Posjedovanje digitalnog sustava za upravljanje datotekama ima jake poslovne prednosti.
Kako vaše poslovanje prelazi u doba digitalne distribucije, morat ćete odlučiti hoćete li ili ne prijeći sa papirnog sustava arhiviranja na sustav za upravljanje digitalnim datotekama. Iako promjena u potpuno kompjuteriziranom sustavu arhiviranja može izgledati zastrašujuće, oštre prednosti posjedovanja digitalnog sustava arhiviranja mnoge su potaknule na prijelaz.
Smanjeni trošak
Zbog troškova najma nekretnine za pohranu dokumentacije, digitalno arhiviranje počinje se isplatiti čim se implementira. Kako nema fizičke papirologije, troškovi rukovanja i prijenosa dokumenata naprijed-natrag su znatno smanjeni. To također omogućuje arhiviranje dokumenata koji se moraju pohraniti kao papir na manjim i jeftinijim mjestima.
Video dana
Ići zeleno
Smanjenje ugljičnog otiska vašeg poslovanja može biti važan čimbenik u dosezanju današnje zelene baze potrošača. Može uvelike poboljšati imidž tvrtke, dati porezne olakšice i smanjiti troškove zaliha. Digitalni sustav arhiviranja može pozitivno promijeniti cjelokupni temelj poslovanja, a prelazak na "zeleniji" sustav može pružiti obilje mogućnosti oglašavanja.
Lakši tijek rada
Dohvaćanje tiskanih kopija dokumenata pohranjenih i fizički pohranjenih može biti dugotrajan proces koji je otvoren za ljudske pogreške, sigurnosne probleme i fizički gubitak. To nije slučaj s digitalnim sustavom. Za nekoliko trenutaka, dokumentu se može pristupiti na stolu osobe kojoj je potreban. To rezultira kraćim radnim razdobljem, što omogućuje brži napredak i više vremena za razvoj projekata.
Viša sigurnost
Dok tradicionalni sustav arhiviranja papira može otvoriti i pogledati svatko tko mu ima pristup, a digitalni kartotečni sustav može pružiti različite razine zaštite koje mogu čuvati dokumente povjerljivo. Korištenje lozinki, određene mape za različite korisnike, šifriranje podataka i revizijski tragovi koji vam omogućuju da zadržite a evidenciju o tome tko je pristupio kojim datotekama i kada, sustav za upravljanje datotekama može čuvati vaše dokumente mnogo sigurnijim.
Pouzdano arhiviranje
Papirnati dokumenti i datoteke mogu se uništiti zbog prekomjernog rukovanja, štete od požara, poplava i drugih prirodnih katastrofa. Budući da se podaci mogu pohraniti na poslužitelje bilo gdje u svijetu, možete sigurno arhivirati svoje poslovne dokumente bez stresa zbog potencijalne imovinske štete. Također možete učiniti svoje arhivirane podatke prenosivim, koristeći stvari kao što su odvojivi tvrdi diskovi, USB stickovi i CD-ovi.
