Zasluga slike: oatawa/iStock/GettyImages
Propuštanje povremene e-pošte teško je izbjeći. Pretinci su prepuni dnevnih newslettera, poslovnih e-mailova i osobnih e-mailova, a jedan će neminovno proći kroz pukotine. Iako nema loših namjera, objašnjenje zašto je e-mail propušten i isprika zahtijeva neku osnovnu strategiju. Većina primatelja oprašta kada vide e-poruku "Ispričavamo se zbog kasnog odgovora" jer su svi skloni da povremeno propuste e-poštu.
Razmotrite kontekst
Kontekst i ulozi ključni su za vaš odgovor i u konačnici će oblikovati odgovor. Ako propustite neobaveznu e-poštu ili rutinsku najavu na poslu, dovoljna je jednostavna isprika. Međutim, ako propustite važan e-mail, posljedice su priložene. Vaš bi odgovor trebao biti ozbiljan i ton isprike. Propuštanje e-pošte od potencijalnog klijenta može koštati vas i vašeg poslodavca prihoda, a propuštanje e-pošte s uputama ili zadacima koji su kritični za vaš posao može imati ozbiljne negativne posljedice. U ovom slučaju, vaš se odgovor mijenja iz "Oprostite zbog kasnog odgovora" u nešto više poput "Hitna isprika zbog propuštanja e-pošte".
Video dana
Neka bude jednostavno
Duge isprike su mutne i odražavaju očaj, a ne običnu pogrešku. Za e-poruke koje nisu od kritične važnosti, držite se osnovne isprike i obavijestite pošiljatelja e-pošte da ste propustili e-poštu u pristigloj pošti i da želite ponovno posjetiti razgovor. Ponovno pokretanje razgovora na ovaj način daje osobi razlog da odgovori i vrati se normalnoj razmjeni.
Kratke e-poruke su čitljivije i vjerojatnije je da će primatelj pročitati vaš odgovor. Ako je moguće, ograničite ga na odlomak i završite ispriku pitanjem ili pozivom na akciju. Zatražite sastanak ili telefonski poziv kako biste raspravu učinili osobnijom. Kada propustite važnu e-poštu, svakako zatražite osobni sastanak ili telefonski poziv. Prilika da se osobno povežete čini vašu ispriku iskrenijom i može obnoviti odnos ili riješiti problem.
Koristite predložak
Ako se trudite napisati učinkovitu e-poruku s isprikom, upotrijebite onu koja je dokazana i već napisana. Predloške je lako pronaći kroz osnovnu internetsku pretragu. Ipak, budite oprezni pri izradi potpunog kopiranja i lijepljenja. U idealnom slučaju, trebali biste prilagoditi i personalizirati predložak kako biste osigurali da je tekst originalan i da se čita ispravno za vašu situaciju. Predlošci se najbolje koriste kao vodič za e-poruku s isprikom, a ne kao zamjena.
