20 Ninja savjeta kako najbolje iskoristiti Gmail

Gmail je premašio 900 milijuna korisnika u 2015. Nije loše za projekt čiji je kodni naziv došao iz crtića Dilberta. Kada je lansiran, nitko nije vjerovao - debitirao je na Prvi april.

Djelomično zbog Gmailovog besmislenog sučelja, ljudi se rijetko trude naučiti njegove brojne značajke. Uostalom, to je već tako lako. Ali za one koji odvoje vrijeme da nauče sve njegove prednosti, Gmail postaje daleko moćniji alat. Evo 20 savjeta koji će vam pomoći na putu da postanete Gmail nindža.

Ovo je najvažniji alat za navigaciju Gmailom. Ako ste poput većine ljudi, vjerojatno ga nikada niste koristili. Kliknite na Oprema -- koji se nalazi u gornjem desnom kutu Gmail zaslona -- i uđite u hrabri novi svijet.

Prva stvar koju ćete primijetiti kada kliknete na Oprema su brojni izbori pod naslovom pod nazivom Gustoća prikaza. Time se prilagođava čvrstoća s kojom se e-poruke pojavljuju jedna pored druge. Korisno je kada radite s ekranima različitih veličina. Odaberite opciju koja vam najviše odgovara.

Također možete odabrati koliko će se e-poruka prikazati na stranici. Kliknite na Oprema i onda Postavke > Općenito. Pod, ispod Maksimalna veličina stranice možete odabrati broj razgovora (tj. e-poruka) po stranici, od 10 do 100.

Imajte na umu da kad god unesete promjenu u Postavkama, morate se spustiti na dno stranice i odabrati Spremi promjene ili se vaše promjene neće zadržati.

Odabir teme jedna je od najdramatičnijih vizualnih promjena koje možete napraviti na Gmailu. Idite na Oprema i odaberite Teme. Dočekat će vas niz pozadina. Šarena pozadina daje vam osjećaj da radite izravno sa svoje radne površine umjesto u pregledniku. A možete odabrati i jednu od svojih slika kao pozadinu.

Ako se želite vratiti na zadanu pozadinu Gmaila, odaberite onu označenu Svjetlo.

Također možete odabrati svoj stil teksta. Idite na Oprema i biraj Postavke > Općenito i vidjet ćeš Zadani stil teksta. Ovdje možete odabrati font, stil i boju teksta.

Kako plaćate svoje teme? Ne mislimo na odjeću. Niti značajka je mnogih programa za e-poštu koja grupira poruke s njihovim odgovorima. Ovo vam se može svidjeti ili ne; možda želite vidjeti svaku e-poštu prikazanu zasebno. Ako ne želite da su vaši razgovori e-pošte ugniježđeni jedan u drugi, možete isključiti tu značajku. Krenite do Oprema i odaberite Postavke > Općenito i onda Prikaz razgovora. Odaberite radio gumb pored Prikaz razgovora isključen da stane na kraj nitima.

Također možete promijeniti stil svoje pristigle pošte. Idite na Oprema i biraj Postavke > Pristigla pošta. Odaberite padajući izbornik pokraj Vrsta pristigle pošte. Postavljen je na zadano, što prikazuje e-poruke redoslijedom kojim su primljene. Ali možda biste više voljeli drugi način. Možda biste prvo željeli vidjeti nepročitane poruke e-pošte ili e-poruke označene zvjezdicom ili čak važne poruke e-pošte na vrhu.

Ali pitate: Kako Gmail može znati što je važno? Izvrsno pitanje! I to nas dovodi do našeg sljedećeg savjeta.

Možete naučiti Gmail koje su vam poruke važne. Postoji mala ikona nalik zastavici pored svake e-poruke koja požuti kada se klikne (pogledajte snimku zaslona za detalje). Klikom na njega kažete Gmailu da je važan. Nakon nekog vremena, Gmail se javlja i počinje automatski identificirati te e-poruke kao važne. Na primjer, svaka e-pošta koja stigne od vašeg šefa bit će označena kao važna. S druge strane, možete poništiti odabir e-poruka koje nisu važne, ali koje Gmail pogrešno identificira na taj način. Uskoro će Gmail obaviti posao sortiranja vaše e-pošte umjesto vas.

Vizualno organiziranje e-pošte može vam pomoći da prepoznate važne poruke e-pošte dok brzo vraćate svoju pristiglu poštu. Dva glavna Gmailova alata za to su etikete i zvijezde. Počnimo s oznakama, koje također služe kao mape u Gmailu. Da biste stvorili oznaku, idite na vrh prozora i odaberite Premjesti u ikona, u obliku mape.

Kada kliknete na njega, dobit ćete padajući okvir. Odaberi Kreiraj novo. Dajte novoj naljepnici ime i kliknite Stvoriti.

Kao što smo spomenuli, oznake su zapravo samo naziv koji Gmail koristi za mape. Pojavljuju se na lijevoj strani vaše pristigle pošte ispod Sastaviti dugme. Možete učiniti da označene e-poruke iskaču više tako što ćete im dodijeliti boju. Ako zadržite pokazivač iznad naziva oznake, vidjet ćete malu strelicu udesno. Kliknite na njega i pojavit će se okvir. Na vrhu okvira vidjet ćete Boja etikete. Kliknite na strelicu desno od toga i pojavit će se okvir za odabir boje naljepnice. Jednostavno kliknite na boju koju želite i to će biti boja vaše etikete.

Zvjezdice su još jedan sjajan način da svoje e-poruke vizualno istaknete. Pogledajte desni rub popisa e-pošte u svojoj pristigloj pošti i trebali biste vidjeti šuplje zvjezdice. Kada kliknete na zvijezdu, ona će postati žuta. Bum, sada ste označili poruku. To može značiti što god želite; e-poruke s zvjezdicom mogu označiti e-poruku kao važnu, za koju je potrebno praćenje ili nešto drugo. Na tebi je.

Žuta je sjajna, ali imate i mnogo više boja koje možete birati, što uvelike proširuje organizacijsku vrijednost ovih malih ikona. Svaki put kada kliknete zvjezdicu, ona se kreće kroz jednu od dostupnih boja.

Ali evo trika: vi kontrolirate koje su boje (pa čak i oblici) dostupne. Kliknite na Oprema i odaberite Postavke > Općenito. Pomaknite se prema dolje do Zvijezde. Zvijezde (i oblike) možete povlačiti između odjeljaka Nije u upotrebi i U upotrebi, dajući vam svu moć u određivanju što će se dogoditi kada kliknete zvjezdice natrag u pristiglu poštu.

Nakon što odaberete ono što želite, ne zaboravite kliknuti Spremi promjene.

Kada se vratite u svoju pristiglu poštu, možete odabrati boju zvjezdice koju želite (ili neku drugu ikonu) uzastopnim klikom na ikonu zvjezdice pored svoje e-pošte. Sukcesivno će prolaziti kroz vaše opcije boja.

Izrada filtara izvrstan je način za poboljšanje produktivnosti Gmaila. U osnovi stvarate pravila koja automatiziraju Gmailov odgovor na dolaznu e-poštu. To vam štedi vrijeme jer se više ne morate baviti svakom e-poštom pojedinačno. Pravila mogu biti bilo koja, od premještanja e-pošte, preko prosljeđivanja do slanja pripremljenog odgovora.

Najprije odaberite e-poštu za koju želite stvoriti filtar. Zatim odaberite Više s gornje trake izbornika i idite dolje na Filtrirajte poruke poput ovih.

U donjem primjeru odabrali smo marketinšku e-poruku iz Phoenix symphony. Prva kutija koja se pojavi ima Iz: popunjena linija. Kliknite gdje piše Napravite filtar s ovim pretraživanjem.

Nakon što završite, bit ćete dovedeni do drugog okvira gdje možete kreirati pravilo ili filtar koje želite. U ovom slučaju napravit ćemo dva pravila: preskočite pristiglu poštu i kategorizirajte ove vrste e-poruka kao promociju. Nakon što odaberete svoja pravila, kliknite Napravite filtar. Nakon toga, svi e-mailovi marketinškog odjela Phoenix symphony proći će pored pristigle pošte i ići izravno na Promocije.

Vidjet ćete u ovom okviru da imate mnogo opcija za izradu filtra. Možete označiti zvjezdicom sve poruke e-pošte koje dolaze od pošiljatelja, (u ovom slučaju phoenixsympony.org), primijeniti oznaku, označiti ih kao pročitane ili ih izbrisati, između ostalih mogućnosti.

Izradom filtara uvest ćete tijek u svoju pristiglu poštu koja održava e-poštu pomičući se u smjeru u kojem želite, što značajno povećava učinkovitost vaše e-pošte.

Kada izradite filtar, on neće imati utjecaja na e-poruke koje ste već primili - osim ako ne odaberete Također Primijeni filtar na podudarne razgovore što je potvrdni okvir odmah desno od Napravite filtar dugme.

Vjerojatno ste poslali barem jednu e-poruku koju želite vratiti.

Želite li kliknuti poništiti nekoliko trenutaka nakon što ste kliknuli na Pošalji? Srećom, u Gmailu možete učiniti upravo to. Kliknite na Oprema zatim Postavke > Općenito. Kliknite potvrdni okvir da biste omogućili Poništi slanje i odaberite količinu vremena koju želite sebi posvetiti. Imajte na umu da što dulje postavite razdoblje odgode za poništavanje, to će dulje trebati svakoj e-poruci da se zapravo pošalje iz vaše odlazne pošte, tako da je 10 ili 20 sekundi vjerojatno dovoljno.

Tipkovnički prečaci izvrstan su alat za brže kretanje kroz Gmail. Možete ih koristiti za navigaciju po Gmailu i za razvrstavanje poruka. Prvo što trebate učiniti je uključiti tipkovničke prečace jer je njihov zadani položaj onemogućen. Zatim to činite tako da kliknete na zupčanik Postavke > Općenito. Ići Tipkovnički prečaci i odaberite radio gumb pored Tipkovnički prečaci uključeni.

Za potpuni popis Gmailovih tipkovničkih prečaca, posjetite ovdje. Također možete pronaći Gmail cheat sheet ovdje.

Većina nas ima više od jednog računa e-pošte. Te je račune moguće dodati u Gmail, tako da se ne morate prijavljivati ​​na više računa da biste provjerili svoju e-poštu, sve dok su to obični POP3 računi.

Morat ćete znati postavke za račune e-pošte koje namjeravate dodati. Kada dobijete te informacije, idite na Gear Postavke > Računi i uvoz. Zatim odaberite Dodajte POP3 račun e-pošte koji posjedujete.

Odavde samo unesite informacije koje Gmail traži. Gmail će pokušati popuniti dio toga automatski, ali može pogriješiti. Bolje je da te podatke znate unaprijed i unesete ih ručno. Također ćete primijetiti gumb pored Ostavite kopiju preuzetih poruka na poslužitelju. Odaberite ovo ako često provjeravate poštu za taj račun s drugih mjesta. Nakon što ste ispunili podatke, kliknite Dodaj račun. Sada ste postavili Gmail za primanje e-pošte s vašeg drugog računa.

Također ćete biti upitani želite li i vi to moći poslati e-poruke s ovog računa. Ako ipak odaberete da, primijetit ćete da ćete u sljedećem okviru biti upitani želite li Tretirajte kao pseudonim. Ovo je osobni izbor koji više od svega utječe na postavke pretraživanja. Možete saznati više detalja ovdje. U suštini, ako odaberete Tretirajte kao pseudonim, kada pretražujete "Od: Ja", Gmail će ovu novu adresu tretirati i kao "Ja" - što znači vi - i povući sve vaše e-poruke s novog računa koji ste dodali.

Od vas će se također tražiti da unesete podatke o poslužitelju i lozinku. Kada kliknete Sljedeći, od vas će se možda tražiti potvrdni kod koji dokazuje da doista posjedujete taj račun, koji će biti poslan e-poštom ili SMS-om na vaš telefon. Kada je taj korak dovršen, spremni ste za polazak. Vidjet ćete novu e-poštu ispod Pošalji poštu kao: u Računi i uvoz pod postavkama.

Kada sljedeći put odete poslati e-poštu, primijetit ćete padajući okvir u Iz: redak svoje e-pošte. Daje vam izbor da pošaljete e-poštu sa svog izvornog Gmail računa ili novog računa koji ste dodali. Možda biste trebali paziti da šaljete s adrese s koje želite slati. Postoji postavka Računi i uvoz to vam dopušta Odgovorite s iste adrese na koju je poruka poslana. S ovim odabranim, trebali biste izbjeći greške ako vam je cilj uvijek imati isti za: i od:.

Dodavanje drugih računa e-pošte može biti malo komplicirano. Stoga ga slijedimo s jednostavnim savjetom koji vam može uštedjeti mnogo pogoršanja. Možda ste primijetili da ste prikupili bezbožan broj promotivnih e-poruka. Vrijeme je da ih poljubite za rastanak i iskoristite dragocjenih 15 GB prostora koji vam Gmail dodjeljuje za važnije stvari.

Možda to već znate ako kliknete na Odaberi sve u krajnjem lijevom kutu gornje trake izbornika, odabrano je samo 100 e-poruka (ili koliko god e-poruka ste postavili za jednu stranicu). Ako imate puno e-poruka, trebat će puno vremena da ih izbrišete 100 odjednom.

Ispostavilo se da se rješenje skriva na vidiku -- a vjerojatno ga nikada niste primijetili. Kada odaberete sve, ako u ovoj mapi ili oznaci ima više e-poruka nego što stane na trenutačnu stranicu, uvijek ćete dobiti opciju odabira svih e-poruka. Kliknite vezu u žutoj poruci da odaberete sve.

Nakon što odaberete e-poštu, kliknite Izbrisati. Gotovo i gotovo!

Operatori pretraživanja su tipkovnički prečaci u svijetu pretraživanja. Ako ih sada naučite, uštedjet ćete mnogo kasnijeg probiranja. Oni će vam pomoći da pročistite pretragu kada tražite tu e-poštu u plastu sijena.

Operatori pretraživanja u Gmailu uključuju Iz: koji će, kada slijedi ime, automatski pronaći sve e-poruke te osobe. Slično, postoji Do: koji određuje primatelja. Na primjer, ako želite brzo pronaći svu svoju poštu obožavatelja legendi stripa Stanu Leeju, upisali biste Za: Stan Lee a popis bi se pojavio u vašoj pristigloj pošti. Također možete pretraživati ​​po predmetu pomoću Predmet: Stripovi. (Imajte na umu da između dvotočke i pojma za pretraživanje ne može biti razmaka.) Također možete pretraživati ​​po oznakama (Označiti:) i sortiraj e-poštu po privitcima (Ima: prilog).

Postoji mnogo drugih načina pretraživanja, a Gmail nudi popis operatora pretraživanja ovdje.

Googleovi inženjeri često dodaju "eksperimentalne" stvari kako bi Gmail poboljšali. Google Labs je mjesto gdje prvo možete isprobati neke od ovih novih značajki.

Uronite odmah klikom na Oprema i odabiru Postavke > Laboratoriji. Upravo ste ušli u područje testiranja. Ovdje ćete pronaći stvari poput ikone za provjeru autentičnosti za provjerene pošiljatelje (alat za sprječavanje pošiljatelja neželjene pošte da oponašaju poruke kako bi izgledale kao da dolaze s pouzdane web stranice). Da biste ga isprobali, kliknite Omogućiti.

Isprobajte koje god želite; uvijek možete onemogućiti one za koje odlučite da vam zapravo nisu potrebni.