberi Polja za pisanje i umetanje ispod Poštanske pošiljke karticu i provjerite je li sve ispravno poravnato. Klik Ažurirajte oznake za generiranje oznaka.

Upotrijebite funkciju pregleda da pregledate i provjerite je li sve ispravno poravnato. Nakon što uredite i napravite konačne revizije, ponovno pregledajte i zatim pokrenite Završi spajanje pošte i Ispis za slanje posla na pisač.

Outlook je izvrstan u upravljanju kontaktima, a pokretanje spajanja pošte iz programa je jednostavno. Međutim, nemaju svi Outlook kao upravitelja e-pošte, a proces ispisa naljepnica iz Excela ostaje najbolja alternativna opcija za upravljanje kontaktima.