एक्सेल स्प्रेडशीट बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश

जब आप डेटा के साथ काम करते हैं, तो स्प्रैडशीट सब कुछ समझने में आसान प्रारूप में व्यवस्थित करने का एक आसान तरीका हो सकता है। स्प्रेडशीट बजट निर्धारित करने, परियोजनाओं पर प्रगति पर नज़र रखने और योजना बनाने के लिए आदर्श हैं। पूर्व-प्रौद्योगिकी युग में, व्यवसाय इन चीजों को ट्रैक करने के लिए पेपर-आधारित लेजर का उपयोग करते थे, लेकिन अब माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पसंद का उपकरण है। सौभाग्य से, एक्सेल स्प्रेडशीट बनाना और अपडेट करना अपेक्षाकृत सरल है।

स्प्रेडशीट में एक ही सेटअप होता है चाहे वह कागज पर हो या आपकी कंप्यूटर स्क्रीन पर। आपके पास पंक्तियों जो शीर्ष पर शुरू होता है और डेटा की अवधि के लिए जारी रहता है। वे भी हैं कॉलम, जो स्प्रैडशीट के बाईं ओर से शुरू होता है और जहाँ तक आपको आवश्यकता होती है, दाईं ओर जारी रहता है। जिस बिंदु पर एक पंक्ति संबंधित कॉलम से मिलती है उसे कहा जाता है a कक्ष.

Microsoft Excel में, प्रत्येक पंक्ति को एक दिया जाता है संख्या, जबकि प्रत्येक कॉलम में a. है

यदि आपके पास माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस है, तो एक्सेल पैकेज में शामिल है। अपने अनुप्रयोगों की सूची पर जाएं और सूची से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल चुनें। चुनते हैं फ़ाइल तथा नया के डिफ़ॉल्ट शीर्षक के साथ एक नई स्प्रेडशीट खोलने के लिए किताब1. स्क्रीन के निचले भाग में एक टैब होता है जो पढ़ता है पत्रक 1.

Microsoft Word की तरह, आपके पास स्क्रीन के शीर्ष पर एक रिबन है जो आपको दस्तावेज़ को अनुकूलित करने और कक्षों को प्रारूपित करने की अनुमति देता है। अंतर्गत घर, आप टेक्स्ट को बोल्ड कर सकते हैं या फ़ॉन्ट प्रकार और आकार बदल सकते हैं। आप प्रत्येक सेल में टेक्स्ट अलाइनमेंट को बाएँ-संरेखित, दाएँ-संरेखित या मध्य में भी बदल सकते हैं।

एक चीज जो शुरू में भ्रमित करने वाली हो सकती है वह है शब्दावली। एक्सेल में आपके द्वारा खोले गए प्रत्येक नए दस्तावेज़ को वर्कबुक कहा जाता है। प्रत्येक कार्यपुस्तिका के भीतर, आप एक कार्यपत्रक बनाते हैं, जिसे आप स्क्रीन के निचले भाग में एक टैब के रूप में देखेंगे। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक नई वर्कशीट को शीट 1 कहा जाता है, लेकिन आप उस पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और चुन सकते हैं नाम बदलें इसे वह नाम देने के लिए जो आप चाहते हैं।

एक नई वर्कशीट बनाने के लिए, क्लिक करें + प्रतीक स्क्रीन के नीचे वर्कशीट टैब के बगल में। आप एक टैब पर राइट-क्लिक करके और चुनकर पहले से बनाई गई दो वर्कशीट के बीच एक वर्कशीट सम्मिलित कर सकते हैं शीट डालें. आप वांछित टैब पर क्लिक करके और जहां वह वर्तमान में स्थित है, उसके दाएं या बाएं खींचकर शीट को इधर-उधर ले जा सकते हैं।

एक्सेल स्प्रेडशीट की सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक इसकी है ऑटोसम विशेषता। यह देखने के लिए कि यह सूत्र कैसे काम करता है, एक कॉलम में संख्याओं की एक श्रृंखला टाइप करें और फिर अंतिम संख्या के नीचे रिक्त सेल पर क्लिक करें। रिबन पर, क्लिक करें सूत्रों तथा ऑटोसम. आपको अंतिम बॉक्स में AutoSum पॉप अप का सूत्र दिखाई देगा - उदाहरण के लिए, = एसयूएम (ए 1: ए 4). जब आप क्लिक करते हैं दर्ज, सूत्र इसके ऊपर की पंक्तियों का योग करता है और योग को उस बॉक्स में दर्ज करता है जिसमें सूत्र है।

आप अपने स्वयं के सूत्र भी लिख सकते हैं। जैसे-जैसे आप इस सुविधा के साथ अधिक सहज होते जाते हैं, आप आवेदन के भीतर जो कुछ भी कर सकते हैं उसका विस्तार कर सकते हैं। AutoSum सूत्र में = एसयूएम (ए 1: ए 4)उदाहरण के लिए, सूत्र एक्सेल को A1 से A4 तक की पंक्तियों में कुल आइटम्स के लिए निर्देशित कर रहा है।

जैसे-जैसे आप बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना शुरू करते हैं, आपको सब कुछ अधिक कुशलता से प्रबंधित करने की बढ़ती आवश्यकता महसूस होगी। ए पिवट तालिका जानकारी को आसानी से व्यवस्थित करने के तरीके के रूप में एक्सेल में बनाया गया है। जानकारी की पंक्तियों और पंक्तियों के माध्यम से मैन्युअल रूप से छाँटने के बजाय, आप अपनी ज़रूरत के डेटा तक तेज़ी से पहुँचने के लिए चीज़ों को सेट कर सकते हैं।

पिवट टेबल के साथ, आप एक्सेल शीट को पुनर्व्यवस्थित नहीं कर रहे हैं या उसके भीतर डेटा नहीं बदल रहे हैं। इसके बजाय, आप डेटा को एक अलग तरीके से बदल रहे हैं - इसलिए इसका नाम "पिवट" है - इसे एक अलग दिशा से देखने के लिए। आप या तो मैन्युअल रूप से जानकारी इनपुट कर सकते हैं या एक्सेल को आपके लिए काम करने दे सकते हैं।

यदि आप अपनी एक्सेल शीट के लिए एक पिवट टेबल बनाना चाहते हैं, तो सबसे आसान तरीका है कि आप माइक्रोसॉफ्ट को आपके लिए एक की सिफारिश करने दें। अंतर्गत डालने, के आगे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें टेबल और चुनें पिवोटटेबल्स की सिफारिश करें. उस समय, Microsoft आपके डेटा को व्यवस्थित करने के लिए आपको कई विकल्प प्रस्तुत करता है।

यदि आप रोमांच महसूस कर रहे हैं, तो आप अपने द्वारा दर्ज किए गए डेटा के आधार पर अपनी खुद की पिवट टेबल बना सकते हैं। अंतर्गत डालने, के आगे ड्रॉप-डाउन तीर पर जाएं टेबल और चुनें पिवट तालिका. आप मौजूदा वर्कशीट में अपनी पिवट टेबल डालने का विकल्प चुन सकते हैं या जानकारी के साथ एक नई वर्कशीट शुरू कर सकते हैं। आपके द्वारा चयन करने के बाद दर्ज, आप अपनी रिपोर्ट बनाना शुरू कर पाएंगे।

एक और उपयोगी एक्सेल फीचर है डैशबोर्ड, जो आपके डेटा को एक ही स्थान पर ट्रैक कर सकता है। जैसे-जैसे व्यवसाय डेटा-संचालित निर्णय लेने की ओर बढ़ते हैं, इस प्रकार की आसान-से-पहुंच वाली जानकारी आवश्यक होती जा रही है। डैशबोर्ड बनाते समय सफलता सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि ऐसा करने से आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं, इसकी योजना बना लें। आपको जिन मीट्रिक्स को इकट्ठा करने की ज़रूरत है, उन्हें निर्माण शुरू करने से बहुत पहले सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।

जब आप प्रारंभ करने के लिए तैयार हों, तो अपने डेटा को Excel में आयात करें यदि वह पहले से मौजूद नहीं है। फिर, एक नई कार्यपुस्तिका खोलें और नीचे टैब जोड़कर एक या दो अतिरिक्त कार्यपत्रक सेट करें। अतिरिक्त शीट वे हैं जहां आप अपना अतिरिक्त डेटा छिपाते हैं। फिर चुनकर गैंट चार्ट जोड़ें डालने, चार्ट और दूसरा विकल्प। अपना डेटा डालने के लिए, चार्ट पर राइट-क्लिक करें और चुनें डेटा चुनें.

एक्सेल के लिए कई व्यावसायिक उपयोगों में शेड्यूल निर्माण है। यदि आप साप्ताहिक शेड्यूल का पालन करने वाले अंशकालिक कर्मचारियों के साथ व्यवसाय चलाते हैं, तो एक्सेल उपयोगी हो सकता है। एक संक्षिप्त एक्सेल ट्यूटोरियल के बाद, आप अपनी टीम के लिए एक शेड्यूल बनाना शुरू कर सकते हैं।

शेड्यूल बनाने के लिए, एक्सेल और इनपुट खोलें अनुसूचियों में सभी टेम्पलेट खोजें ऊपरी-दाएँ कोने में बॉक्स। आप जो करने का प्रयास कर रहे हैं उसके लिए सबसे उपयुक्त टेम्पलेट चुनें। इस मामले में, यह या तो होने की संभावना है कर्मचारी शिफ्ट अनुसूची या साप्ताहिक कर्मचारी शिफ्ट अनुसूची। एक बार वहां, आप अपने स्वयं के कर्मचारी नामों के साथ काल्पनिक नाम टाइप कर सकते हैं, लाइनें जोड़ सकते हैं और हेडर हटा सकते हैं ताकि आप सूचीबद्ध समय को बदल सकें।

मैक्रोज़ एक आसान माइक्रोसॉफ्ट टूल है जो आपको हर दिन निष्पादित अधिक जटिल कार्यों के साथ जाने के लिए सरल कमांड निर्दिष्ट करके समय लेने वाले चरणों को बचाने देता है। मैक्रोज़ बनाना और उनका उपयोग करना आश्चर्यजनक रूप से आसान है, विशेष रूप से एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं। सबसे पहले, आपको जोड़ना होगा डेवलपर टैब चुनकर एक्सेल > पसंद > रिबन और टूलबार. नियन्त्रण डेवलपर सूची में दाईं ओर स्थित बॉक्स और परिवर्तन सहेजें।

मैक्रो बनाने के लिए, चुनें रिकॉर्ड मैक्रो पर डेवलपर टैब। मैक्रो को नाम दें, उस शॉर्टकट कुंजी को इनपुट करें जिसे आप क्रिया को इंगित करना चाहते हैं, और दबाएं ठीक है. उस क्रिया को तुरंत निष्पादित करें जिसे आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं और फिर दबाएं रिकॉर्डिंग बंद करें में डेवलपर टैब। जब भी आप उस क्रिया को करना चाहते हैं, तो आप केवल मैक्रो रिकॉर्ड करते समय आपके द्वारा निर्दिष्ट कीवर्ड अनुक्रम को दबाते हैं।

संख्याओं की लंबी सूची उबाऊ हो सकती है। आप विज़ुअल तत्वों को जोड़कर किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट को मसाला दे सकते हैं। पाई चार्ट प्रतिशत दिखाने का एक शानदार तरीका है, जिसमें पाई का प्रत्येक अनुभाग आपके द्वारा दी जा रही जानकारी के एक खंड का प्रतिनिधित्व करता है।

पाई चार्ट बनाने के लिए, आपको सबसे पहले डेटा को एक स्प्रेडशीट में रखना होगा। यदि आपने 100 लोगों का सर्वेक्षण किया है, तो उत्तरों के एक कॉलम में एक सूची बनाएं और इसके ठीक बगल वाले कॉलम में प्रत्येक उत्तर को चुनने वाले लोगों की संख्या बनाएं। वह जानकारी चुनें जिसे आप पाई चार्ट में शामिल करना चाहते हैं और चुनें डालने मेनू बार पर और पाई. फिर अपनी पसंद की शैली चुनें।

एक बार ग्राफ यह दिखाने के लिए बेहतर है कि समय के साथ कुछ कैसे बदल गया है या विभिन्न वस्तुओं की एक दूसरे से तुलना करने के लिए। उदाहरण के लिए, यदि आपने उन विषयों पर लोगों के एक बड़े समूह का सर्वेक्षण किया है, जिनमें वे सबसे अधिक रुचि रखते हैं, उदाहरण के लिए, आप यह दिखाने के लिए बार ग्राफ़ का उपयोग कर सकते हैं कि प्रत्येक विषय क्षेत्र के लिए पुरुषों और महिलाओं ने कैसे उत्तर दिया।

एक एक्सेल शीट में जानकारी इनपुट करने के बाद, उस डेटा का चयन करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं और चुनें डालने > चार्ट > छड़ मेनू बार से। जानकारी स्वचालित रूप से बार चार्ट के रूप में प्रदर्शित होती है। आप जोड़ने सहित, स्क्रीन के शीर्ष पर रिबन में नए बार चार्ट का लेआउट बदल सकते हैं चार्ट तत्व, लेआउट को जल्दी से समायोजित करना, और उन रंगों को बदलना जो आपके चित्रण के लिए उपयोग किए जा रहे हैं आंकड़े।

कई व्यवसायों को लगता है कि एक्सेल स्प्रेडशीट बड़ी मेलिंग सूचियों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने का एक आसान उपकरण है। यद्यपि उन व्यवसायों के लिए अधिक जटिल डेटाबेस ऐप्स हैं जिनमें भारी मेलिंग सूचियां हैं, एक्सेल उन व्यवसायों के लिए ठीक काम कर सकता है जो अभी भी ग्राहक डेटाबेस बना रहे हैं और विकसित कर रहे हैं। यह उन नामों की एक छोटी सूची से मेलिंग लेबल बनाने का एक त्वरित और दर्द रहित तरीका भी हो सकता है जिन्हें आपने ऑनलाइन पकड़ लिया है या किसी प्रचार के जवाबों से।

इससे पहले कि आप मेलिंग लेबल बना सकें, आपको सबसे पहले मेलिंग सूची को इस तरह से बनाना होगा जिसे आसानी से पतों में बनाया जा सके। हालाँकि, यदि आप लेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपको Microsoft Word पर जाना होगा और उस प्रकार की मेलिंग का चयन करना होगा जिसे आप करना चाहते हैं। मेल मर्ज प्रारंभ करें नीचे ड्रॉप-डाउन डाक से. यदि आप एक्सेल में सेट की गई सूची का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप के आगे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें और चुनें मौजूदा सूची का उपयोग करें. फिर, अपने एक्सेल दस्तावेज़ को कनेक्ट करें।

आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ को कैसे प्रिंट किया जाए, इसकी समीक्षा किए बिना कोई भी एक्सेल ट्यूटोरियल पूरा नहीं होगा। एक्सेल में प्रिंटिंग थोड़ी मुश्किल हो सकती है, अगर आप ग्रिडलाइन चाहते हैं या आपको उस दस्तावेज़ के क्षेत्र को नियंत्रित करने की आवश्यकता है जिसे आप मुद्रित करना चाहते हैं तो कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता होती है। चूंकि एक कार्यपुस्तिका में कई कार्यपत्रक हो सकते हैं, इसलिए आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि आप केवल वही पत्रक प्रिंट कर रहे हैं जिनकी आपको आवश्यकता है।

प्रिंट करने से पहले, उन वर्कशीट्स का चयन करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं। यदि आप एक से अधिक शीट प्रिंट करना चाहते हैं, तो को दबाए रखें खिसक जाना टैब पर क्लिक करते समय कुंजी। चुनना फ़ाइल > छाप > प्रदर्शन का विवरण. यहां आप यह चुन सकते हैं कि सक्रिय शीट या संपूर्ण कार्यपुस्तिका को प्रिंट करना है या नहीं, साथ ही साथ अभिविन्यास चुनना है। यदि आप ग्रिडलाइन या हेडर प्रिंट करना चाहते हैं, हालांकि, आपको चुनने से पहले यह इंगित करना होगा फ़ाइल > छाप चयन करके शीट विकल्प नीचे पेज लेआउट टैब और उन वस्तुओं को मुद्रित करने के लिए बक्से को चेक करना।