Zasluga slike: Jupiterimages/Comstock/Getty Images
Dok koristite Microsoft Outlook za svoj račun e-pošte, htjet ćete biti sigurni da možete pratiti sve svoje poruke i da se na njih možete obratiti kad god vam zatreba. Zbog toga je važno razumjeti koji je najbolji način za spremanje i pohranu poruka e-pošte s vašeg Outlook računa.
Mape
Prema Microsoftu, najbolja praksa je zadržati pristiglu poštu za poruke koje morate sami pročitati i obraditi te stvoriti druge mape koje možete koristiti za određene vrste pošte. Napravite mapu "1-referenca". Ručno ispustite sve poruke na koje se trebate vratiti kasnije ili još niste imali vremena pročitati. Stavite "1" ispred nje tako da se pojavi odmah ispod vaše pristigle pošte. Izradite druge mape, kao što je "Osobno" za arhiviranje osobnih e-poruka i držite ih odvojeno od poslovnih e-poruka. Na taj način nećete morati brinuti da će vam suradnici gledati preko ramena u osobne poruke. Možete stvoriti skup mapa za e-poštu s popisa e-pošte, tako da se te poruke preusmjeravaju u mapu. Na taj način ne morate pretrpavati svoju pristiglu poštu gomilom poruka koje možda ne morate ni pročitati.
Video dana
Arhiva
Postavite sve svoje mape na automatsko arhiviranje godišnje. Sustav arhiviranja omogućuje vam spremanje važnih e-poruka, a da ne morate ništa učiniti. Outlook može od vas tražiti da odgovorite želite li automatski arhivirati sve svoje poruke. Kliknite "Da" i proces arhiviranja će započeti. Vaše poruke se premještaju iz pristigle pošte ili drugih mapa u mapu "Arhiva", kojoj možete pristupiti u bilo kojem trenutku. Sve vaše mape bit će imitirane u mapi "Arhiva". Na primjer, ako imate referentne, osobne i poslovne mape, vidjet ćete iste tri mape pod "Arhiva".
Značajka "AutoArchive" u Outlooku je uključena prema zadanim postavkama, ali također možete prilagoditi sustav arhiviranja. Da biste to učinili, kliknite na izbornik "Alati". Kliknite "Opcije" i kliknite karticu "Ostalo". Odaberite "AutoArchive". Odaberite "Run AutoArchive Every n Days" i odredite koliko želite da to bude (na primjer, svakih 14 dana). Odaberite sve druge opcije koje želite promijeniti. Ako želite primijeniti promjene na sve svoje mape, odaberite "Primijeni ove postavke na sve mape".
