Excel može smanjiti pogreške automatiziranjem izračuna.
Zasluga slike: rgbdigital/iStock/Getty Images
Excel ima reputaciju za korištenje u računovodstvenim odjelima, a iako su njegove matematičke funkcije ključne za knjigovodstvo, programske proračunske tablice i grafikoni pomažu u svemu, od sastavljanja popisa namirnica do znanstvenih analiza zapisima. Prijelaz s Worda na Excel za svakodnevne zadatke u početku se može činiti zastrašujućim, ali kada se naviknete na rad u proračunskoj tablici, Excel čini organizaciju i izračun daleko jednostavnijim.
Napravite popis za dom ili posao
Jedna od najjednostavnijih, ali najosnovnijih Excelovih sposobnosti je organiziranje podataka. Excel se ne može natjecati s njim Microsoft Access za izgradnju složenih baza podataka, ali za svakodnevnu organizaciju Excel ima mnogo značajki i daleko je lakši za korištenje. Da biste napravili popis, samo upišite u željene ćelije - trebate li osnovni popis namirnica s dva stupca ili inventar ili katalog cijele vaše knjižnice
, Excel pomaže zadržati vaše podatke na mjestu te omogućuje sortiranje i pretraživanje.Video dana
Za ljepši izgled bez dodatnog rada, započnite s predloškom pretraživanjem na stranici "Novo" izbornika Datoteka u Excelu 2010 ili 2013. Microsoft nudi brojne besplatne predloške za izradu popisa, u rasponu od sportskih popisa preko faktura do telefonskih imenika.
Grafikujte svoje podatke u grafikonu
Unesite niz podataka u Excel i program ga može automatski vizualizirati kao grafikon ili grafikon. Nakon što unesete svoje podatke, odaberite ih i odaberite jedan od stilova grafikona na kartici Umetanje. Excel 2013 dodatno olakšava proces s "Preporučene karte" gumb koji skenira vaše podatke i pregleda najrelevantnije grafikone.
Ispravno postavljanje podataka za grafikon zahtijeva određenu praksu. Na primjer, za izradu tortnog grafikona upotrijebite dva stupca: prvi koji sadrži oznake, a drugi postotke. Slično, linijski grafikon koristi samo dva stupca: jedan za oznake, a drugi za točke na osi Y. Ako vaši podaci uključuju koordinate X i Y, umjesto toga upotrijebite raspršeni grafikon.
Automatizirajte knjigovodstvo s funkcijama
Excelove funkcije automatiziraju matematičke formule, pojednostavljujući knjigovodstvo, računovodstvo i praćenje ostalih podataka. Jedna od najčešćih funkcija, SUM, zbraja druge ćelije i ima prečac s jednim gumbom: odaberite grupu ćelija i pritisnite "Alt-Equals" da popunite zbroj. Neke funkcije analiziraju sadržaj ćelija i čak mogu raditi s tekstom. Na primjer, EXACT provjerava imaju li dvije ćelije isti sadržaj i vraća "TRUE" ili "FALSE".
Za unos funkcije, upišite znak jednakosti, naziv funkcije i otvorenu zagradu, a zatim ispunite njegove varijable klikom na druge ćelije da biste uputili na njihov sadržaj. Za vođeno objašnjenje korištenja bilo koje funkcije, odaberite je u Knjižnici funkcija na kartici Formule.
Izračunaj s složenim formulama
Kako biste maksimalno iskoristili Excelove funkcije, nizati ih u višedijelne formule dovršiti složene izračune. Gotovo svaki skup funkcija može raditi zajedno. Na primjer, dodajte stupac ćelija, a zatim ga zaokružite na najbližu stotinu kombinirajući SUM i ROUND: =OKRUGLO(ZBIR(A1:A5), -2) zaokružuje zbroj ćelija A1 do A5 na dva mjesta lijevo od decimale, što rezultira okruglim mjestom za stotine.
Formule također mogu upućivati na druge formule. Jedna upotreba je brzo praćenje naplate i plaćanja za svoju tvrtku. Zbrojite račune kupca u jednom stupcu, zbrojite plaćanja u drugom stupcu, a zatim upotrijebite funkciju IF da biste dobili jednostavan odgovor: =IF(B10>=A10,"PLAĆEN","NEPLAĆEN") provjerava da li zbroj plaćanja u B10 zadovoljava ili premašuje zbroj troškova u A10 i izvještava ili "PLAĆENO" ili "NEPLAĆENO" u običnom tekstu.
