7 stvari za koje niste znali da možete učiniti u programu Outlook

Velike su šanse da ste na ovaj ili onaj način koristili Microsoft Outlook za slanje e-pošte ili zakazivanje sastanka. No iako su ovo najčešći zadaci koje možete obaviti u Outlooku, postoje neki trikovi koje možete iskoristiti da poboljšate svoje iskustvo.

Opoziv e-pošte je onaj koji smo već obradili, ali postoji i kodiranje e-poruka bojama ili postavljanje različitih vremenskih zona. Proveli smo neko vrijeme kopajući po jelovnicima umjesto vas, kako bismo vam pokazali sve to i više.

Bez daljnjeg odlaganja, evo sedam stvari za koje niste znali da možete raditi u Outlooku na radnoj površini i Outlooku na webu.

Postavite dvije vremenske zone

Prvo ćemo početi s vremenskim zonama jer vrijeme je sve! Ovo je korisno ako se nalazite na drugom mjestu u odnosu na posao - recimo da ste u New Yorku, a posao vam je u Portlandu, Oregon. Kako biste održali svoju e-poštu na istoj stranici i izbjegli kašnjenje na sastanke, možete postaviti više vremenskih zona u aplikaciji Outlook za stolna računala.

Ovo je jedna od najjednostavnijih stvari koje možete konfigurirati u programu Outlook. Sve što trebate učiniti je otvoriti napitak Kalendara aplikacije Outlook za stolna računala, a zatim posjetiti Datoteka Jelovnik. Zatim kliknite Mogućnosti a zatim kliknite na Kalendar. Tada ćete htjeti potražiti Vremenske zone opcija. Trebali biste vidjeti potvrdni okvir za Prikaži drugu vremensku zonu. Pritisnite potvrdni okvir, a zatim odaberite željenu drugu ili treću vremensku zonu. Sada ćete to vidjeti u Outlooku.

Postavite boje za e-poštu od određenih osoba

Želite da vaša e-pošta izgleda malo drugačije kako bi vaša pristigla pošta bila ljepša ili lakša za čitanje? Outlook vam čuva leđa s onim što je poznato kao uvjetno oblikovanje. Ova značajka je način da se poruke koje ispunjavaju vaše uvjete istaknu na popisu poruka pomoću boje, fontova i stilova. Nalazi se na drugom mjestu naše liste.

Outlooku možete reći da promijeni boju određenih poruka na temelju imena ili adrese e-pošte pošiljatelja; recimo, ako želite da se sve e-poruke od vašeg šefa prikazuju crveno.

Da biste postavili pravilo uvjetnog oblikovanja, prijeđite na svoju pristiglu poštu, u aplikaciji Outlook za stolna računala i posjetite karticu Prikaz. Odatle odaberite Trenutačni pogled postavljanje. Zatim, nakon toga, odaberite Prikaži postavke. Tada ćete htjeti kliknuti u Napredne postavke prikaza dijaloški okvir i odaberite Uvjetno oblikovanje. Microsoft ovdje ima popis koraka koje možete slijediti, ali mi se fokusiramo na to kako možete učiniti da se poruke određenih osoba prikazuju u određenoj boji.

Da biste to postigli, kliknite Dodati a zatim unesite naziv za pravilo. Izaberi Font, a zatim pod Boja odaberite boju koju želite i kliknite U REDU. Nakon toga odaberite Stanje i odaberite Uvjet. U okvir Šalje upišite ime kontakta ili pošiljatelja za koje želite da se pojavljuju u drugoj boji u vašoj pristigloj pošti. Zatim, u Postavke filtera, uvjetnog oblikovanja i naprednog prikaza dijaloške okvire, odaberite u redu.

Koristite Outlook prečace

Vjerojatno ste upoznati s tipkovničkim prečacima kao što su CTRL+C i CTRL+V, ali jeste li znali da aplikacija Outlook za stolna računala također ima skup tipkovnih prečaca koje možete koristiti? Ove vam tipke mogu pomoći da uštedite vrijeme tijekom vašeg napornog dana, izbjegavajući povlačenje miša preko ikona i izbornika za obavljanje uobičajenih zadataka kao što su sastavljanje, odgovaranje ili prosljeđivanje poruka. Prikupili smo svoje omiljene Outlook prečace za broj tri na našem popisu. Imajte na umu da su to za Windows 10.

Ponovno smo prikupili neke od najčešćih tipkovnih prečaca. Microsoft ima potpuni popis na svojoj web stranici, koji pokriva Outlook prečace za MacOS, kao i web. Njihov je popis malo opširniji, pokriva diktiranje, mape, okna za čitanje, ispis i još mnogo toga.

Promijenite veličinu svojih datoteka za slanje velikih slikovnih privitaka

Uobičajena prepreka s kojom se možete susresti prilikom slanja e-pošte sa slikama je da su datoteke koje možda želite da primatelj primi malo prevelike za ograničenja weba. Kada se to dogodi, možete pokušati promijeniti veličinu slikovnih privitaka putem aplikacije Outlook za stolna računala kako ne bi bili preveliki.

Veličinu slikovnih privitaka možete promijeniti u nekoliko koraka. Nakon što sastavite novu poruku, prvo morate pokušati priložiti sve slike koje želite poslati. Vjerojatno ćete dobiti poruku o pogrešci, ali ne brinite. Samo krenite u Datoteka kartice te e-pošte, a zatim potražite poruku pogreške na vrhu. Odaberite opciju koja kaže Promijeni veličinu velikih slika kada pošaljem ovu poruku.

Outlook će pokušati poslati poruku sažimanjem vaših slika na manju veličinu. U slučaju da poruka i dalje ne prođe, možete pokušati Komprimiranje datoteka u sustavu Windows 10 ili MacOS kako biste ih smanjili, a zatim priložite ZIP datoteku u poruci e-pošte.

Započnite Teams sastanke, otvorite Sticky Notes i OneNote izravno iz Outlooka na webu

Iako smo se usredotočili na aplikaciju Outlook za stolna računala, Outlook na webu također ima neke tajne. Iako vjerojatno već provodite vrijeme sortirajući svoj kalendar ili svoju e-poštu u Outlooku na webu, Microsoft je uključio neke integracije sa Sticky Notes, kao i OneNote tamo, isto.

Uz integraciju, ako se prijavite istom Microsoft 365 e-poštom koju koristite za posao (ili čak osobnom e-poštom Microsoft računa) na Sticky Notes u sustavu Windows 10 ili u aplikaciji OneNote, imat ćete brzi pristup istim stvarima s tim računom Outlook na mreža. Ovo je poznato kao OneNote feed.

Možete se prebaciti na ovo u bilo kojem trenutku tako da krenete gore i kliknete ikonu OneNote na desnoj strani zaslona. Ovo funkcionira s osobnim Microsoft računima, kao i s poslovnim Microsoft 365 računima. Dakle, pokušajte i vodite bilješke dok šaljete e-poštu!

Također želimo napomenuti mogućnost "Sastani se sada". Ova se opcija prikazuje na vrhu vaše ulazne pošte u programu Outlook na webu. Ako kliknete ovo, moći ćete odmah započeti Teams sastanak (s poslovnim računima) ili Skype sastanak (s osobnim račune.) To je brz način da preskočite neke obruče i ne morate prolaziti kroz mnogo izbornika da biste pravovremeno došli na sastanak daleko.

Dođite do nule pristigle pošte s čišćenjem razgovora

Ako vam je pristigla pošta puna poruka, možda biste trebali isprobati značajku čišćenja razgovora u programu Outlook. To je još jedna značajka za koju možda niste znali da postoji.

Kako Microsoft objašnjava, Značajka čišćenja razgovora u programu Outlook osmišljen je kako bi vam pomogao smanjiti broj poruka u vašim mapama. Suvišne poruke u razgovoru koje su očišćene premještaju se u mapu Izbrisane stavke. Imajte na umu da je ovo za razgovore u nizu e-pošte ili zbirci poruka.

Čišćenje razgovora možete koristiti tako da odete u Outlook ulaznu poštu na radnoj površini, a zatim kliknete Dom tab. Odatle možete odabrati Izbrisati grupirati i zatim odabrati Počistiti.

Možete odabrati Očistite razgovor da očistite trenutni razgovor. Zatim odaberite Očistite mapu za čišćenje cijele mape, pri čemu se brišu suvišne poruke. Također se možete odlučiti za Očistite mapu i podmape. Ovom opcijom pregledavaju se svi razgovori u odabranoj mapi i bilo kojoj mapi koju ona sadrži, a suvišne poruke se brišu.

Postavite pravila za automatsko premještanje, označavanje i odgovaranje na poruke e-pošte

Dok je čišćenje razgovora jedan od načina da dođete do čiste pristigle pošte, postavljanje pravila je drugi. Možete automatski premještati, označavati i odgovarati na e-poštu ako postavite pravila u aplikaciji Outlook za stolna računala. Ova se pravila mogu čak koristiti i za reprodukciju određenih zvukova kada dobijete poruke.

Da biste postavili pravilo, sve što trebate učiniti je desnom tipkom miša kliknuti poruku u pristigloj pošti i odabrati Pravila Odatle možete odabrati jednu od opcija. Outlook će automatski predložiti stvaranje pravila na temelju pošiljatelja i primatelja. Ako želite stvoriti više pravila, možete ga kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Stvori pravilo.

Slijedite upute na zaslonu iu dijaloškom okviru Stvori pravilo odaberite jedan ili više od prva tri potvrdna okvira. Microsoft ima potpuni vodič o pravilima programa Outlook ovdje ako trebate dodatnu pomoć.

Preporuke urednika

• Koristiti Office? Vaše bi računalo moglo biti u opasnosti zbog ove Microsoftove promjene
• Papirnato prijenosno računalo moglo bi biti uređaj za e-papir za koji niste znali da vam treba
• 5 korisnih Windows prečaca za koje niste znali
• Kako svoj tablet učiniti boljim alatom za rad
• Kako maksimalno povećati svoju produktivnost u sustavu Windows 10