Upotreba e-pošte u poslovanju

E-pošta je jedan od najprisutnijih alata poslovne komunikacije posljednjih godina. Upotreba e-pošte u poslovanju uključuje komunikaciju sa suradnicima i klijentima, zakazivanje sastanaka, slanje automatiziranih obavijesti i dijeljenje biltena sa starim i novim klijentima. Jedna od prednosti e-pošte u poslovnoj komunikaciji je ta što je toliko sveprisutna da svi pretpostavljaju da svatko tko ima pristup internetu može slati i primati e-poštu. Neki prevaranti i hakeri posljednjih godina također koriste e-poštu, stoga je važno biti na oprezu zbog lažnih poruka.

Glavna uloga e-pošte u poslovnoj komunikaciji je povezivanje ljudi unutar iste tvrtke ili organizacije. E-mailovi se vrlo često koriste za postavljanje pitanja kolegama a da ih ne morate ometati telefonskim pozivom ili tapšanjem po ramenu. Koriste se za slanje najava sastanaka i zapisnika, za distribuciju važnih obrazaca i za provođenje anketa na radnom mjestu.

Mnogi uredi imaju razne interne mailing liste kojima ljudi mogu slati poruke kako bi ih doveli do određene jedinice tvrtke, bez obzira da li to svi rade u ljudskom resurse koji bi možda trebali vidjeti ažuriranje pravila o godišnjim odmorima ili svi koji rade na određenom katu koji bi trebali znati da je to suradnikov rođendan. E-pošta se također često koristi s integriranim alatima za kalendar od pružatelja usluga kao što su Microsoft i Google za zakazivanje sastanaka i drugih događaja.

E-mail prilozima se obično koriste kao način dijeljenja datoteka, od dokumenata Microsoft Worda do uzoraka reklamnih materijala poput logotipa ili džinglova.

Ljudi sve više provjeravaju e-pošta tvrtke na osobnim uređajima kao što su pametni telefoni, što im omogućuje da ostanu u kontaktu sa suradnicima izvan ureda. To može biti i pozitivno i negativno: ljudi mogu lakše raditi od kuće ili se brzo prijaviti tijekom jutarnjeg putovanja, ali također mogu imati manje pravog izvan radnog vremena kada nisu u uredu.

Zbog vitalne uloge e-pošte u poslovnoj komunikaciji ne iznenađuje činjenica da su se razvila formalna i neformalna pravila ponašanja oko e-pošte.

Ljudi općenito pokušavaju adresirati e-poštu s a određeni stupanj profesionalizma, pazeći da imate jasan i sažeta tema što olakšava uočavanje e-pošte u pristigloj pošti i obraćanje barem malo pažnje gramatika, pravopis i velika slova. Većina ljudi pokušava izbjegavajte bilo kakve komentare koji nisu u boji u e-mailovima tvrtke, uključujući viceve upitnog ukusa, reference na politiku i religiju ili bilo kakve napade na njihove poslodavce.

Neki ljudi također pokušavaju izgledati veseli u e-mailovima tvrtke, jer je teško odrediti ton gledajući samo napisanu poruku. To se može učiniti korištenjem uskličnika ili emojija, iako se pretjerivanje može činiti neprofesionalnim. Općenito, htjet ćete slijedite vodstvo drugih u svojoj organizaciji kada je riječ o tome kako izraditi e-poruke suradnicima ili kupcima.

Mnoge organizacije imaju vlastita pravila o e-pošti, kao što je zahtjev da se svakoj odlaznoj e-pošti doda određeni format potpisa. Neka radna mjesta imaju pravila o tome kada se, ako ikada, e-pošta tvrtke može koristiti iz osobnih razloga. Mnogi također imaju pravila o tome kada e-poštu treba zadržati ili izbrisati radi sigurnosti.

Primanje automatiziranih poruka e-pošte od organizacija s kojima poslujete postalo je uobičajeno. Internetske trgovine šalju obavijesti o prodaji, potvrde o kupnji i ažuriranja o rasporedu dostave. Novine i druge medijske organizacije šalju automatizirane e-poruke s naslovima i ažuriranjima priča.

Postoji niz tvrtki koje mogu slati automatizirane e-poruke za tvrtke, uključujući marketinške e-poruke i one izazvane kupnjom, ponekad tzv. transakcijske e-poruke. Određeni zakoni reguliraju kada tvrtke mogu pohranjivati ​​adrese e-pošte ljudi, kada su dužne omogućiti ljudima da odustanu od e-pošte i kada mogu slati marketinške poruke. Provjerite jeste li u skladu s pravilima u svojoj jurisdikciji i, potencijalno, na mjestima gdje ljudi kojima šaljete e-poštu rade ili borave.

Neki komercijalni davatelji usluga e-pošte mogu vam pomoći u upravljanju isključivanjem, popisima pretplate i drugim informacijama. Kupujte kako biste pronašli onaj koji zadovoljava vaše potrebe po cijeni koja vam se sviđa.

E-mail biltene postali su sve popularniji posljednjih godina. Neke ih tvrtke koriste kako bi došle do kupaca i obavijestile ih o prodaji, novim proizvodima ili postojećim uslugama. Na primjer, tvrtka za čišćenje bazena mogla bi slati bilten podsjećajući ljude na svoje usluge tijekom ljeta pristupi, ili podcast studio može slati biltene e-poštom u kojima najavljuju novu seriju ili novu sezonu postojeće pokazati.

U drugim slučajevima, sam bilten je proizvod. Neke medijske organizacije i druge grupe postigle su uspjeh s plaćenim biltenima koji sadrže informacije koje nisu dostupne nigdje drugdje. Neki od njih su stvoreni na specijaliziranim platformama ili putem crowdfunding alata kao što je Patreon.

Kao i kod drugih komercijalnih e-poruka, ako šaljete bilten e-poštom, trebali biste se pobrinuti da imate izričit pristanak osoba kojima šaljete poruke i da oni imaju jednostavan način za odjavu. Možete pozvati ljude da se prijave na bilten kada posjete vašu web-lokaciju ili kada dovrše transakciju, na primjer. Naravno, ako nudite plaćeni bilten, morat ćete osigurati da ljudi imaju jednostavan način za otkazivanje pretplate i prestanak naplate.

Prijevara e-pošte, često poznata kao phishing, prevladava posljednjih godina. Prevaranti šalju e-poštu osobama koje se lažno predstavljaju kao pouzdane institucije ili čak pojedinačnim suradnicima, nastojeći prevariti primatelje da pošalju novac ili da im daju vrijedne informacije kao što su korisnička imena i lozinke. U nekim se slučajevima te e-poruke šalju masovno velikom broju primatelja, ali u drugim slučajevima su posebno ciljane na određene primatelje.

Zlonamjerni se softver također ponekad distribuira e-poštom, obično putem privitaka ili poveznica na sumnjive stranice uključene u poruke e-pošte. U nekim slučajevima, ako se otvori sumnjiva datoteka, ona će zaraziti računalo primatelja i koristiti njegov ili njezin softver za e-poštu da pošalje više svojih kopija kontaktima izvornog primatelja.

Kako ne biste postali žrtva prijevara e-pošte, pažljivo pogledajte adrese s kojih dolaze poruke i pobrinite se da se stvarno podudaraju s ljudima ili institucijama iz kojih tvrde da potječu. Provjerite vode li sve veze u e-pošti na web-mjesta za koja tvrde da se povezuju. Ako primite neočekivanu e-poruku s privitkom, provjerite je li zapravo od osobe za koju tvrdi da je, čak i ako trebate nazvati ili na drugi način poslati poruku toj osobi da potvrdite identitet.

Mnoge tvrtke imaju antivirusni softver skenirati dolaznu i odlaznu e-poštu u potrazi za zlonamjernim softverom, no ipak je dobro biti na oprezu kako biste izbjegli prijevare.

U nekim se uredima sve više koristi e-mail zamijenjen softverom za razmjenu trenutnih poruka, kao što su Microsoft Teams ili Slack. Tvrtke također koriste alate za razmjenu poruka i softver za društvene mreže za razgovor s kupcima, često putem automatiziranih okvira za razgovor ili poveznica postavljenih na web-mjesta tvrtke.

Ove platforme u stvarnom vremenu često mogu biti brže i praktičnije od korištenja e-pošte. Mnogi također olakšavaju dijeljenje datoteka ili čak postavljanje glasovnih i video konferencijskih sesija, nešto što se ne može učiniti izravno putem e-pošte.

Ipak, malo je vjerojatno da će ove platforme uskoro u potpunosti zamijeniti e-poštu.