Preuzmite dostupni predložak glavne knjige programa Excel s jedne od besplatnih stranica. Predložak bi trebao raditi u svim verzijama Excela. Glavna knjiga je zapis o transakcijama svakog računa unutar vašeg računovodstvenog sustava. Budući da uporaba glavne knjige i odgovarajućih računovodstvenih tehnika zahtijeva korištenje dvostrukog računovodstva, svaka unesena transakcija utječe na dva računa.
Kliknite na ćeliju neposredno iznad "1" i lijevo od "A". Time će se istaći cijela stranica na listu glavne knjige. Držite tipke "CTRL" i "C" za kopiranje lista. Kliknite gumb "Umetni" na gornjoj traci izbornika i pomaknite se prema dolje do gumba "Radni list", a zatim kliknite. Kliknite na ćeliju u gornjem lijevom kutu iznad "1" i lijevo od "A" u novom radnom listu i držite tipke "CTRL" i "V" da biste zalijepili predložak glavne knjige u drugi list. U ovom predlošku ima mjesta za unos transakcija glavne knjige za devet različitih računa.
Napravite najmanje pet identičnih listova, što vam daje ukupno 45 različitih računa koje možete pratiti. Prvi list trebao bi biti za čekovne, štedne ili platne račune; pod nazivom "Bankovni računi". Naslov stvarate tako da desnom tipkom miša kliknete karticu u donjem lijevom kutu s oznakom "List 1" i odaberete gumb "Preimenuj". Drugi list trebao bi biti za račune "Prihodi". To bi uključivalo prihod od prodaje, prihod od usluga i povrat isplaćenih naknada.
Treći list trebao bi biti za račune "Rashodi". To bi uključivalo plaćene najamnine, režije, rad i licence ili poreze. Četvrti list trebao bi biti za "Vlasničke" račune, uključujući početno ulaganje za pokretanje tvrtke, sva povlačenja za vlasnika i svako ponovno ulaganje u tvrtku. Konačno, peti list trebao bi biti za "Obveze", uključujući kredite za zgrade, vozila, opremu i kreditne kartice.
Napravite dodatne listove za ona područja koja imaju više od devet računa. Ako kojim slučajem jedna od kategorija ima više od devet računa, npr. "Troškovi", kreirajte još jedan ili još dva lista i preimenujte ih u "Rashodi 2" i "Rashodi 3". Svakom računu koji izradite treba dodijeliti a broj. Obično će svi bankovni računi početi s 10--, računi prihoda s 20--, računi rashoda s 30--, računi kapitala s 40-- i računi obveza s 50--.
Obratite pažnju na stupce na svakom unosu glavne knjige. Stupci datuma i opisa su sami po sebi razumljivi. "Ref. stupac služi za unos broja drugog računa na koji transakcija utječe u redak. Preostali stupci su "Debit", "Kredit" i "Stanje".
Većinu vremena terećenje računa dodaje novac na taj račun, a kredit uklanja novac s računa. Za svako zaduženje mora postojati kredit. Drugi način razmišljanja o tome je sljedeći: Debit je "ono što ste dobili", a Kredit je "odakle je".
Na primjer, plaćate 400 dolara za račun za struju. Plaćate to čekom s vašeg poslovanja. Zapitajte se, što ste dobili? Dobili ste struju u vrijednosti od 400 USD, pa teretite račun komunalnih usluga (#3010) za 400 USD. Sada se zapitajte, odakle je došlo? Došao je s vašeg tekućeg računa, stoga na bankovni račun (#1010) uplatite 400 USD.
Na račun za komunalne usluge unesite #1010 za Post Ref, a na bankovni račun unesite #3010 za broj računa.
