स्प्रेडशीट के शीर्ष पर एक शीर्षक जोड़ें। इससे आपको यह याद रखने में मदद मिलेगी कि किसी विशेष पता पुस्तिका में कौन सी जानकारी है। आपको विभिन्न उद्देश्यों के लिए अलग-अलग पता पुस्तिकाएं स्थापित करने की आवश्यकता हो सकती है-उदाहरण के लिए, एक बुक क्लब के सदस्यों के लिए और एक परिवार के सदस्यों के लिए। एक स्पष्ट शीर्षक होने से आपको सब कुछ व्यवस्थित रखने में मदद मिलेगी। शीर्ष टूलबार पर टूल का उपयोग करके शीर्षक को बोल्ड करें और फ़ॉन्ट का आकार बढ़ाएं।
शीर्षक के बाद कुछ पंक्तियों को छोड़ दें और पता पुस्तिका में कॉलम के लिए शीर्षक दर्ज करें। निम्नलिखित कॉलम शीर्षक बहुत मददगार होंगे: नाम, पता, शहर, राज्य, ज़िप कोड, फोन नंबर, फैक्स नंबर और ई-मेल पता। इन शीर्षकों को क्रमशः कॉलम ए से एच तक टाइप करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक आइटम को एक अलग कॉलम में दर्ज किया जाए।
कॉलम हेडिंग को सेंटर और बोल्ड करें। ऐसा करने के लिए, शीर्षकों की पंक्ति के बाईं ओर पंक्ति संख्या पर क्लिक करें। यह पूरी पंक्ति को हाइलाइट या सेलेक्ट करेगा। और, फिर, शीर्ष टूलबार पर बोल्ड और सेंटर टूल का उपयोग करें।
प्रत्येक कॉलम में संपर्क जानकारी दर्ज करें। प्रत्येक संपर्क की जानकारी एक अलग पंक्ति में दर्ज की जानी चाहिए। आपके पास कितने संपर्क हैं, इसके आधार पर इसमें कुछ समय लग सकता है। लेकिन, याद रखें, आपको इसे केवल एक बार करने की आवश्यकता होगी। भविष्य में, आपको बस नए संपर्क जोड़ने होंगे और जानकारी अपडेट करनी होगी। यदि आपके पास कुछ संपर्कों के लिए जानकारी के कुछ आइटम नहीं हैं, तो सेल को खाली छोड़ दें। डाकघर के लिए आवश्यक दो-अक्षर वाले राज्य संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करना याद रखें।
सभी ज़िप कोड समान दिखने के लिए ज़िप कोड कॉलम में टेक्स्ट को फॉर्मेट करें। कॉलम हेडिंग को छोड़कर, कॉलम के सभी टेक्स्ट को हाइलाइट करें। हाइलाइट किए गए सेल पर राइट-क्लिक करें और "फॉर्मेट सेल" चुनें। "नंबर" टैब पर क्लिक करें, और फिर "श्रेणी" बॉक्स में "विशेष" पर क्लिक करें। "टाइप" बॉक्स में "ज़िप कोड" या "ज़िप कोड+4" पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें।" इससे सभी ज़िप कोड एक जैसे दिखेंगे।
फोन नंबर कॉलम में टेक्स्ट को फॉर्मेट करें ताकि कॉलम के सभी फोन नंबर एक जैसे दिखें। कॉलम हेडिंग को छोड़कर फोन नंबर कॉलम में टेक्स्ट को हाइलाइट करें। उस पर राइट-क्लिक करें और "फॉर्मेट सेल" चुनें। "नंबर" टैब में, "श्रेणी" बॉक्स से "विशेष" चुनें। "टाइप" बॉक्स में "फ़ोन नंबर" पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें।"
