Ako vodite malu tvrtku, obračun plaća je skup i dugotrajan dio poslovanja.
Zasluga slike: ijeab/iStock/GettyImages
Ako vodite malu tvrtku, obračun plaća je skup i dugotrajan dio poslovanja. Međutim, zahvaljujući tehnologiji, ne morate plaćati uslugu treće strane ili ulagati u skupi softver za izradu čekova na papiru. Možete jednostavno ispisati čekove plaća iz Excela, ali bitno je imati odgovarajući papir i tintu za ispis kako biste osigurali da vaši zaposlenici mogu položiti svoju plaću.
Provjerite Excel predložak za ispis
Prvi korak ako želite ispisati čekove plaća iz Excela je pronaći predložak. Možete ih lako pronaći putem pretraživanja weba. Osnovni predlošci koji se isporučuju s Excelom ne uključuju provjere, ali možete pronaći korisne predloške za prateću dokumentaciju kao što su rasporedi.
Video dana
Nakon što pronađete i preuzmete predložak za ispis čeka za Excel, unosite podatke specifične za primatelja i novac koji se isplaćuje. Ček spremate kao PDF koji potom možete ispisati i podijeliti zaposleniku.
Nije dovoljno imati PDF predložak za ispis čekova. Financijske institucije marljive su u sprječavanju prijevara, pa ne možete ispisati ček na običan papir i izdati ga kao službeni. Ako je moguće, dobiti zahtjeve od financijskih institucija koje vaši zaposlenici koriste kako bi bili sigurni da vaši čekovi neće biti odbijeni. To može uključivati specifikacije papira, veličine i fonta.
Pronalaženje pravog papira
Nakon što upotrijebite predložak za ispis čekova u Excelu i izradite čekove u PDF formatu, sljedeći korak je da potvrdite da papir i tinta koje morate koristiti za provjere funkcioniraju na pisaču koji već imate imati. Ako ne, morate ići u kupovinu novog pisača.
Kada ispisujete ček na pisaču, on mora biti na težem papiru nego što koristite za svakodnevni ispis. Na primjer, Američka banka zahtijeva da provjere budu na papiru koji ima sljedeće specifikacije:
- Veličine između 7,75 x 2,75 inča i 8,75 x 3,667 inča
- Između 24 lb. i 44 lb. težina
- Zrno papira ide vodoravno.
Dobra vijest je da možete kupitipapir za čekovni ispis koji zadovoljava većinu zahtjeva banke. Ili posjetite lokalnu trgovinu uredskog materijala ili kupujte na mreži i provjerite je li papir kompatibilan s vrstom pisača koji imate.
Pronalaženje prave tinte
Ne možete samo pokrenuti svoje čekove kroz pisač koristeći standardne uloške s tintom. Banke zahtijevaju Prepoznavanje znakova magnetskom tintom tinta ili toner za provjere. Ako ispisujete na inkjet pisaču, potrebna vam je MICR tinta, dok ispis čekova na laserskom pisaču zahtijeva MICR toner.
Ako planirate ispisivati čekove plaća iz Excela, trebali biste obratiti pažnju i na zahtjeve banke za tintu. Uz Bank of America ne možete koristiti dvostrani način rada za ispis čekova. Ako su vaši čekovi na platnom spisku dvostrani, poleđina mora biti ispisana tintom koja nije MICR. Ako iskoristite prednosti sigurnosnih značajki kako biste spriječili neovlašteno mijenjanje, kao što su vodeni žigovi ili kemijske praznine, provjerite je li vaš proces ispisa u skladu s propisima odredišne banke.
