Držanje papirologije u jedinstvenom sustavu znači da neće biti neorganizirano.
Sustav arhiviranja je metoda organiziranja papirologije i dokumenata za pohranu. Čuva se ormar ili kutija u kojoj se nalaze tiskane verzije dokumenata, dok elektronički sustav čuva podatke na računalu. Ti podaci mogu biti e-poruke ili skenirana dokumentacija. Nakon što je sustav postavljen, važno je da se održava, kako bi ostao u redu s redovito dodanim ažuriranim informacijama. Za održavanje sustava, morat ćete stvoriti proceduru za korištenje oba sustava.
Podnošenje u tiskanu kopiju
Korak 1
Označite svaku mapu, datoteku i ladicu ili kutiju. Naslov treba sadržavati predmet dokumentacije, plus datum od kojeg papirologija počinje. Na primjer, "Primici lipanj 2010. - sada" ili "Mapa ljudskih potencijala veljača 2008."
Video dana
Korak 2
Napravite nove mape, datoteke i ladice ili kutije kada imate novu kategoriju papirologije za spremanje ili kada su starije mape, datoteke i ladice pune. Koristite kodiranje bojama da biste razlikovali godine ili mjesece.
Korak 3
Dodajte nove dokumente u najrelevantniju mapu ili ladicu. Nasumično stavljanje dokumenata u mape uništit će sustav arhiviranja, jer će se informacije tražiti na krivom mjestu. Ako sustav naručuje dokumente po abecedi, nastavite koristiti ovaj proces umjesto da prelazite na drugi format.
4. korak
Godišnje uklanjajte stare, nepotrebne dokumente. Kako nastavite s dodavanjem datotekama, neke informacije će postati nevažne i zastarjele. Usitnite ga i oslobodite dodatni prostor za pohranu.
Elektronička prijava
Korak 1
Napravite mape ili direktorije na vašem računalu. Redovito konsolidirajte podatke kako ne bi postali neorganizirani. Imati nekoliko mrežnih pogona ili više mapa koje sadrže slične informacije nije učinkovit način organiziranja podataka.
Korak 2
Redovito sigurnosno kopirajte podatke. Za to koristite DVD-ove, USB pogon, vanjski tvrdi disk ili vanjsku tvrtku. To štiti podatke od gubitka.
Korak 3
Osigurajte podatke zaključavanjem svake datoteke, odobravanjem pristupa delegiranim korisnicima ili dodavanjem lozinke prilikom otvaranja datoteke. Time se sprječava zlouporaba podataka, prijevare ili neovlašteni pristup. Osim toga, možete biti sigurni da ga koriste samo ljudi koji znaju kako sustav radi.
4. korak
Napišite postupak za korištenje elektroničkog sustava arhiviranja. Uključite upute korak po korak kako pronaći, referencirati, kategorizirati i arhivirati podatke, tako da svaki korisnik upravlja sustavom na isti način. Ažurirajte ga ako usavršite sustav kako biste spriječili zabunu među korisnicima.
Korak 5
Pregledajte sustav arhiviranja svake dvije godine. Provjerite funkcionira li dobro - to se može definirati po tome koliko je arhiviranje učinkovito, koliko je lako pronaći podatke i koliko je organizirano. Također, izbrišite neželjene datoteke i smanjite elektronički nered.
Stvari koje će vam trebati
Ormarić za datoteke ili kutija
Mape
Prazne naljepnice
Olovke ili markeri
Računalo
Savjet
Provedite dan grupne obuke kako biste objasnili kako svaki sustav arhiviranja radi kako bi se njime moglo svakodnevno upravljati i održavati.
Zatražite povratne informacije o tome kako razviti sustav arhiviranja kako bi bio jednostavniji za korištenje ili bolje organiziran.
