Kako pretražiti Excel proračunsku tablicu

Excel je iznimno koristan alat kada je u pitanju analiza i sintetiziranje velikih količina informacija, ali pronalaženje jedne fraze ili figure u velikoj proračunskoj tablici može biti poput traženja igle u a plast. Uz toliko stupaca i redaka podataka, ručno lociranje jedne informacije nije lako niti praktično, što je zašto je Microsoft uključio nekoliko funkcija koje možete upotrijebiti za pretraživanje u Excelu i pronalaženje informacija koje imate tražiti. Problemu možete pristupiti na nekoliko načina, pa će vam pomoći da naučite sve o njima prije nego što odlučite koji je najbolji način naprijed.

Najjednostavniji način pretraživanja proračunske tablice za određenu frazu ili broj je korištenje Pronaći prozor na isti način kao u Microsoft Wordu i mnogim drugim Office programima. Ova opcija ne zahtijeva nikakav kôd i vraća točno ono što tražite – lokacije ćelija određenih nizova teksta ili brojeva. Druge opcije za pronalaženje određenih informacija u proračunskoj tablici korisnije su za pronalaženje nečega unutar određene ćelije i zahtijevaju malo više rada da biste dobili točno ono što želite.

Ispod Dom karticu, potražite krajnje desno od vrpce Pronađite i odaberite u Uređivanje skupina. Kliknite padajuću strelicu, a zatim odaberite Pronaći ili Zamijeniti iz prikazanih opcija. The Pronaći opcija je samo za pronalaženje određenih dijelova teksta i otvara najjednostavniju verziju prozora. Upišite tekst koji tražite Naći što polje, a zatim kliknite bilo koje Pronađite Sljedeće za ciklus kroz sve instance riječi, broja ili izraza ili Pronađite sve za popis svih lokacija ćelija koje sadrže pojam za pretraživanje.

Klik Opcije>> kako biste prikazali više izbora za točno ono što želite da prozor vrati. Možete promijeniti Unutar polje za pretraživanje lista ili cijele radne knjige. Pretraživanje se može organizirati po retku ili stupcu pomoću traži polje, a možete odabrati da tražite formule, vrijednosti ili komentare pomoću Pogledaj u polje. Također imate mogućnosti za Kutija šibica, koji vraća samo ćelije s odgovarajućim slučajevima, ili for Uskladite cijeli sadržaj ćelije kada želite samo rezultate u kojima pojam za pretraživanje zauzima cijelu ćeliju. Možete koristiti Format mogućnost pronalaženja instanci određenog oblikovanja.

The Pronaći opcija locira pojam koji tražite, ali što ako želite nešto promijeniti u svakom slučaju kada se pojavi? Na primjer, ako ste naveli ime klijenta kao Smith, ali zapravo je Smyth, htjet ćete promijeniti svaku instancu Smith do Smyth. Koristiti Zamijeniti značajka za to, koju odaberete pomoću padajućeg izbornika ispod Pronađite i zamijenite ili prelaskom na Zamijeniti karticu iz prozora koji ste otvorili u zadnjem koraku koristeći Pronaći opcija.

Ova metoda djeluje na potpuno isti način kao Pronaći odjeljak, osim što postoji dodatno polje tzv Zamijeniti s gdje na njegovo mjesto unosite tekst ili broj koji želite. U primjeru biste upisali Smith u Naći što polje i Smyth u Zamijeniti s polje. Sve ostale opcije su iste, tako da možete odabrati pronaći određeni pojam i preformatirati svaku od ćelija koje ga sadrže, na primjer, pomoću Format opcija pored Zamijeniti s polje.

Kao u Pronaći odjeljak, možete kliknuti Zamijeniti ili Zamjeni sve ili zamijeniti svaku instancu redom ili ih zamijeniti sve odjednom.

Postoje posebne Excel funkcije dizajnirane za rukovanje različitim aspektima pretraživanja u Excelu, s traži funkcija je jedna od dvije najvažnije. Ova je funkcija osmišljena da vam pomogne u traženju niza znakova u određenoj ćeliji. Učenje osnova kako ga koristiti može biti korisno u mnogim situacijama, osobito kada imate ćelije koje sadrže mnogo znakova.

The traži funkcija u Excelu ima tri argumenta u formatu PRETRAŽI(pronađi_tekst, unutar_teksta, [početni_broj]) koristeći Excelovu terminologiju. The pronađi_tekst odjeljak je mjesto gdje unosite tekstualni niz koji tražite i unutar_teksta odjeljak je mjesto gdje unosite referencu za ćeliju koja sadrži tekst koji želite pretraživati. Ovo vraća broj koji vam govori broj znaka gdje počinje vaš pojam za pretraživanje ili #VRIJEDNOST! ako se uopće ne pojavi u ćeliji. Možete koristiti završni neobavezni argument [_start_num_] da unesete broj znaka, koji započinje pretraživanje na ovom broju znaka i zanemaruje sve prije njega.

Na primjer, ako ste tražili poštanski broj 98199 iz niza adresa da biste pronašli ljude u proračunskoj tablici koji su živjeli na određenoj lokaciji, upisali biste =Traži("98199", [referenca ćelije_]) s referencom na određenu ćeliju na mjestu [_cell reference_], pa _=Traži("98199", A3), na primjer. Odatle možete povući formulu niz stupac ili preko reda kako biste provjerili druge ćelije, ne zaboravite da će se vratiti #VRIJEDNOST! ako se izraz ne pojavi.

The Pronaći funkcija u Excelu radi vrlo slično traži funkciju, ali nije tako učinkovit kao korištenje Pronađite i zamijenite opciju ako želite pretražiti cijeli list. Argumenti Pronaći funkcije su potpuno iste kao one u traži funkcija: pronađi_tekst, unutar_teksta, [početni_broj]. Dakle, koristite ga na isti način.

U prethodnom primjeru upisali biste =Pronađi("98199",A3) da pogledate gdje se poštanski broj pojavljuje u ćeliji A3, ako se uopće pojavljuje. Izlazi su također isti kao i za traži funkcija. Možete upisati ovu formulu u jednu ćeliju, a zatim je povući da biste kopirali formulu, ali promijenili bilo koju ćeliju reference u skladu s tim, što vam omogućuje pretraživanje proračunske tablice ili stupca ili retka unutar nje za a specifičan pojam.

Možda se pitate zašto traži i Pronaći su zasebne Excel funkcije ako imaju iste argumente i izlaze iste osnovne informacije. Dvije su ključne razlike između ove dvije funkcije, a njihovo učenje će vam pomoći da odredite najbolju za korištenje u svakoj situaciji.

The traži funkcija nije osjetljiva na velika i mala slova, ali Pronaći je. Ako tražite zelena, na primjer, Pronaći funkcija neće vratiti vrijednost za ćelije koje sadrže Zelena, ali traži funkcija će. Druga velika razlika između njih dvoje je ta traži omogućuje vam korištenje zamjenskih znakova u vašem nizu za pretraživanje, što može biti korisno u mnogim situacijama, ali Pronaći ne čini.

Kada želite tražiti početak i kraj određenog pojma, ali želite vratiti sve rezultate bez obzira na to što se nalazi u sredini pojma za pretraživanje, možete koristiti zamjenske znakove ? i ***** s funkcijom Traži ili dijaloškim okvirom Pronađi i zamijeni.

The ? znak postavljen usred pojma za pretraživanje ( pronađi_tekst argument) govori Excelu da uključi određeni izraz s bilo kojim pojedinačnim znakom u prostor gdje se nalazi upitnik. Na primjer, ako tražite s? t, dobiješ sat ili skupa kao rezultati, ali ne potrošeno, jer potonja opcija ima više znakova između s i t.

The Znak **** funkcionira na isti način kao i upitnik, osim što može biti bilo koji broj znakova u prostoru koji zauzima. Na primjer, ako tražite _st, _ rezultati mogu uključivati sat, sjediti, pljunuti, mjesto, potrošeno i bilo koje druge kombinacije s s i t na početku i na kraju toga. Korištenje bilo kojeg zamjenskog znaka u pretraživanju daje sve rezultate koje tražite bez propuštanja sve što bi moglo biti relevantno, ali budite oprezni kako ga koristite jer također može dovesti do stranog rezultate.

Dakle, što učiniti kada želite potražiti upitnik? Kako biste spriječili Excel da ga tretira kao zamjenski znak? To se može postići upisivanjem tilde ~ u polju ispred znaka koji tražite. Na primjer, ako želite tražiti upitnik u ćeliji A2, upisali biste =Traži("~?",A2) u praznu ćeliju.

Kada tražite jedan od mnogih pojmova u određenoj ćeliji, dosad opisane metode neće raditi osim ako ne izradite zasebno pretraživanje za svaki pojedini pojam. Međutim, pomoću formule moguće je tražiti više pojmova odjednom, iako je ovoj metodi potrebno neko vrijeme da se ispravno postavi. Ova metoda uključuje traži funkcija koja radi u kombinaciji s je broj funkcija i ZbrojProizvod.

Iako to nije potrebno, stvaranje a imenovani raspon jer popis stvari koje želite testirati pojednostavljuje proces. Učinite to tako da unesete svaki od pojmova za pretraživanje u susjedne ćelije, označite sve ćelije, a zatim im date naziv upisivanjem naziva u gornje lijevo polje lijevo od trake formule. To vam omogućuje da se na cijeli popis pozivate njegovim imenom. Međutim, također možete uključiti sve pojmove za pretraživanje bez stvaranja imenovanog raspona odvajajući ih zarezima { } zagrade.

Za testiranje ćelije upotrijebite formulu:

=SUMPROIZVOD(--ISBROJ(TRAŽI([imenovani raspon],[ćelija])))>0

gdje [imenovani raspon] zamjenjuje se imenom raspona ili zagradama { } koji sadrže svaki zasebni izraz i [ćelija] zamjenjuje se referencom za ćeliju koju želite testirati.

Formula vraća a PRAVI vrijednost ako dotična ćelija sadrži jedan od pojmova ili LAŽNO ako ne bude. Može se povući prema dolje kako biste provjerili druge ćelije jer će se referenca ćelije u formuli automatski ažurirati.

Postoji mnogo načina na koje možete pretraživati ​​u Excelu, pa koji biste trebali koristiti? Odgovor uvelike ovisi o vašoj svrsi. Ako pregledavate veliki popis ćelija za jedan određeni pojam – i općenito u većini situacija – Pronađite i zamijenite box je najlakši i najučinkovitiji način da dobijete svoj rezultat. Međutim, ako želite pronaći određeni pojam u nizu dugih ćelija, traži funkcija će vjerojatno biti najbolja opcija jer ne razlikuje velika i mala slova i omogućuje vam korištenje zamjenskih znakova.

Ako tražite jednu od mnogih stvari u određenim ćelijama, formula u prethodnom odjeljku najučinkovitiji je način da izvršite svoj zadatak.