Kako koristiti Avery 5160 naljepnice u Excelu

Avery naljepnice su dobro poznati standardni uredski proizvod, a 5160 naljepnice (između ostalih veličina) kompatibilne su s Microsoftovim proizvodima. Avery naljepnice možete ispisati iz Excela, ali proces u konačnici zahtijeva spajanje pošte kako bi se polja naljepnica kategorizirala i uvezla u format naljepnice.

Tijekom procesa spajanja pošte postavljate stupce podataka u Excelu, a zatim ih povezujete s poljima za oblikovanje u programu Microsoft Word. Proces nije kompliciran, ali zahtijeva vrijeme za ispravno postavljanje formatiranja. Veliki popisi kontakata ili drugi oblici podataka u Excelu također zahtijevaju više vremena za dovršavanje.

Alternativa korištenju Excela s Wordom je ručno upisivanje svake oznake ili pokretanje spajanja pošte putem drugog kompatibilnog programa kao što je Microsoft Outlook. Opcija Microsoft Outlook privlačna je samo ako već koristite uslugu kao upravitelj pošte.

Avery naljepnice standardne su u formatiranju naljepnica u programu Microsoft Word, a veličina je već pohranjena u unaprijed postavljenoj postavci, što ih čini izvrsnim izborom za proces označavanja. Druge uobičajene marke i rasporedi naljepnica također su pohranjeni u formatiranju naljepnica za Microsoft.

Prije nego što uskočite u Excel i upotrijebite program za smještaj vaših podataka, razmislite je li Excel najbolja upotreba u vašoj situaciji. Ako izrađujete mali broj naljepnica – na primjer ispod 100 s minimalnim informacijama – bolja je opcija upisivanje informacija izravno u Wordov dokument s naljepnicom. To posebno vrijedi za popis za jednokratnu upotrebu.

Excel je idealan za pohranjivanje velike količine informacija kao što je popis kontakata s imenom, adresom i drugim informacijama za stotine ili čak tisuće ljudi. Popisima koji neprestano rastu i razvijaju se lako je upravljati u Excelu.

Excel radna knjiga nije dobar izbor za ispis naljepnica za upravljani popis, ali oblikovanje olakšava premještanje podataka u druge programe i formate. Na primjer, možete jednostavno prenijeti popis kontakata u upravitelja e-pošte iz Excela.

Koristite Excel ako su informacije važne i imat ćete stalnu upotrebu. U suprotnom, razmislite o ručnom upisivanju podataka izravno u Word dokument.

U Excelu formatirajte polja oznaka pomoću naslova stupaca. Na primjer, zaglavite svaki stupac određenim poljem kao što je ime, prezime, adresa, Grad, država, Poštanski broj, email adresa i sve druge informacije koje zadržite na kontaktima. Postavljanje stupca za svaki određeni skup podataka važno je kada dođe vrijeme za formatiranje oznaka.

Svaki redak odgovara jednom kontaktu ili skupu podataka. Korištenje naslova stupca za svaku informaciju maksimizira vašu sposobnost pozicioniranja gdje se informacije nalaze na naljepnicama kasnije kada koristite proces spajanja pošte. U ovom trenutku spremite Excel radni list i izađite iz programa. Zatim otvorite Microsoft Word da pokrenete spajanje pošte i na kraju ispišete naljepnice.

Krenite do Poštanske pošiljke karticu u novom Word dokumentu i odaberite Pokrenite spajanje pošte opcija. Odaberi Oznake i kliknite Mogućnosti oznaka. Ovdje formatirate Word dokument za naljepnice Avery 5160.

Odaberite pisač s kontinuiranim ulaganjem ili pisač stranica na temelju modela koji koristite. Ispod opcija pisača nalaze se opcije naljepnica. Odaberite padajući izbornik za pregled dobavljača i odaberite Avery s ovog popisa.

Još jedan popis generira se sa svim stilovima oznaka Avery. Kliknite na 5160 oznake modela i odaberite u redu. Word dokument određuje veličinu oznaka tako da odgovaraju točnom razmaku i potrebnom dizajnu.

Sada kliknite Datoteka i odaberite Napredna mogućnost povezivanja Excela s Wordom. Označite Potvrdite konverziju formata datoteke potvrdite okvir i odaberite u redu. Povratak na Poštanske pošiljke i kliknite Odaberite Primatelji da biste locirali svoju Excel datoteku. Odaberite datoteku za spajanje informacija s Wordom.

Formatirajte način na koji bi vaši podaci trebali izgledati na naljepnicama također u postavkama Mailings. Koristiti <> styling za izlaganje informacija. To je u korelaciji sa stupcima koje ste ranije stvorili u Excelu. Ove informacije možete konfigurirati na bilo koji način.

Oznaka adrese obično sadrži ime, ulicu, grad, državu i poštanski broj. Također možete dodati naziv tvrtke ili bilo koje prilagođeno polje sve dok postoji u stupcu Excela. Oblikujte naslov svakog stupca na točan način na koji želite da se prikazuje. To uključuje razmak između riječi i retka na kojem se nalazi.

Prilagodite postavke fonta i u ovom području. Korištenje zadanog fonta mapiranog iz Excela funkcionira dobro, ali prilagođeni stil je jednostavna opcija za oznake. Samo pokrenite pregled ispisa nakon spajanja kako biste bili sigurni da font i veličina teksta odgovaraju naljepnici.

Sada su Avery naljepnice formatirane, a informacije su povezane. Klik Podudarna polja pod, ispod Poštanske pošiljke i provjerite odgovaraju li naslovi stupaca iz Excela <> formatiranje koje ste koristili ranije. Ako se sve poklopi, kreni naprijed. Ako ne, koristite padajuće izbornike za podešavanje dok se sva polja ne podudaraju. Time se Excel stupci preslikavaju na oznake.

Klik Završi i spoji na kartici Poštanske poruke da biste dovršili postupak. Klik Ispis za slanje posla na vaš pisač. Stavite Avery naljepnice u ladicu pisača prije izvršavanja funkcije ispisa.

Također, napravite pretpregled ispisa kako biste još jednom provjerili poravnanje i razmak te locirali sve pogreške. Naljepnice i tinta za pisač su skupi, a dvostruka provjera datoteke osigurava da nećete morati ispisivati ​​više od jednog puta.

Postoji alternativa pokretanju spajanja pošte između Excela i Worda. Opcija Outlook specifična je za popise kontakata, ali nudi jednostavnu metodu za učitavanje kontakata iz Excela u Outlook upravitelj kontakata.

Ako održavate kontakt e-poštom s bilo kim na popisu, ova je značajka posebno korisna. Unesite Outlook i odaberite Dodajte kontakte i odaberite Iz datoteke. Možete koristiti Excel ili standardnu ​​CSV datoteku da biste postigli isti rezultat. Odaberite datoteku i uvezite sve u Outlook upravitelj.

Sada je pokretanje spajanja pošte u Wordu puno kraći proces. Odaberite sve željene kontakte pomoću Shift+Kontrolirati naredba tipkovnice za isticanje više kontakata.

Idite na Dom karticu u Outlooku i odaberite Spajanje mailova slijedi Samo odabrani kontakti. Odaberite polja za kontakt koja želite na naljepnicama ili kliknite Sva polja za kontakt prenijeti sve. Odaberite Novi dokument i odaberite vrstu dokumenta. Poštanske naljepnice je najočitiji odabir na popisu.

Ova radnja pokreće otvaranje Word dokumenta, a sve kontakt informacije su mapirane i spremne. I dalje trebate koristiti Word za odabir stila oznake Avery, ali postupak je isti kao što je gore navedeno.

Ako ste razboriti, unesite Pisati i UmetnutiPolja odjeljak u Wordu da još jednom provjerite mapiranje. Također možete pokrenuti pretpregled ispisa kako biste bili sigurni da je sve ispravno postavljeno i spremno za ispis. Inače, sve je spremno i možete brzo ispisati naljepnice pomoću Outlookovog procesa spajanja pošte.