Kako izvesti podatke iz Excela za izradu naljepnica
Zasluga slike: monkeybusinessimages/iStock/GettyImages
Softverski paket Microsoft Office značajno se razvio otkako je prvi put predstavljen 1990. godine. Popularni softverski paketi kao što su Excel i Word besprijekorno međusobno djeluju, otvarajući široku lepezu zadataka i funkcija koje je prije bilo teško ostvariti.
Iako se Excel smatra prvenstveno alatom za upravljanje bazom podataka i proračunskim tablicama, ovaj se softverski paket može koristiti i za dodatne zadatke, uključujući izradu poštanskih naljepnica. Možete koristiti značajku spajanja pošte unutar programa Microsoft Word za uvoz podataka u Excel koji se mogu pretvoriti u naljepnice za slanje pošte. Završetak ovog procesa zahtijeva nekoliko koraka, ali ih mogu postići pojedinci svih vještina i tehnoloških razina vještina.
Video dana
Savjet
Možete koristiti izvanredne alate za unos podataka Microsoft Excela uz Microsoft Word za izradu, prilagodbu i ispis naljepnica adresa. Iako ovaj proces zahtijeva niz koraka, mogu ga ostvariti pojedinci sa širokim rasponom tehničkog znanja i stručnosti.
Pripremite se za izradu naljepnica iz Excela
The Spajanje mailova značajka uključena u Microsoft Word čini relativno jednostavnom integraciju podataka koji su vam potrebni za početak izrade poštanskih naljepnica. Međutim, prije nego što se ti podaci mogu ugraditi u Excel, morate formatirati tablicu i ćelije u Excel okruženju kako bi odgovarali specifičnom okviru procesa spajanja pošte u Wordu.
Za početak izradite i označite zaglavlja stupaca tako da odražavaju podatke koji će se uvesti iz Worda. One će uključivati sljedeće oznake (ili slične):
- Ime
- Prezime
- Adresa
- Grad
Imajte na umu da će ove oznake zamijeniti osnovne stupce od 1 do 4 koji se već koriste. Također je važno napomenuti da morate koristiti zaseban stupac za svaku od ovih točaka podataka. Ako to ne učinite, može doći do nekih organizacijskih problema u kasnijoj fazi procesa.
U ovoj fazi pripreme pobrinite se da u vašem radnom prostoru ne ostanu prazni redovi i stupci. Tijekom procesa izrade naljepnica, ova prazna područja mogu stvoriti pogreške u formatiranju i zaustaviti izradu svih vaših naljepnica.
Imenovanje popisa adresa
Nakon što je vaš radni prostor pravilno formatiran, sljedeći korak u procesu je lociranje popisa adresa koji ćete koristiti. To možete postići jasnim definiranjem naziva za popis. Da biste to učinili, odaberite cijeli popis adresa koji ćete koristiti, pazeći da uključite sve ćelije koje sadrže zaglavlja. Nakon što to učinite, otvorite Formule karticu, pronađite Definirani nazivi grupirajte i odaberite Definirajte naziv opcija.
Kada to učinite, upišite prilagođeni naziv za popis adresa. Ovaj naziv je prepušten vašem nahođenju. Ako upravljate s više popisa adresa, odaberite nešto što je povezano s određenim imenima na popisu i njegovom predviđenom funkcijom. Nakon pritiskanja u redu, priložen je novi naziv za popis.
Početak spajanja
Prije nego što možete ispisati naljepnice iz Excela, provjerite jesu li svi podaci o adresi uspješno spojeni. Da biste to učinili, dovršite sljedeći niz koraka u programu Microsoft Word. Otvorite prazan dokument i idite na Poštanske pošiljke tab. Naći Pokrenite spajanje pošte grupirajte i odaberite Pokrenite spajanje pošte tab.
Unutar padajućeg izbornika koji se pojavi odaberite Oznake i konfigurirajte različite dostupne opcije oznaka koje odgovaraju vašim vlastitim postavkama. Na primjer, možete odabrati određenu vrstu pisača koji ćete koristiti i identificirati dobavljača naljepnice i broj proizvoda. Ove informacije mogu se pokazati posebno korisnima u slučaju da surađujete s a treća strana koja može koristiti te podatke za brzo stvaranje odgovarajućeg okvira za ispis za vaše dokumente.
Jedan važan element ovog koraka je odabir odgovarajućih dimenzija za listove s naljepnicama. U Broj proizvoda okvir, odaberite Pojedinosti opciju i provjerite da li navedene dimenzije odgovaraju vašim naljepnicama i listovima naljepnica. Ako ne učine, ispravite ove informacije prije nego što nastavite s postupkom. Ako to ne učinite, može doći do netočnog ispisa konačnih naljepnica.
Ako unesete vlastite dimenzije i spremite ih, specifični parametri oznake će se pojaviti u Ostalo/prilagođeno kategoriju unutar ovog prozora. Sada kada ste odabrali odgovarajuće parametre oznake, pritisnite u redu da potvrdite svoje odabire. Microsoft Word bi trebao automatski stvoriti novu tablicu koja generira izgled koji ste opisali.
Uvoz podataka iz Excela
Sada kada su u Wordu i Excelu uspostavljeni odgovarajući okviri, pravo je vrijeme da započnete spajanje. Da biste to učinili, prvo uspostavite vezu između svojih oznaka i popisa adresa koji ste stvorili i imenovali u prethodnim koracima. Unutar Worda odaberite Mogućnosti od Datoteka izborniku i odaberite Napredna tab. Pronađite odjeljak s imenom Općenito i odaberite Potvrdite pretvaranje formata datoteke uključenootvorena i označite dostupni okvir. Zatim pritisnite u redu nastaviti.
Zatim odaberite Poštanske pošiljke karticu, otvorite Pokrenite spajanje pošte grupi i kliknite na Odaberite Primatelji opciju s padajućeg izbornika. Konačno, kliknite Koristite postojeći popis za nastavak procesa.
Pojavljuje se prozor u kojem odabirete određeni popis koji namjeravate koristiti kao dio spajanja. U ovom trenutku odvojite vrijeme da locirate popis koji ste ranije imenovali, a zatim kliknite na Odaberite Izvor podataka kutija. Prikazat će vam se prozor u kojem potvrđujete određeni izvor podataka koji koristite. Nakon što kliknete na Pokaži sve okvir, odaberite MS Excel radni listovi putem DD opcija u Otvoreni izvor podataka okvir prije pritiska u redu.
Kao posljednji korak, odaberite određeni raspon ćelija i/ili radni list koji sadrži sve podatke koje želite spojiti iz dijaloškog okvira koji se pojavi. Zatim pritisnite u redu.
Uključivanje rezerviranih mjesta s vašim oznakama
Sada kada je radni list s podacima o adresi identificiran i povezan s oznakama, dodajte određena rezervirana mjesta koja određuju kako će se svaka adresa pojaviti na naljepnici. Ova posebna rezervirana mjesta također se nazivaju Polja za spajanje pošte. Ako postoji tekst koji će se ponoviti na svakoj naljepnici, možete ga unijeti i ručno.
Razlog za stvaranje ovih rezerviranih mjesta je značajan. Ove specifične informacije će koreografirati prijenos podataka s popisa adresa u tablicu. Čuvari mjesta djeluju kao vodiči, dijele informacije i stavljaju svaki element tamo gdje mu je mjesto unutar okvira oznaka kao cjeline.
Krećemo naprijed sa izradom etikete
Nakon stvaranja rezerviranih mjesta, još jednom provjerite je li Word ispravno mapirao svaki element rezerviranog mjesta u odgovarajuće podatke s popisa. To se može postići pomoću Podudarna polja dijaloški okvir. Ovdje korisnici mogu odrediti kako je svako rezervirano mjesto povezano s podacima izvedenim iz popisa adresa. Na primjer, možete uskladiti Ime rezervirano mjesto na Ime stupac unutar popisa adresa, osiguravajući da ti podaci pronađu put do odgovarajućeg mjesta na naljepnici.
Imajte na umu da ćete neki sadržaj, poput pozdrava ili logotipa, morati ručno dodati jer izvorno nije dio popisa adresa. To se može postići relativno lako. Jednostavno upišite određeni tekst koji želite upotrijebiti na naljepnicu ili dodajte sliku koju želite ugraditi kao logotip ili drugu medijsku ikonu.
Prije početka stvarnog spajanja odvojite vrijeme kako biste osigurali da je vaša etiketa dizajnirana upravo onako kako vam se sviđa. To će osigurati da nećete biti prisiljeni ponovno revidirati bilo koji sadržaj ako slučajno zaboravite uključiti ključne podatke ili želite redizajnirati oznaku.
Nakon što potvrdite izgled i dojam oznake i još jednom provjerite točnost rezerviranih mjesta i njihov odnos s podacima s popisa adresa, možete nastaviti.
Pokretanje spajanja
Da biste pokrenuli spajanje, otvorite Dom karticu u programu Microsoft Word i pritisnite Spajanje mailova dugme. Ako trenutno planirate samo integrirati određene kontakte s većeg popisa adresa, možete ih odabrati ovdje. Međutim, ako želite integrirati cijeli popis, pritisnite Svi kontakti u trenutnom prikazu. Ako ste spremni koristiti sva rezervirana mjesta i polja koja ste dizajnirali za oznaku, kliknite na Sva polja za kontakt gumb, koji se pojavljuje u sljedećem izborniku.
Ako želite stvoriti potpuno novi Word dokument za spajanje, to možete učiniti odabirom Novi dokument dugme. Međutim, ako želite koristiti postojeći dokument, pritisnite Postojeći dokument gumb u ovom trenutku.
Koristiti Poštanske naljepnice kartica pronađena unutar vrsta dokumenta izbornika kako biste posebno odlučili koja će polja spajanja stići na gotovu naljepnicu. Nakon što ste odredili kako će konačna oznaka izgledati, pritisnite Ažurirajte oznake dugme. Kada podaci konačno stignu u polja obrasca, mogu imati vidljive zagrade oko sebe. Ako je to slučaj, desnom tipkom miša kliknite zagrade i pritisnite Prebaci kodovi polja gumb za njihovo isključivanje.
Kada je ovaj proces dovršen, spremni ste za izradu konačnog pregleda naljepnica i ispis naljepnica. pritisni Pregled rezultata karticu i pomičite se kroz zapise pomoću Sljedeći zapis i Prethodni zapis strelice. Kada ste zadovoljni s oznakama, idite na Poštanske pošiljke karticu, kliknite Završi i spoji u Završi grupi, a zatim kliknite na Ispis dokumenata dugme. Ako vaši ispisani dokumenti ne odražavaju vaš željeni sadržaj ili dizajn, možda ćete se morati vratiti na Poštanske pošiljke karticu i provjerite da li sve dimenzije i veličine papira odgovaraju vašoj trenutnoj konfiguraciji. Ako to ne učine, vrlo je vjerojatno da će doći do problema.
Zatim možete spremiti dokument u kojem ste radili kako biste bili sigurni da su ove naljepnice dostupne za buduću upotrebu.
