Mnogi vlasnici malih tvrtki ne trebaju razrađene sustave arhiviranja.
Kredit za sliku: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradicionalna organizacija datoteka odnosi se na pristup organiziranju računalnih ili elektroničkih datoteka. Prije računalnih baza podataka, mnoge tvrtke jednostavno su organizirale datoteke stvaranjem struktura mapa i smještajem dokumenata i datoteka u mape na temelju kategorije ili tipa. Ova je metoda u mnogim slučajevima ustupila mjesto sustavima baza podataka. Međutim, tradicionalno arhiviranje ponekad ima prednost ako imate relativno mali broj datoteka.
Jednostavan za korištenje
Tradicionalni sustav arhiviranja vrlo je jednostavan za postavljanje i korištenje, pod pretpostavkom da je broj datoteka koje održavate mali. Ako imate pet osnovnih kategorija dokumenata i ograničen broj datoteka u svakoj, na primjer, ne treba vam sustav baze podataka za jednostavno pohranjivanje, održavanje i dohvaćanje vaših datoteka. Također ne morate brinuti o učenju softverskog sustava i osposobljavanju zaposlenika da ga koriste.
Video dana
Minimalna ulaganja
Ako koristite tradicionalni sustav arhiviranja, također ne morate ulagati u softversku bazu podataka koja može uključivati kupnju unaprijed i stalne naknade za licenciranje. Naravno, trebate računalo, što je prilično uobičajeno u poslovanju bez obzira pohranjujete li datoteke ili ne. Vaša osnovna struktura datoteka održava se izravno na tvrdom disku vašeg računala. Alternativno, možete kupiti vrlo jeftin vanjski tvrdi disk koji vam omogućuje prijenos datoteka s jednog računala na drugo.
Loša integracija podataka
Glavni nedostatak tradicionalnog sustava arhiviranja je taj što ne omogućuje integraciju podataka između datoteka ili dijeljenje podataka. Sa softverskim sustavom arhiviranja možete održavati različite mape, ali možete međusobno podudarati pretraživanja kako biste dohvatili dokumente u više datoteka. Osim toga, možete omogućiti većem broju zaposlenika da pretražuju dijeljene podatkovne datoteke. Ova integracija smanjuje vrijeme za pretraživanje svih pojedinačnih datoteka, prednost koja je osobito važna ako održavate veliku količinu datoteka ili imate veliku bazu klijenata.
Umnožavanje i nedostatak sigurnosti
Također riskirate dupliciranje podataka ako ne integrirate svoje datoteke kroz bazu podataka. U tradicionalnom sustavu vaše računalo ne prepoznaje da stvarate slične dokumente i pohranjujete ih na različitim lokacijama datoteka. Osim toga, vaš tradicionalni sustav arhiviranja ne nudi ni približno onu razinu sigurnosti koju nudi pažljivo izrađen sustav arhiviranja baze podataka. Šifrirani podaci i trenutna sigurnost ključne su značajke jer tvrtka redovito razvija poboljšane sustave baza podataka.
