Podaci vam mogu doći u mnogo različitih formata iz mnogo različitih izvora. Bilo da se radi o popisu kontakata, tablici evidencije računa ili indeksu inventara, ponekad trebate dobiti podatke iz Microsoft Worda u Microsoft Access bazu podataka. Uvozi su najučinkovitiji način premještanja podataka iz Word dokumenta u Access tablicu ili bazu podataka. Ove upute odnose se na Microsoft Word 2010 i Microsoft Access 2010.
Korak 1
Pripremite podatke u svom Word dokumentu za uvoz. Strukturirajte podatke u format razgraničene ili fiksne širine. Razgraničeni formati odvajaju polja jednim znakom, kao što su zarez ili točka-zarez. Formati fiksne širine raspoređuju podatke tako da širina svakog polja ostaje konstantna kako bi se označilo kada jedno polje završava, a sljedeće počinje. Oba formata zahtijevaju da svaki zapis bude u zasebnom retku. Ovi formati govore Accessu gdje treba smjestiti podatke nakon uvoza.
Video dana
Korak 2
Spremite Word dokument kao običnu tekstualnu datoteku. Access može čitati samo podatke koji su u običnom tekstu, CSV ili Excel formatu. Nakon što je spremljena, zatvorite datoteku.
Korak 3
Pokrenite Microsoft Access i otvorite novu ili postojeću bazu podataka u koju ćete pohraniti uvezene podatke. Odaberite novu ili postojeću tablicu u koju ćete pohraniti podatke. Ako odaberete postojeću tablicu, Access će dodati podatke postojećoj tablici u postojećem formatu. Uvezeni podaci moraju odgovarati formatu i strukturi postojeće tablice.
4. korak
Idite na karticu "Vanjski podaci", pronađite grupu "Uvoz" i kliknite ikonu "Tekstualna datoteka". Ovo otvara dijaloški okvir "Dobivanje vanjskih podataka - tekstualna datoteka".
Korak 5
Potražite ili upišite naziv tekstualne datoteke koju ste prethodno pripremili u okvir "Naziv datoteke". Odredite gdje želite da se podaci pohranjuju. Za novu tablicu kliknite "Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka". Za postojeće tablicu, kliknite "Dodaj kopiju zapisa u tablicu" i odaberite odgovarajuću tablicu s padajućeg izbornika popis.
Korak 6
Kliknite "U redu" za nastavak i otvorite "Čarobnjak za uvoz teksta". Access će skenirati podatke i preporučiti strukturu datoteke. Potvrdite ili odaberite opciju koja odgovara formatu vaše datoteke: "Delimited" ili "Fixed Width". Kliknite "Dalje".
Korak 7
Ako koristite razgraničeni format, odaberite znak koji se koristi za razgraničenje polja. Ako datoteka sadrži kvalifikator teksta, odaberite kvalifikator koji ste koristili u okviru "Kvalifikator teksta". Ako prvi red vašeg Word dokumenta sadrži nazive polja, označite "Prvi redak sadrži nazive polja". Ako si koristeći format fiksne širine, pregledajte prikazane podatke i strukturu te prilagodite položaj stupca ako je potrebno. Kliknite "Dalje".
Korak 8
Pregledajte podatke i strukturu još jednom prije nego što nastavite. Ako trebate navesti dodatne informacije o nekom od polja, kliknite na zaglavlje polja i unesite odgovarajuće podatke za "Naziv polja" i "Vrsta podataka". Da biste stvorili indeks na odabranom polju, postavite "Indeksirano" na "Da". Da biste isključili odabrano polje iz uvoza, označite "Ne uvozi polje (Preskoči)". Klik "Sljedeći."
Korak 9
Uspostavite primarni ključ ako uvozite u novu tablicu. Možete odabrati "Dopusti pristup dodavanju primarnog ključa", koji automatski popunjava slijed ID-ova, odabrati svoj primarni ključ iz jednog od izvornih polja ili odabrati "Bez primarnog ključa". Kliknite "Dalje".
Korak 10
Za novu tablicu potvrdite ili izmijenite naziv nove tablice u okviru "Uvezi u tablicu". Kliknite "Završi" za uvoz podataka. Otvorit će se dijaloški okvir koji pokazuje status uvoza.
Stvari koje će vam trebati
Računalo
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
